Wat is Microsoft Teams?

• Wat is het verschil tussen OneDrive for Business, SharePoint en MS Teams?
  • OneDrive for Business kan je zien als de cloud versie van de 'Mijn Documenten'-map. Standaard heb jij en jij alleen toegang tot je OneDrive, tenzij je documenten deelt. Het kan gebeuren dat je eens een document met iemand deelt, maar van het ogenblik dat je een document met drie of meer personen moet delen, is het beter om je document te verhuizen naar (bijvoorbeeld) een SharePoint site. OneDrive is geen samenwerkingsplatform.
    Meer lezen? OneDrive for Business
  • SharePoint: dit is een samenwerkingsplatform. SharePoint is er voor delen en samenwerken; voor het gemeenschappelijk bewerken van informatie/documenten.
    Meer lezen? SharePoint
  • MS Teams is standaard een communicatie tool maar kan uitgebouwd worden tot een samenwerkingsplatform. Als je een bestand deelt in een Team, dan wordt het opgeslagen in een achterliggende SharePoint online site
    Meer lezen? Wat is Microsoft Teams?
  • Bestanden synchroniseren. Je kan je documenten uit OneDrive en SharePoint/MS Teams synchroniseren naar een lokale map op je toestel. Daarvoor gebruik je de "OneDrive-synchronisatie-app". Het is van belang dat je de juiste versie van deze app gebruikt, zie: Welke OneDrive-app?
    Meer lezen? SharePoint-bestanden en Teams-bestanden synchroniseren met de OneDrive-synchronisatie-app

• Wat is het verschil tussen Yammer en MS Teams?
  Yammer is eerder informatief en beter geschikt voor zeer grote en publieke groepen. Yammer kan je vergelijken met Facebook, maar binnen een bedrijf. Yammer werd nooit echt centraal gelanceerd en is organisch gegroeid. Teams willen we binnen UGent inzetten voor samenwerking binnen kleinere private teams (‹ 100 leden).

• Wat zijn de belangrijkste technische limitaties op dit moment?
  
  • Tot 10 000 leden per Team, tot 500.000 actieve Teams in heel UGent, tot 200 kanalen per Team.
  • Tot 250 personen in privé chat, tot 300 personen in een online meeting.
  • Max. bestandsgrootte is 15GB, tot 1TB aan bestanden per Team
  • De functionele limitaties/guidelines zijn belangrijker dan de technische!
  • Overzicht: Limits and specifications for Microsoft Teams

Meer lezen?

• Wat is Microsoft Teams?

Introductie aan UGent

• Hoe wordt Teams geïntroduceerd aan UGent?
  In 2 fases; zie Introductie aan UGent.

• Is Teams bedoeld ter vervanging van Skype (for Business)?
  Ja; zie Introductie aan UGent.

• Waar kunnen we vanaf nu terecht met vragen in verband met MS Teams, bij de trainers of de DICT Helpdesk?
  De DICT Helpdesk geeft graag het antwoord op allerlei IT-vragen: contacteer hen via https://helpdesk.ugent.be/contact/

• In de vroege communicaties omtrent Teams werd vermeld dat alle teams en inhoud verwijderd zouden worden na de Corona/Covid19 crisis. Wanneer zal de "permanente regeling" beginnen?
  Er is nog geen exact tijdstip bepaald maar we zijn er wel mee bezig.

• Heeft het de voorkeur om te wachten met het aanmaken/uitbouwen van Teams kanalen tot de permanente situatie er is?
  Neen. Wachten hoeft niet, we kunnen niet meegeven wanneer de permanente situatie er zal zijn. Werken met tijdelijke Teams kan een goede leerschool zijn. Het is ook aangeraden om nu - op vlak van documenten - te blijven werken zoals je gewoon bent en om MS Teams zoveel mogelijk te gebruiken als communicatie tool.

• Worden de gegevens van onze tijdelijke teams voor ons overgezet naar de nieuwe, permanente teams?
  Neen. Er is geen migratie voorzien. Teams eigenaars moeten zelf manueel de gegevens overzetten. Je zal tijd krijgen om de inhoud te verplaatsen van de éne plaats naar de andere.

• Worden kanaalinstellingen en deelnemers van onze tijdelijke teams voor ons overzet naar de nieuwe, permanente teams?
  Neen. Er is geen migratie voorzien. Teams eigenaars moeten zelf manueel kanalen, leden, eigenaars, settings, documenten (= alles) overzetten.

• Kunnen de chat geschiedenis (chat history) en de gespreksgeschiedenis (op het tabblad "Posts" in een kanaal) overgezet worden naar de nieuwe, permanente teams?
  Neen.

• Wanneer de tijdelijke Teams verwijderd worden, raken we dan de OneNotes kwijt die eraan gekoppeld zijn?
  Neen. De OneNote notitieblokken blijven bestaan. Je kan ze (samen met de documenten) overzetten van tijdelijke naar permanente teams.

