Mailinglijsten

Mailinglijsten

Wat is een mailinglijst?

Een mailinglijst bestaat uit een (meestal) grote lijst van e-mailadressen waarnaar regelmatig bepaalde berichten worden gestuurd. Geïnteresseerden kunnen (eventueel) zichzelf abonneren zonder (of met) tussenkomst van een moderator.

  1. Voor e-mailberichten naar interne groepen (vakgroepen, afdelingen en diensten; alle of bepaalde personeelscategorieën) verwijzen we u naar de toepassing sleutel-icoon ontwikkeld door directie ICT
  2. Voor berichten aan groepen studenten dient u gebruik te maken van de aankondigingen, de agenda en de forums op het e-learningplatform Minerva (of eventueel Zephyr):
    • ofwel via een cursussite, voor de studenten die ingeschreven zijn voor het vak in kwestie
    • ofwel via de infosites, waar overkoepelende informatie i.v.m. de opleiding wordt gebundeld (ad valvas, examenroosters, etc.). Er zijn infosites per faculteit, per studiejaar, schakelprogramma's, permanente vorming etc.
  3. Zelf te beheren mailinglijsten bevinden zich op de de Mailing List Server lists.UGent.be. Deze mogelijkheid wordt hier toegelicht.

Lijsten op lists.UGent.be

  • zijn niet bedoeld om de werkwijze in bovenstaande (punten 1 en 2) te vervangen of te omzeilen.
  • bevinden zich op een DICT server en kan u via het web te beheren. Dit is veilig en handig, in tegenstelling tot lijsten die u lokaal (op uw harde schijf, in uw e-mailclient) bijhoudt.
  • zijn nodig als u een groep aanspreekt die extern is (personen die geen UGent e-mail adres hebben)
  • zijn handig als u een groep aanspreekt die gemengd is (internen plus externen) vb. Biomed + Hogent
  • zijn handig als u een groep aanspreekt die niet uit centrale databases opvraagbaar is (vb. Exchange Students 2009-2010, 2de semester)
  • zijn handig voor verenigingen, onderzoeksgroepen, congressen etc. vb. discussielijst voor de deelnemende bibliotheken van CaGeWeB

Het beheer van een dergelijke lijst gebeurt door een zelf te kiezen verantwoordelijke, die lijst eigenaar (en eventueel ook moderator) wordt. Het gebruik van de lijsten wordt door DICT gemonitord. Gezien een mailinglijst over vele functionaliteiten beschikt en de meeste wijzigingen door de verantwoordelijke(n) zelf gebeuren, dient deze over de nodige tijd te beschikken.

Welke types mailinglijsten zijn er?

Afhankelijk van de manier waarop ze functioneren, kunnen we een onderscheid maken tussen twee typen lijsten:

  • Op aankondigingslijsten kunnen abonnees berichten ontvangen zonder dat ze zelf berichten kunnen sturen. Dit zijn eigenlijk nieuwsbrieven. Bij dit type mailinglijst gaat de informatie van één unieke afzender naar een groot aantal geadresseerden.
  • Op discussielijsten kunnen alle abonnees informatie uitwisselen. Deze lijsten kunnen al dan niet worden gemodereerd:
    • Op een gemodereerde discussielijst worden berichten naar alle abonnees doorgestuurd nadat ze werden goedgekeurd door één van de lijstmoderators. Moderatie geeft blijk van de kwaliteit van de lijst. Het vergewist de abonnees er bijvoorbeeld van dat ze geen off-topic berichten, ongevraagde reclameberichten (spam), berichten die grote bijlagen bevatten, enz. zullen ontvangen.
    • Op een niet-gemodereerde discussielijst worden berichten gestuurd naar alle abonnees zodra de mailinglijstbeheerrobot de berichten ontvangt.

Hoe een lijst aanmaken?

Maak een nieuwe lijst aan op de Mailing List Server. Bij het invullen van de lijstgegevens dient u rekening te houden met volgende regels. Na verificatie van de gegevens door de helpdesk, wordt de mailinglijst geactiveerd en het bijhorende e-mailadres voorzien.

Lijstadressen eindigen steeds op @lists.UGent.be. De door u gekozen lijstnaam (het deel vóór het @-teken) moet voldoen aan volgende beperkingen en voorwaarden:

  • Enkel letters, cijfers en het "-" teken zijn toegelaten.
  • De lijstnaam bevat enkel kleine letters.
  • De lijstnaam begint steeds met een letter.
  • De lijstnaam moet duidelijk zijn en de inhoud dekken.

We raden u aan om de naam als volgt samen te stellen:

  • Afkorting van de entiteit (directie, faculteit, vakgroep, doctoral school, labo, onderzoeksgroep, congres etc.).
    Belangrijk: voor afkorting van de naam van een UGent entiteit gebruikt u de afkortingen zoals in de (papieren) administratieve gids, nl. lw, re, ge, ir, eb, di, bw, fw, ps, ds en ca.
    Dit geldt ook voor vakgroepen.
  • Verkorte indicatie van het doel(publiek) van de lijst.

Bijvoorbeeld: dict-opleidingen@lists.UGent.be

  • Kies een niet al te lange naam voor uw lijst, het lijst e-mailadres moet eenvoudig in te tikken zijn zonder al te veel kans op fouten, ook door anderstaligen.
  • Vergeet ook niet om in de lijstdefinitie, het onderwerp van de lijst duidelijk en correct in te vullen. Geef op waarvoor u deze lijst wilt gebruiken en waar eventuele afkortingen voor staan. Bijvoorbeeld: info verspreiden over het DICT vormingsaanbod
  • Selecteer ook de correcte categorie bij "onderwerpen voor de lijst".

In de lijstoverzichten (al dan niet per categorie) worden de lijsten alfabetisch gesorteerd.

STAP VOOR STAP: