webmail.ugent.be

webmail.ugent.be voor studenten

'Cyrus' mail omgeving = voor studenten

Let op! webmail.UGent.be is er voor gebruikers van de 'Cyrus' mail omgeving (studenten en uitzonderlijk nog gebruikers van een shared mailbox).

Webmail is e-mail lezen en versturen via een webbrowser. U logt in met uw UGent loginnaam en wachtwoord en kunt onmiddellijk uw e-mail consulteren en beheren. Webmail is aangewezen voor het lezen van e-mail op verplaatsing.

Geen idee welke mail omgeving u moet kiezen? Ga naar mail.UGent.be

Indien u niet tot de 'Cyrus' mail omgeving behoort en geen shared mailbox gebruikt, verschijnt bij het inloggen op webmail.ugent.be volgende melding:
"Login failed. Unfortunately you cannot use this service, you have an exchange mailbox. Use https://owa.ugent.be."

Gebruikers van de 'Exchange' omgeving maken gebruik van Outlook Web Access ("owa.ugent.be"), de webmailservice van Microsoft Exchange.

Aanmelden

Surf naar webmail.UGent.be sleutel-icoon en meld u aan met uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord.
Op het volgende scherm ziet u de mailboxen (persoonlijk of shared) waar u toegang tot heeft. U kunt er de gewenste weergave kiezen. Met de "logout" knop kunt u afmelden uit UGent CAS (Central Authentication Service).

  1. Onder "Mode" selecteert u de gewenste weergave. Dit moet u dit niet elke keer herhalen: uw keuze wordt opgeslagen in een cookie (als uw browser cookies aanvaardt).

    • Automatisch: kiest automatisch de geschikte weergave uit onderstaande. De keuze wordt gemaakt op basis van browser, toestel en besturingssysteem.
    • Dynamic: is de nieuwe, rijkere weergave. Vereist een recente browser met JavaScript ingeschakeld.
    • Mobile: minimalistische weergave, voor een lichtgewicht-browser-vriendelijke versie. Geschikt voor mobiel gebruik.

  2. Klik op de mailbox (account) die u wenst te openen.

U komt in de mailbox terecht. De naam van de mailbox staat rechts bovenaan uw scherm.

Leest u uw webmail op een "vreemde" pc? Wis dan achteraf alle browsergegevens, sluit alle browservensters en verwijder opgeslagen bijlages.

"Dynamic" weergave

De menubalk bovenaan het scherm is weggelaten. U vindt alles terug in het linkermenu.

Nieuw: deze weergave ondersteunt slepen en neerzetten van berichten. (Engels: "drag and drop")

Probleem: folders met lange namen worden niet getoond in de Dynamic view bij gebruik Internet Explorer 8

"Mobile" weergave

Inbox/map niveau:

  • Bovenaan het scherm ziet u de naam van de map, het aantal ongelezen e-mails, het totale aantal e-mails, de huidige pagina en het totale aantal pagina's met e-mails.
  • Boven de mails ziet u de hoofding "Van Onderwerp [Thread]".
  • De letter "U" aan het begin van de lijn duidt aan dat de e-mail ongelezen ("unread") is.
  • Onderaan het scherm ziet u de acties die u kunt uitvoeren op het inbox/map niveau.

Acties

  • Verversen (Refresh)
  • Wis verwijderd (Purge Deleted): Wanneer u een e-mail verwijdert komt er een streep door de e-mail te staan. De e-mail staat dan op 'verwijderd' maar is nog wel terug te halen. Pas wanneer u op 'Wis verwijderd' klikt, worden alle 'verwijderde' berichten definitief verwijderd. Verwijder e-mail berichten tijdig zodat uw mailbox de toegekende quota niet overschrijdt!
  • Zoeken (Search)
  • Eerste pagina (First page)
  • Vorige pagina (Previous page)
  • Volgende pagina (Next page)
  • Laatste pagina (Last page)
  • Nieuw bericht (New Message)
  • Mappen
  • _Afmelden (Log out): brengt u terug naar het scherm met de mailbox en weergave keuze en de CAS "logout" knop

Op bericht niveau:

  • Onderaan het scherm ziet u de acties die u kunt uitvoeren op het inbox/map niveau.
  • U kunt acties uitvoeren per bericht. Meerdere berichten selecteren is in deze weergave NIET mogelijk.

Acties

  • Verwijderen
  • Beantwoorden
  • Doorsturen
  • Omleiden
  • Bewerken als nieuw
  • Vorig bericht
  • Volgend bericht
  • To inbox
  • Rapporteer als spam
  • Nieuw bericht
  • Mappen
  • _Afmelden: brengt u terug naar het scherm met de mailbox en weergave keuze en de CAS "logout" knop

Bijlages zichtbaar maken

Geen bijlages te zien? Activeer dan de optie voor het weergeven van bijlages:
Voorkeuren (Preferences for E-mail) > Mailboxweergave > Toon geavanceerde voorkeuren > Display attachment information about a message in the mailbox listing?

Doorsturen (forward) instellen

  • Surf naar webmail.UGent.be
  • Meld u aan met uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord
  • Indien U meerdere adressen ziet, klik op het adres (de mailbox) waarvoor u een forward wilt instellen
  • Klik in het linkermenu op "Filters"
  • Klik bovenaan op "Doorsturen"
  • Vul het adres in waar uw mails naar moeten worden doorgestuurd
  • U kunt eventueel een kopie van de doorgestuurde mails in uw eigen mailbox bewaren
  • Klik op "Opslaan en inschakelen"

Vakantiebericht (vacation)

  • Surf naar webmail.UGent.be
  • Meld u aan met uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord
  • Indien U meerdere adressen ziet, klik op het adres (de mailbox) waarvoor u een vacation wilt instellen
  • Klik in het linkermenu op "Filters"
  • Klik bovenaan op "Vakantie"
  • Stel het begin, einde, onderwerp en reden van de afwezigheid in.
  • Klik op "Opslaan en inschakelen"

Virtuele inbox (map)

De Virtuele inbox (map) is een logische groepering van alle e-mailberichten die als ongelezen ("ongezien") zijn gemarkeerd. Deze functie biedt een manier om alle ongelezen berichten, die over verschillende mappen verspreid kunnen zijn, snel terug te vinden. Zodra u een e-mail leest, wordt deze als gezien gemarkeerd en verdwijnt hij uit de Virtuele inbox.

Let op: alle berichten die u in de Virtuele inbox (map) verwijdert, worden ook in uw mailbox zelf verwijderd! Deze inbox is virtueel en toont enkel een lijst van al de ongelezen e-mails.

Traditionele (voormalige) weergave activeren

U kunt de traditionele weergave (= oude lay-out) van de webmail opnieuw activeren met volgende procedure:

  • Surf naar webmail.UGent.be
  • Meld u aan met uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord
  • Klik in het linkermenu op "Voorkeuren"
  • Kies onder "Andere" voor "Dynamisch"
  • Verwijder het vinkje uit het selectievakje bij 'Show the dynamic view by default...'
  • Klik op "Opslaan"
  • Klik op uw Inbox

Traditionele (voormalige) weergave

Afzender (naam) - Adresboek - Adressenlijsten - Bijlagen versturen en ontvangen - Forward instellen - Lees ontvangstbevestiging - Mappen - Ondertekening - Quota - Spamfilter - Taal - Vacation - Verwijderen van berichten - Weergave (op scherm)

TOON ALLES

Afzender (naam)

  • Het afzendadres dat gebruikt wordt binnen webmail is uw generiek mailadres, dus van de vorm Voornaam.Familienaam@UGent.be
    Standaard staat tevens uw volledige naam zoals die bekend is bij UGent vermeld in het From:-veld. U kan indien gewenst de naam van de afzender aanpassen via 'Opties voor E-mail' - 'Persoonlijke informatie' - 'Selecteer de identiteit die u wilt wijzigen: Standaard identiteit'.

Adresboek

  • U kan gebruik maken van het eigen adresboek ('Mijn adresboek') of van 'LDAP UGent' voor het vinden van een e-mailadres.

    Naast deze twee adresboeken is er geen mogelijkheid tot het aanmaken van andere adresboeken.

    Het eigen adresboek kan u op verschillende manieren vullen.
    • Manueel, door via 'Nieuw contact' gegevens toe te voegen.
    • U kan ook emailadressen, waarvan u mails ontving, toevoegen door op het boekje te klikken achter het adres bij het lezen van de mails zelf.
    • Eveneens mogelijk is het importeren van adresboeken uit andere mailclients. Daartoe exporteert u eerst het adresboek uit uw andere mailclient. Dat gebeurt het best via CSV (comma separated values).
      Let wel, indien u in het adresboek van uw andere mailclient een nickname had die gekoppeld was aan een lijst van adressen, dan geeft dit in webmail geen goed resultaat bij het importeren. Controleer dus het adresboek na het importeren in webmail.

