OneDrive voor werk of school
OneDrive voor werk of school is cloud opslagruimte voor je bestanden. Je OneDrive is toegankelijk op al je toestellen: je laptop, tablet en smartphone. Je kan vanop je OneDrive documenten delen met anderen en samen met collega's of medestudenten aan eenzelfde document werken.
Elke medewerker en student van de UGent beschikt over een eigen OneDrive voor werk of school met 1 TB (terabyte) aan opslagruimte. OneDrive voor werk of school is een onderdeel van Microsoft 365.
Toegang via een webbrowser
Er zijn verschillende manieren waarop je toegang hebt tot de bestanden in jouw OneDrive voor werk of school. De eenvoudigste manier is via een webbrowser. Open hiervoor onedrive.ugent.be in een browservenster.
Je kan via de browser bestanden uploaden, downloaden en delen met anderen.
Office-documenten kan je in de browser bewerken, met behulp van de online versies van de Office-programma's zoals Word, Excel en OneNote.
Hiervoor is dus geen lokale installatie van die apps nodig.
Toegang via de OneDrive-client
Op de meeste toestellen kan een OneDrive-client geïnstalleerd worden waarmee je de bestanden in jouw OneDrive kan synchroniseren met een lokale map. Dit heeft als voordeel dat je de bestanden kan openen via de verkenner en deze ook beschikbaar zijn wanneer je geen internetverbinding hebt. Er is een OneDrive-client voor Windows, Mac en voor mobiele toestellen op Android en iPhone.
OneDrive installeren op Windows
De OneDrive-client is standaard geïnstalleerd op Windows 10 en 11. Bij het eerste gebruik verschijnt volgend login venster:
- Geef je UGent-e-mailadres in en klik op "Sign in".
- Log vervolgens in met je UGent-e-mailadres en -wachtwoord.
- Kies de mappen die je wenst te synchroniseren tussen OneDrive en een lokale map.
- Klik op 'Next' om de synchronisatie te starten.
- Na de installatie verschijnt er een nieuwe map "OneDrive - UGent" in je profiel met daarin je gesynchroniseerde OneDrive bestanden.
- Bestanden die je via de verkenner aan deze map toevoegt worden automatisch gesynchroniseerd naar je OneDrive opslagruimte.
Hoe bestanden opslaan op OneDrive?
Je kan op meerdere manieren bestanden opslaan op je OneDrive opslagruimte, een kort overzicht vind je hier:
- Open onedrive.ugent.be in een browservenster. Klik op "Upload" en selecteer een bestand.
- Ga naar office.ugent.be en klik op het Word, Excel, PowerPoint of OneNote-icoon om de toepassing te starten. De bestanden die je maakt worden automatisch opgeslagen in je Documents-map op je OneDrive.
- Start een lokaal geïnstalleerde Office-app, open een bestand, kies "opslaan" en selecteer "OneDrive - UGent".
- Start een Office-toepassing op Athena, open een bestand, kies "opslaan" en selecteer "OneDrive - UGent".
- Start de OneDrive-app op je bureaublad of mobiel toestel, kies "upload", "create document" of "create folder" in het menu.
- Open de Windows Verkenner en verplaats een bestand naar "OneDrive - UGent".
Bestanden op OneDrive delen
Bestanden op OneDrive kan je delen met andere studenten en medewerkers van de UGent maar ook met externen:
- Open onedrive.ugent.be en meld je aan met je UGent-account.
- Klik rechts op het document dat je wil delen en kies 'Share' en vervolgens 'Email' of 'Copy link'.
- Wil je het document intern delen geef dan in het venster dat verschijnt de naam van je UGent-contact in en kies 'Send'.
- Je kan in hetzelfde venster ook een link naar het document kopiëren die je kan delen in andere apps (bv. Teams).
- Wil je extern delen klik op "People in UGent with the link" en kies in het venster dat verschijnt voor "Specific people" en klik op 'Apply':
- Geef in het volgende venster het e-mailadres van het externe contact in en klik op 'Send'.
- Je kan in hetzelfde venster ook een link naar het document kopiëren die je kan delen in andere apps (bv. Teams).
Wat gebeurt er met mijn OneDrive bestanden wanneer ik de UGent verlaat?
Wanneer je de UGent verlaat wordt ook jouw UGent-account afgesloten. Hierdoor heb je niet langer toegang tot de Microsoft 365-toepassingen van de UGent, waaronder OneDrive voor werk of school.
Plan vooraf: het is belangrijk om de OneDrive bestanden die je wil behouden op voorhand op een alternatieve locatie te bewaren. Er zijn hiervoor verschillende opties:
- Via de webtoegang kan je alle bestanden en mappen downloaden en opslaan, bijvoorbeeld op een USB-schijf.
- Je kan via de OneDrive client de bestanden in jouw OneDrive synchroniseren naar een lokale map op jouw toestel. Nadat je UGent-account is afgesloten zal de synchronisatie niet meer werken maar je behoudt wel toegang tot de bestanden in je lokale map.
- Ingeval van langdurige afwezigheid zoals bv. zwangerschapsverlof, gecontingenteerd verlof, .. blijft de toegang tot OneDrive behouden.