Er zijn twee manieren om een document digitaal te ondertekenen:

• Via een ingescande handtekening
• Via een e-ID of een security token

Digitaal ondertekenen via een ingescande handtekening is het meest eenvoudig. Bovendien beschikt niet iedereen over een e-ID. Daarom zal je als ICT-contactpersoon doorgaans jouw collega’s op weg helpen om via een ingescande handtekening te ondertekenen. Ook hier zijn binnen de UGent twee gebruikelijke manieren:

• Via Foxit PhantomPDF
• Via Adobe Reader

Verder starten we na de zomer met een aanbestedingsproces voor de selectie van een professionele partner voor het digitaal ondertekenen van documenten, contracten,….

Ingescande handtekening via Foxit PhantomPDF

DICT raadt het gebruik van Foxit PhantomPDF aan. Deze tool is standaard beschikbaar op Athena. De 'Reader'-versie kan je ook vlot op Windows, Linux en Mac gebruiken. Mogen we je vragen, als ICT-contactpersoon, om ook jouw collega’s naar deze tool te verwijzen?

Eenmaal je de Foxit PhantomPDF (of Foxit Reader) app opent, kan je meteen een instructiefilm bekijken over hoe een PDF te ondertekenen. Je kan dit instructiefilmpje ook hier openen, maar we leggen je het hieronder ook stap per stap uit. Moeilijk is het niet!

1. Klik op de tab 'Fill & Sign' en vervolgens op het 'groen plusteken'.

2. Er opent een venster. Kies voor 'Draw' om met de muis een handtekening te maken of kies voor 'Import file' in het zoekvenster als je een opgeslagen handtekening wilt invoeren. Als je geen lokale folders shared in de Citrix-client moet je het beeld eerst op de H-schijf opslaan. Druk daarna op 'Save'.
3. Plaats nu de cursor op de plaats waar je de handtekening wil zetten en klik links.
4. Ben je zeker dat de handtekening goed staat, dubbelklik dan op de linkermuisknop
5. En wist je dat eenmaal je jouw handtekening geïmporteerd hebt, je de volgende keer meteen de handtekening in het document kan slepen? Handig toch!

Ingescande handtekening via Adobe Reader

Adobe Reader is de meest gebruikte tool wereldwijd om digitale handtekeningen te plaatsen, maar kan niet lokaal worden geïnstalleerd op Linux. De door DICT uitgerolde pc's hebben wel standaard Adobe Reader lokaal geïnstalleerd. Heb je dit niet? Dan kan je de app eveneens via Athena openen.

Een ingescande handtekening importeren in Adobe Reader is eveneens eenvoudig:

1. Open Adobe Reader en klik op het 'pen-icoontje'.

2. Klik vervolgens op 'Add Signature'
3. Er opent een venster, waarbij je kan kiezen om jouw ingescande handtekening op te laden (via Image), jouw handtekening via de muis te tekenen (via Draw) of jouw naam gewoon in te tikken, waarbij jouw naam in geschreven schrift verschijnt (via Type).

4. En klaar!

Via een e-ID

Een e-ID heeft het voordeel dat het wettelijk 100% sluitend is, maar anderzijds is het ook een complexe manier van ondertekenen en heb je er een e-ID reader voor nodig. Ondertekenen met een e-ID lukt enkel als de applicatie lokaal is geïnstalleerd, dus niet online via Athena. Voor instructies over hoe te ondertekenen via e-ID voor Adobe Reader klik hier. Voor Foxit Reader is er geen online instructiefilm. Meer info vind je hier.

Vragen?

Je kan steeds terecht bij de DICT Helpdesk