    Een adres opzoeken kan via zowel 'Bladeren' als 'Zoeken'.
    Als u in de LDAP server wilt zoeken, selecteer dan 'LDAP UGent' in de plaats van 'Mijn adresboek'

Adressenlijsten

  • Aanmaken van een adressenlijst
    Op voorwaarde dat u reeds adressen heeft toegevoegd in Mijn adresboek kan u een adressenlijst aanmaken zodat u via een e-mail naar deze lijst alle personen die erin voorkomen bereikt:
    • Klik eerst op 'E-mail' in het linkermenu.
    • Klik op 'Adresboek' en vervolgens op 'Bladeren'.
    • Hierna vinkt u alle adressen aan die u in de lijst wenst en kiest u een bestaande lijst of selecteert u 'Maak een nieuw adreslijst in: Mijn adresboek', waarna u op 'Toevoegen' klikt, een naam opgeeft en 'Ok' klikt.
      De adressenlijsten staan tussen de adressen in 'Mijn adresboek' en worden gemarkeerd met het icoontje
  • Adressen verwijderen uit een adressenlijst
    De procedure om een adres uit een adressenlijst te verwijderen is de volgende: klik links op 'E-mail' en dan bovenaan op 'Adresboek'. Klik dan op 'Bladeren'. Selecteer de adressenlijst. Vink het vakje van het adres aan dat moet worden verwijderd uit de adressenlijst. Kies voor 'Uit deze lijst verwijderen'.

Bijlagen

  • Bijlagen versturen
    In het venster dat verschijnt als u op 'Nieuw Bericht (Compose)' klikt, vindt u helemaal onderaan een knop getiteld 'Browse'. Met deze knop kan u bladeren in uw lokale schijven (hard disk, CD ROM,...) en het bestand selecteren dat u wenst te versturen. Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op 'Toevoegen (Attach)'.
    Opgelet, een bijlage die u wenst te versturen via webmail mag niet groter zijn dan ongeveer 1.6 MB. Indien uw bijlage te groot is zal webmail blijven hangen (wit scherm).
  • Bijlagen ontvangen
    Als u een bericht met een attachment ontvangt dan kan u het attachment downloaden door op te klikken.
    Voor het ontvangen van bijlagen gelden de normale limieten.

Forward

  • Om uw UGent e-mail rechtstreeks te laten toekomen op een ander e-mailadres kan u een forward instellen. Daarvoor klikt u op 'E-mail' - 'Filters' - 'Doorsturen' en geeft u het e-mailadres(sen) op van de mailbox waar u de e-mails wenst ontvangen. Vul hier zeker niet uw UGent e-mail adres in!
    Indien u een kopie van de berichten bewaart in uw UGent account dient u er wel rekening mee te houden dat deze berichten schijfruimte gebruiken en u dus regelmatig deze berichten zal moeten verwijderen.
    Eens uw forward-gegevens zijn opgeslaan moet u de forward nog activeren. Dit doet u door in 'Bestaande regels' (via 'Filterregels'of 'Terug naar regellijst') voor de regel 'Doorsturen' op het rode kruis te klikken.

Lees ontvangstbevestiging

  • Bij het opstellen van een 'Nieuw bericht' kan u de optie 'Verzoek een lees ontvangstbevestiging' aanvinken. Deze is enkel van toepassing op het betreffende bericht. Naargelang het e-mailprogramma (of de instelling ervan) dat de ontvanger gebruikt zal deze gevraagd worden te bevestigen of gebeurt de bevestiging automatisch bij het openen.
  • Indien deze optie niet voorkomt in het berichtvenster kan u ze activeren via 'Opties' - 'Berichtopties: Berichtsamenstelling' - 'Verzoek lees ontvangstbevestigingen?' - selecteer 'Vragen'

Mappen

  • Via 'Mappen' heeft u toegang tot al uw mappen op de server (uiteraard niet de lokale mappen van uw e-mailprogramma).
    Verstuurde berichten komen in de folder "sent-mail", die automatisch toegevoegd wordt bij het versturen van een eerste mail vanuit webmail. Mails die u als klad bewaarde, worden opgeslagen in de folder "drafts".

