Shared mailbox

Shared mailbox

Wat is een shared mailbox?

Een shared mailbox is een extra, gedeelde mailbox die door meerdere UGent personeelsleden (bij voorkeur max. 5) wordt gebruikt. Een shared mailbox is in eerste instantie bedoeld voor het secretariaat van een vakgroep, labo of onderzoeksgroep.

Voor het organiseren van een congres of voor tijdelijke projecten is het aanvragen van een distributielijst aangewezen.

Wat bieden we?

  • Een aparte mailbox met e-mailadres.
  • Maximum 5 verschillende gebruikers kunnen de mailbox gebruiken.
  • 5 GB quota

Welke informatie hebben we nodig?

  • U geeft het gewenste e-mailadres op (gekozennaam@UGent.be). De beperkingen en voorwaarden waaraan dit adres moet voldoen:
    • Het adres eindigt steeds op @UGent.be
    • Het deel vóór het @-teken bevat hoogstens 1 puntje en verder enkel letters en cijfers, met een maximum van 16 tekens.
    • Het begint steeds met een letter en is niet hoofdlettergevoelig (case-insensitive).
    • Het gewenste adres mag nog niet bestaan.
    • Het gewenste adres moet duidelijk zijn en de inhoud dekken.
  • Kies een niet te lange naam. Het e-mailadres moet eenvoudig in te tikken zijn, zonder al te veel kans op fouten, ook door anderstaligen.
    Het e-mailadres kan u met hoofd- of kleine letters gebruiken, naar keuze.
  • Geef ook op waar eventuele afkortingen voor staan.
  • U geeft op waarvoor u deze shared mailbox wilt gebruiken.
  • Geef op wie toegang moet krijgen tot de shared mailbox. Enkel personeelsleden en studenten (op voorwaarde dat er minimum 1 personeelslid toegang heeft) komen in aanmerking. Elk van hen dient over een UGent account te beschikken.

Hoe aanvragen?

  • U kan deze shared mailbox aanvragen via het webformulier. Alleen personeelsleden kunnen een shared mailbox aanvragen.

Hoe gebruiken?

  • Na een verificatie van de gegevens, wordt de shared mailbox en het bijhorende e-mailadres, indien alles in orde is, voorzien. De aanvrager krijgt dan onderstaande info van de helpdesk via e-mail.
    Toegekend e-mailadres: gekozen_naam@UGent.be
    
    Toegelaten gebruikers: loginnaam en naam van de toegelaten gebruikers.
    
    Toegekend e-mailadres: gekozen_naam@UGent.be
    
    Loginnaam voor de shared mailbox: gekozen_naam_van_de_mailbox
    
    Toegelaten gebruikers: loginnaam en naam van de toegelaten gebruikers.
    
    
  • Goede onderlinge afspraken zijn noodzakelijk. Bij het gebruik van een shared mailbox moet u er rekening mee houden dat als u een e-mail verwijdert of verplaatst, dit uiteraard zo is voor alle gebruikers die toegang hebben tot de shared mailbox.
  • Extra gebruikers aan de shared mailbox toevoegen, vraagt u aan bij de helpdesk, via e-mail.
  • Op een shared mailbox mag geen 'forward' worden ingesteld.

Via uw e-mailprogramma

Let op! Dit geldt voor shared mailboxen op Cyrus (NIET gemigreerd)

  • U kunt (indien gewenst) de shared mailbox als een nieuwe account toevoegen aan uw e-mail-programma.
  • Als login gebruikt u het toegekende e-mailadres van de shared mailbox.

    Inkomende mailserver: mail.ugent.be
    Loginnaam: e-mailadres van de shared mailbox
    Wachtwoord: uw UGent wachtwoord
    Poort: 143 en encryptie: TLS

    Uitgaande mailserver: smtp.ugent.be
    Loginnaam: hier uw eigen loginnaam
    Wachtwoord: uw UGent wachtwoord
    Poort: 587
    Encryptie: TLS

  • Gebruikers van de 'Exchange' omgeving kunnen (indien gewenst) de shared mailbox toevoegen.

Via OWA (Outlook Web App)

Let op! Dit geldt voor shared mailboxen op Exchange (= na migratie naar Exchange)

Via een specifieke url

Gebruikers van de 'Cyrus' mail omgeving (studenten) die over een Exchange shared mailbox beschikken (vb. een studentenvereniging) gebruiken de url https://owa.ugent.be/owa/gedeeldadres.

Bijvoorbeeld: https://owa.ugent.be/owa/sharedmailbox@ugent.be

Zulk een een Exchange shared mailbox kan ook in in een mailclient geconfigureerd worden.

Via uw e-mailprogramma

Dit geldt voor shared mailboxen op Exchange (= na migratie naar Exchange)
Alle mailboxen die van Cyrus gemigreerd worden, verschijnen automatisch in de Microsoft Outlook mailclient.

Als u Outlook als e-mailprogramma gebruikt, dan ziet u de mailbox onder uw persoonlijke account.
Enkel indien dit NIET gebeurde, moet u de mailbox moeten toevoegen via onderstaande procedure.