FAQ E-mail en agenda voor medewerkers

FAQ E-mail en agenda voor medewerkers

Outlook Web Access (OWA) gebruikers

  1. Ik gebruik owa.UGent.be met een browser en het werkt niet of het scherm ziet er anders uit, hoe komt dit?

    owa.UGent.be kan gebruikt worden met diverse soorten browsers. Meest optimaal is Microsoft Internet Explorer.
    Een actuele versie van Firefox werkt ook, echter wel ten koste van verdere functionaliteit en integratie met uw toestel op de werkplek (vaak een door UGent geleverde Windows PC of laptop).

  2. Kan ik owa.UGent.be aangemeld open laten staan?

    Ja, echter na een bepaalde tijd van inactiviteit in "Openbare of gedeelde computer" of "Light version" modus zal uw sessie automatisch beeindigd worden ter bescherming van uw gegevens. Hiermee wordt voorkomen dat iemand gebruik van een e-mail sessie kan maken. In de "Particuliere computer" modus is er geen time-out.

  3. Waar kan ik in owa.UGent.be zien wie er rechten tot mijn agenda heeft?

    Binnen owa.UGent.be kunt u in het onderdeel Agenda zien wie welke rechten tot uw agenda hebben. Klik rechts op uw agenda en kies uw machtigingen. De default waarde ziet u niet.

  4. Kan ik in owa.UGent.be iemand rechten tot gebruik of beheer van mijn e-mail geven?

    Nee, dit moet via Outlook op Athena, of via de Outlook geïnstalleerd op uw toestel.

  5. Ik wil owa.UGent.be in een andere taal gebruiken, kan dat?

    Ja, dat kan in de voorkeurinstelingen. Aanbeveling is echter wel als u naast owa.UGent.be eveneens Outlook op Athena, of de Outlook geïnstalleerd op uw toestel gebruikt deze eveneens in diezelfde taal te zetten. ??

Microsoft Office Outlook

  1. Moet ik nu Office Outlook gaan gebruiken?

    U kunt uw mailbox op verschillende manieren benaderen: via "owa.UGent.be", via Outlook op Athena, of via een e-mail-programma geïnstalleerd op uw (mobiel) toestel. Voor het persoonlijk gebruik kan owa.UGent.be of het een e-mail-programma op uw smartphone (mobiel toestel) al toereikend zijn. Meer geavanceerd gebruik is mogelijk door gebruik te maken van Outlook op Athena of de Outlook geïnstalleerd op uw toestel. Gebruikt u een laptop en bent u veel onderweg wisselend met en zonder internet verbinding dan is de zijn Outlook 2013 op uw toestel en OWA de meest optimale opties om te gebruiken. Zonder netwerk heeft u met Outlook 2013 nog steeds toegang tot uw mailbox en uw reeds ontvangen mails.

  2. Kan ik alleen Office Outlook 2013 gebruiken?

    Nee, maar oudere versies van Office Outlook zijn beperkter in functies en mogelijkheden.

  3. Kan ik meerdere Exchange accounts in Office Outlook aanbrengen?

    Nee.

  4. Ik wil Office Outlook in een andere taal gebruiken, kan dat?

    Ja, dat kan in de voorkeurinstelingen van Office.

  5. Ik wil Office Outlook op Athena in een andere taal gebruiken, kan dat?

    Ja, dat kan via Athena - Tools - MS Office 2010 Language of Office 2013 Language Preferences. (aanpassen op https://helpdesk.ugent.be/athena/gebruik.php#MStaal)

Mobiele toegang en synchronisatie

  1. Hoe kan ik mijn mobiel toestellen synchroniseren?

    Wanneer u de Microsoft Exchange account voor UGent heeft toegevoegd aan het e-mail-programma (client) op uw toestel gebeurt het synchroniseren automatisch. We raden u aan om de instellingen (welke onderdelen van uw Exchange-account u wenst te synchroniseren en hoe vaak dat moet gebeuren) aan uw persoonlijke wensen aan te passen. Dat doet u met behulp van de handleiding voor uw toestel.

    Zie ook: E-mail - Configureren op iPhone/iPad (iOS)

    Zie ook: E-mail - Configureren op Android

Mozilla Thunderbird

  1. Kan ik mijn e-mail lezen via Thunderbird?

    Ja, met Thunderbird heeft u toegang tot uw e-mail. Zie ook: Mozilla Thunderbird Configuratie voor Exchange.
    Meest optimaal is owa.UGent.be te gebruiken voor standaard gebruik en Outlook op Athena voor geavanceerd gebruik.

