Agenda's gebruiken

Agenda's delen en beschikbaarheid controleren (voor medewerkers)

Zie ook: Handleidingen Microsoft Outlook

Instellen van het toestemmingsniveau

Wanneer u uw agenda deelt, kan de andere persoon uw agenda lezen. Als u anderen bijvoorbeeld ook afspraken wilt laten toevoegen, moet u het toegangsniveau aanpassen.

  1. Onder "Mijn agenda's" (My Calendars), klik met de rechtermuisknop 'Agenda'.
  2. Klik op 'Eigenschappen' (Properties).
  3. Ga naar het tabblad Machtigingen (Permissions).
  4. Selecteer de persoon voor wie u het toegangsniveau wilt aanpassen.
  5. Selecteer de gewenste optie bij Machtigingsniveau (Permission Level).
    De meest gebruikte zijn:
    • Commentator (de standaard instelling): kan agenda items (uitgezonderd privé afspraken) lezen, maar niets wijzigen.
    • Auteur: kan agenda items (uitgezonderd privé afspraken) lezen en nieuwe afspraken creeren.
  6. Klik op 'OK' om de instellingen op te slaan.

Instellen van wat je deelt

  • Standaard is enkel de status ('Free/Busy') gedeeld met iedereen.
  • Het is handiger om ook Onderwerp & Locatie (Subject & Location) te delen.
  • De inhoud van een afspraak (met jouw voorbereidende nota's) delen is niet nodig.
  • Je kan er voor kiezen om activiteiten als Privé te markeren.

Alles uit het verleden Privé markeren

Als u al jaren op Exchange een agenda bijhoudt maar die vroeger niet deelde kunt u alles uit het verleden Privé markeren.

Werkwijze:

  • Klik op "Weergave wijzigen" en kies voor 'lijst'
  • via de "Weergave instellingen", sorteer en groepeer op 'Gevoeligheid' (= 'Status')
  • Versleep items naar de gewenste status

Een uitnodiging sturen naar een persoon met wie u een agenda wilt delen.

U stuurt een uitnodiging naar de persoon met wie u de agenda wilt delen.

  1. Start Outlook 2010 en klik linksonder op 'Agenda' (Calendar).
  2. Klik bovenaan in de groep Delen (Share) op 'Agenda delen' (Share Calendar).
  3. Klik op 'Aan' (To).
  4. Vul een (deel van de) naam in van een persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Klik op 'Zoeken' (Go). De naam wordt opgezocht in de Contactpersonen (Global Adress List).
  5. Selecteer de juiste persoon. en klik op onderaan 'Aan' (To).
  6. Herhaal het bovenstaande voor het toevoegen van meerdere personen.
  7. Klik op 'OK'.
  8. TIP: U kunt de geadresseerde ook vragen om zijn of haar Exchange-agenda met u te delen. Vink daarvoor 'machtiging aanvragen om agenda van geadresseerde weer te geven' (request permission to view recipient's calendar) aan.
  9. Klik op 'Verzenden' (Send). De geadresseerde ontvangt een e-mail met de melding dat u uw agenda hebt gedeeld.

Hoe voeg ik de agenda van iemand anders OF een "resource" agenda toe aan mijn agendaweergave?

Een "resource" agenda is een agenda voor een resource, zoals een dienstfiets, een auto, een beamer, een wetenschappelijke apparaat, een spreekkamer of kleine vergaderzaal, enz. welke gereserveerd kan worden.

U ontving een uitnodiging van een andere gebruiker die met u een agenda wil delen.

Als u een uitnodiging hebt ontvangen om de agenda van iemand anders te delen, kunt u de koppeling in de uitnodiging selecteren om hun agenda toe te voegen aan uw agendaweergave.

  1. Open de e-mail met de uitnodiging.
  2. Klik op 'Agenda openen' (Open this Calendar)

De agenda wordt toegevoegd aan het navigatiedeelvenster, onder Gedeelde Agenda's (Shared Calendars).

Zelf de gedeelde agenda van een andere gebruiker of een "resource" agenda zoeken

U kunt ook naar uw eigen Agenda gaan om de agenda's van andere mensen toe te voegen aan uw weergave.

  1. Klik met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster bij Andere agenda's. Of tik en houd vast, als u een apparaat met een aanraakscherm gebruikt.
  2. Selecteer 'Agenda openen'.
  3. Als u een agenda van binnen de UGent Exchange omgeving wilt toevoegen van iemand binnen de UGent Exchange omgeving, voert u de naam van die persoon in bij Uit adreslijst. Dit vakje werkt precies zoals het veld Aan bij een nieuw e-mailbericht.
    • Klik op 'Naam'
    • Vul (een deel van) de naam van de persoon in. Voor resources vult u ook een deel van de naam in vb. "fiets".
    • Nadat u de naam hebt ingevoerd, selecteert u 'Openen' om de agenda toe te voegen.
    • Selecteer de juiste persoon en klik op 'OK'.
  4. Als u een agenda van buiten de UGent Exchange omgeving wilt toevoegen , voert u de URL in het vakje Internetagenda in en selecteert u vervolgens Openen. De URL moet eindigen op .ics. Zie "Andere agenda's koppelen" onderaan deze pagina.

De agenda wordt toegevoegd aan het navigatiedeelvenster, onder Gedeelde Agenda's (Shared Calendars).

Nadat u nog een agenda hebt toegevoegd, kunt u de agenda selecteren om deze toe te voegen aan of te verwijderen uit uw agendaweergave. U kunt ook het contextmenu gebruiken om de agenda een andere naam te geven, de kleur van de agenda te wijzigen of de agenda uit uw weergave te verwijderen.

Via owa.ugent.be de beschikbaarheid van een andere Exchange-gebruiker bekijken

  1. Surf naar owa.UGent.be en meld u aan.
  2. Vul in het veld "iemand zoeken" (een deel van) de naam in van de persoon in wiens beschikbaarheid u wilt zien en druk op return. (Let op: de persoon moet gebruik maken van de 'Exchange' omgeving.)
    OF klik op het adresboek icoontje en gebruik de zoekfunctie in het volgende scherm. U kunt er zoeken in o.a. Default Global Address List en All Rooms (op lokaal).

Vervolgens kunt u de beschikbaarheid van de persoon (of het lokaal) dag per dag bekijken. Let wel: dit werkt enkel voor personen en lokalen in de 'Exchange' omgeving.

De agenda van een andere Exchange-gebruiker bekijken in de browser

Gebruik een url zoals hieronder. U kunt hoofdletters en kleine letters gebruiken.
Let wel: dit werkt enkel voor personen in de 'Exchange' omgeving.

  1. vb. https://owa.ugent.be/OWA/Voornaam.Familienaam@ugent.be/?cmd=contents&module=calendar
  2. vb. https://owa.ugent.be/owa/voornaam.familienaam@UGent.be/?cmd=contents&module=calendar&view=weekly

Andere agenda's koppelen