Extra mailbox (Exchange)

Extra mailbox (Exchange)

Let op! Deze pagina geldt enkel voor gebruikers van de Exchange omgeving, nl. UGent medewerkers.

Hieronder leert u hoe u een gedeelde mailbox ("shared mailbox") of een met u gedeelde map kunt toevoegen.


Een gedeelde (shared) mailbox of gedeelde map, is een mailbox of map waar u toegangsrechten op gekregen heeft. Het toestemmingsniveau of de 'Machtigingen' zijn ingesteld door de eigenaar van de mailbox of map.

Een extra gedeelde mailbox (postvak) aan uw account toevoegen (Outlook)

  • Start Microsoft Outlook op.
  • Klik links bovenaan op het tabblad 'Bestand' (File), vervolgens op 'Accountgegevens' (Account Settings) en vervolgens in het dropdown menu opnieuw op 'Accountgegevens' (Account Settings).
  • Klik in de lijst op uw mailbox (die heeft uw naam) en klik (erboven) op 'Wijzigen' (Change).
  • Klik in het volgende scherm rechts onderaan op 'Meer instellingen' (More Settings).
  • Er verschijnt een scherm met 4 tabbladen. Selecteer het tabblad 'Geavanceerd' (Advanced) en klik dan op 'Toevoegen' (Add).
  • Typ nu de exacte naam van de mailbox in of zoek op een deel van de naam. Als er meer dan 1 mailbox/postvak is met een gelijkaardige naam, zult u moeten kiezen uit de lijst die verschijnt.
  • Sluit nu alle open vensters door OK, OK, Next en Finished aan te klikken.

In uw mailbox, in de mappenstructuur aan de linkerzijde, ziet u naast uw eigen postvak nu ook het bijkomende postvak.

Een gedeelde mailbox (postvak) openen en gebruiken in OWA (Outlook Web App)

Als u volledige rechten gekregen heeft op een gedeeld postvak, kunt u dit postvak openen in OWA.

  • Surf naar owa.UGent.be sleutel-icoon en meld u aan met uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord.
  • Klik in het linker navigatievenster met de rechtermuisknop op uw naam en kies "Gedeelde map toevoegen".
  • Typ in het dialoogvenster "Gedeelde map toevoegen" de naam van de gebruiker of het e-mailadres van het gedeelde postvak en klik op "Toevoegen".

In uw mailbox, in de mappenstructuur aan de linkerzijde, ziet u naast uw eigen postvak nu ook het bijkomende postvak.

  • U kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals u dat gewend bent.
  • U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit uw mappenlijst. Als u het wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en vervolgens op "Verwijderen".

Telkens als u OWA opent, worden het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen in het linker navigatievenster weergegeven.

Handleidingen Microsoft

Een gedeelde mailbox (postvak) toevoegen (Thunderbird / IMAP)

Thunderbird is niet het meest geschikte e-mailprogramma voor Exchange. We raden u aan om Microsoft Outlook te gebruiken.
  • Ga naar Extra - Accountinstellingen - Accountacties - E-mailaccount toevoegen.
  • Vul het volgende in:
    • Accountname: e-mailadres of naam van het gedeelde postvak, vb. helpdesk@ugent.be of Helpdesk
    • Your name: exacte naam van het gedeelde postvak
    • Email address: e-mailadres van het gedeelde postvak
  • Klik op 'Doorgaan'.
  • Zie na of 'IMAP' geselecteerd is. Klik dan op 'Handmatige config' (Manual config).
  • Vul in of selecteer de volgende instellingen
    Inkomend (Incoming): IMAP
    • Servernaam (Servername): owa.ugent.be
    • Poort (Port): 993
    • Gebruikersnaam (Username):ugent.be/<uw UGent loginnaam>/<exacte naam van het gedeelde postvak>
    • Verbindingsbeveiliging (Security): SSL/TLS
    • Authenticatiemethode (Authentication): Normaal wachtwoord (Normal Password)
    Uitgaand (Outgoing): SMTP
    • Servernaam (Servername): smtp.ugent.be
    • Poort (Port): 465 Verbindingsbeveiliging (Security): SSL/TLS
      OF Poort (Port): 587 Verbindingsbeveiliging (Security): STARTTLS
    • Authenticatiemethode (Authentication): Normaal wachtwoord (Normal Password)
  • Klik vervolgens op 'Klaar'.