  2. Ik heb e-mail verzonden met Thunderbird en zie deze niet terug in Verzonden items van owa.UGent.be?

    Mogelijk plaatst Thunderbird een verzonden e-mail in het mapje "Sent" en owa.UGent.be toont standaard de map "Verzonden items". Meest optimaal is uw Thunderbird voorkeurinstelling voor "Sent" dezelfde map als owa.UGent.be te laten gebruiken. Dit kan eveneens voorkomen op andere mappen die u om die reden onder meerdere naamvarianten als mappen in uw mailbox in Thunderbird of in owa.UGent.be aantreft.

  3. Ik zie vele andere mappen die ik niet verwacht, hoe komt dit?

    Uw mail staat onder Inbox met daarin alle submappen, echter op het niveau van Inbox ziet u ook de mappen die uw Exchange account gebruikt. Verwijder deze niet, ze behoren bij uw gegevens. Advies is mappen onder Inbox als Trash, Sent etc die Thunderbird standaard gebruikt aan te passen naar mappen van gelijke soort op het hoogste niveau. Vervolgens verplaats u alle berichten in deze mappen onder Inbox naar de mappen met gelijke functie in het hoogste niveau. U ziet dan zowel in owa.UGent.be als Thunderbird weer alle berichten bij elkaar.

  4. Zijn er tools beschibaar voor het converteren van Thunderbird naar Outlook gegevens?

    Thunderbird is niet geschikt voor automatische profile en data conversie naar Outlook. U kunt echter wel lokaal opgeslagen e-mail en mappen met Thunderbird eenvoudig naar uw online mailbox verplaatsen.

  5. Zal Thunderbird uiteindelijk als e-mail toepassing vervallen?

    Ja, op de werkplek zal deze uiteindelijk vervangen worden door het gebruik van owa.UGent.be of Outlook op Athena. U mist in Thunderbird namelijk de integratie en samenwerking van de vele soorten van gegevens zoals dat wel in owa.UGent.be of Outlook op Athena beschikbaar is.

Algemeen

  1. Wat zijn mijn login gegevens voor mijn Exchange account?

    U gebruikt uw UGent loginnaam en wachtwoord.

  2. Wat is de naam van de mailserver?

    Inkomend: IMAP - owa.UGent.be - 993 - SSL/TLS
    Uitgaand: SMTP - smtp.UGent.be - 465 - SSL/TLS

  3. Hoeveel opslagruimte is voor mij beschikbaar?

    Zie Hoeveel schijfruimte heb ik ter beschikking?

  4. Kan ik meerdere producten zoals "owa.UGent.be", Outlook op Athena, Outlook geïnstalleerd op mijn vast toestel of een e-mail-programma op mijn mobiel toestel gebruiken?

    Ja, de Exchange server functioneert als uw centrale opslag, ieder product werkt vervolgens met die gegevens.

  5. Hoe laat ik iemand anders mijn Exchange gegevens beheren?

    Beheersrechten op uw Exchange gegevens regelt u voor alle onderdelen van uw Exchange gegevens zoals agenda, maar ook e-mail en contactpersonen via Outlook op Athena.

  6. Kun je zelf instellen welke kleur een nieuwe meeting moet krijgen bij verzoek?

    Ja, dat kan. Evenzo zijn dit ook opties die ingesteld kunnen worden voor andere items van uw Exchange account, filtering in owa.UGent.be bijvoorbeeld geeft evenzo nog meer geavanceerde opties.

  7. Hoe groot mag de totale omvang zijn van bijlage's ter verzending bij een e-mail?

    De totale omvang van de bijgevoegde bijlage's mag niet meer zijn dan 20Mb.

  8. Kan ik met mijn Exchange account meer dan alleen e-mail doorsturen?

    Ja, bijna alle soorten gegevens zoals bijv. e-mail berichten, afspraken, taken (ook delegeren), contacten en verzendlijsten kunt u eenvoudig naar een collega versturen. Veelal kan deze bij ontvangst met behoud van de soort van gegevens verder gebruiken.

  9. Kan ik (filter)regels gebruiken, bijvoorbeeld om een SPAM regel in te stellen of om e-mails door te sturen?

    Ja, het beste is dat u filterregels op uw Exchange omgeving instelt via Outlook op Athena.
    U kunt ook filterregels instellen in de Outlook web app en in de Outlook geïnstalleerd op uw toestel. Zie Outlook (toepassing geïnstalleerd op uw toestel)
    De filterregels op uw account blijven ook actief als u niet aangemeld bent en geen gebruik maakt van uw gegevens. De aangebrachte filterregels blijven op de Exchange server actief en uw gegevens blijven volgens deze filterregels georganiseerd.