Ondertekening

  • Uw ondertekening is standaard niet ingevuld en kan u naar believen invullen.
    Ga naar 'Opties voor E-mail' - 'Persoonlijke informatie' - 'Selecteer de identiteit die u wilt wijzigen: Standaard Identiteit'
    Hier kan u uw ondertekening toevoegen en eventueel nog bijkomende zaken aanvinken.

Quota

  • U ziet uw 'Quota status' bovenaan het scherm, onder de menu balk.
  • Blijf steeds voldoende onder de u toegekende schijfruimte.
  • Voor een overzicht van beschikbare schijfruimte, quota bekijken op persoonlijke schijfruimte en quota verhogen, zie: Hoeveel schijfruimte heb ik ter beschikking?

Spamfilter

  • Om een spamfilter in te stellen klikt u in webmail op 'E-mail' - 'Filters' - 'Nieuwe regel' en vult u alles in conform onderstaande screenshot. Als map kan u ook een andere map kiezen.
    Deze filter werkt op centraal niveau, indien u dus een ander mailprogramma gebruikt zal de filter onveranderd blijven werken.
    Indien u reeds een spamfilter had ingesteld op tarzan.ugent.be en deze nog actief is heeft het uiteraard geen zin hiervoor nog een filter aan te maken. Deze filter van vroeger vindt u dan terug als spamvac_ugent.
    Let op, indien u nadien de spam-map verwijdert zal nieuwe spam opnieuw toekomen in de inbox.



    Indien u nog andere 'Filterregels' heeft is het noodzakelijk dat de spamfilter als eerste staat. Via de pijltjes naast de filter (in het menu filterregels) kan u deze verplaatsen naar omhoog.


Taal

  • Standaard wordt de taal van de browser genomen. U kan een andere taal kiezen via 'Opties voor UGent webmail' - 'Landinstelling en tijd'.

Vacation

  • Een vacation-bericht kan worden ingesteld via 'E-mail' - 'Filters' - 'Vakantie'. Het onderwerp en de reden vult u in waarna u op 'Opslaan' en 'Terug naar regellijst' klikt. In 'Bestaande regels' moet u dan nog de regel voor 'Afwezigheid' activeren door op het rode kruis te klikken. Opnieuw uitschakelen kan daar eveneens.

  • Het is eveneens mogelijk in te stellen dat het vacation-bericht (bv.) enkel naar UGent.be adressen wordt gestuurd (bv. om te vermijden dat mailinglijsten waarop u ingeschreven bent, dit afwezigheidsbericht onnodig ontvangen). Hiervoor wordt een extra regel aangemaakt via 'Filterregels' - 'Nieuwe regel' welke u dan als volgt invult:



    Vervolgens bewaart u deze regel en moet u hem in Filterregels via de pijltjes naar omhoog schuiven tot net boven de vacation-regel (de spamfilter moet wel het hoogst staan). De filter is pas aktief als er een groene V naast deze regel en de standaard vacation-regel staat (klikken op rood kruis indien niet het geval).

Verwijderen van berichten

  • Let er op dat rechtsbovenaan 'Verberg verwijderd|Wis verwijderd' zichtbaar staat in de menubalk, zodat de nog niet effectief verwijderde berichten zichtbaar zijn.
  • Staat daar "Toon verwijderd" dan wijst dit erop dat alle verwijderde maar niet effectief gewiste berichten verborgen staan en die tellen uiteraard mee voor de quota. Klik in dat geval op "Toon verwijderd".
  • Wanneer u een e-mail wilt verwijderen, vink die aan en klik op Verwijderen. Er komt dan een streep door de e-mail te staan. De e-mail staat dan op 'verwijderd' maar is nog wel terug te halen.
  • Pas wanneer u (rechts) op 'Wis verwijderd' klikt, worden alle 'verwijderde' berichten definitief verwijderd.
  • Verwijder e-mail berichten tijdig zodat uw mailbox de toegekende quota niet overschrijdt!
  • Weergave (op scherm)

    Indien u problemen ondervindt (vb. bij openen van e-mails een wit scherm) met de weergave van webmail kunt u dit verhelpen door volgende stappen uit te voeren.

    • Klik in de linker zijbalk op Horde.
    • Klik in balk bovenaan op op Opties.
    • Klik in de rechterkolom onder Andere informatie op Weergaveopties.
    • In het lijstje onder "Welke toepassing dient Horde weer te geven na aanmelding?" selecteert u E-mail.
    • Klik onderaan op Opties opslaan.

    Mogelijke problemen en foutmeldingen