• Is het de bedoeling dat we onze bestaande SharePoint 2.0 sites (met adres https://sharepoint.ugent.be) samenvoegen met de achterliggende SharePoint online site van ons team?
  Neen, het is op dit moment niet de bedoeling om bestaande info over te zetten naar tijdelijke teams. SharePoint 2.0 (https://sharepoint.ugent.be) is een andere omgeving dan de Office365 omgeving waar Teams, SharePoint Online (SPO), OneDrive, Planner, etc. zich in bevinden. Om verwarring te vermijden en ervoor te zorgen dat er geen grote hoeveelheid bestanden gemigreerd moeten worden, is het best om in Teams enkel bijlages en afbeeldingen bij gesprekken bij te houden.

• Kunnen we een Team aanmaken om zaken in uit te testen zonder een bestaand Team/kanaal te 'vervuilen'?
  Je kan een "Sandbox" (Zandbak) aanvragen om te testen. Gebruik als naamgeving "Sandbox Voornaam Familienaam". Als beheerder kan je zelf het "Sandbox" team verwijderen.

Microsoft Teams starten

• Moet ik software installeren om Teams te gebruiken?
  Niet verplicht, maar het is wel aan te raden; zie Microsoft Teams starten.

Toegang via de browser

• Kan ik Teams gebruiken met gelijk welke browser?
  Goed om weten: gebruik de recentste versie van Safari, Chrome en Microsoft Edge. Gebruik Internet Explorer 11. Firefox biedt GEEN volledige ondersteuning voor Microsoft Teams-vergaderingen.
  Zie ook: ondersteunde browsers .
  Gebruik steeds een lokale browser op je toestel. Gebruik Teams NIET vanop een browser via Athena. Zie Toegang via de browser.

Teams client (app) installeren

• Op welke toestellen kan ik Teams installeren?
  Je kan Teams installeren op je desktop en op je mobiele toestel(len). Er bestaat een desktop app voor Windows, Mac en Linux en een mobiele app voor iOS, Android en Windows Phone. Op desktop/laptop toestellen: installeer Teams NIET vanop een browser via Athena maar gebruik steeds de lokale browser. Zie Teams client (app) installeren.

Microsoft Teams versus Slack

• In Slack kan je beslissen welke kanalen je volgt, en kan je ook collega's uitnodigen om een kanaal te volgen. Kan dat ook in Teams?
  In Teams heb je de volgende mogelijkheden om kanalen te beheren: Channel notification > tab post; Pin - unpin; Manage team - channels (zichtbaar); Show - hide

Accounts en aanmelden

• Mijn broer voegde me toe aan een team van zijn school. Die behoort niet tot de UGent. Ik zie het team niet bij mijn UGent teams. Klopt dat?
  Je kan inderdaad toegevoegd worden aan verschillende MS Teams omgevingen. We maken een onderscheid tussen 2 scenario's:
  • Je gebruikt overal je UGent e-mailadres om in te loggen. Eens je lid bent van verschillende MS Teams omgevingen met je UGent e-mailadres zal je rechtsboven de optie te zien krijgen om te switchen tussen de verschillende omgevingen.
    
  • Je gebruikt naast je UGent e-mailadres, één of meer andere e-mailadressen: dan moet je in elke MS Teams omgeving apart inloggen. Hoe?
    Gebruik ofwel een verschillende browser (vb. Edge, Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari, ...) voor elke omgeving .
    Of maak gebruik van privé browsen (incognitomodus) voor een tweede omgeving.
    Of werk met verschillende browser profielen (dat kan in Google Chrome en in de Microsoft Edge browser.)

Voor UZ Gent personeelsleden

• Heb ik toegang tot Teams van UGent?
  UGent en UZ Gent hebben 2 aparte Microsoft Teams licenties. Om gebruik te maken van de UGent licentie moet je een UGent Account hebben. Onzeker? Je kan het op de volgende manier testen: surf naar office.ugent.be en klik op het Teams icoon. Als je geen UGent account hebt zal je je hier niet kunnen aanmelden en kan je Teams enkel gebruiken met je UZ Gent account.
• Hoe wordt ik lid van een UGent Team?
  UZ Gent personeelsleden kunnen met hun UZ Gent account (UZ Gent e-mailadres) lid worden van een Team aan de UGent; ze worden als gasten (externen) toegevoegd.
  Eens je lid bent van verschillende MS Teams omgevingen met je UZ Gent e-mailadres zal je rechtsboven de optie te zien krijgen om te switchen tussen de verschillende omgevingen.
  
• Hoe log ik in op Teams?
  Gebruik je UZ Gent account (gebruikersnaam en wachtwoord).
  Let op: als je ook een UGent account hebt, dan moet je in elke MS Teams omgeving apart inloggen zoals hierboven beschreven staat.

Teams gebruiken: de gebruikersinterface

• De "Agenda" knop op de app balk (app bar) uiterst links op het scherm ontbreekt. Daardoor kunnen we geen vergaderingen plannen in Teams.
  Zolang de "Agenda" knop ontbreekt kan je enkel vergaderingen plannen via de Outlook agenda. Deze knop zal door UGent voorzien worden in de komende maanden, waarschijnlijk voor de zomervakantie.
  Ongepland "ad hoc" vergaderen in Chat kan via Audiogesprek en Videogesprek.
  Ongepland "ad hoc" vergaderen in een Team kan via Nu vergaderen (Meet now).
• Kan ik meer dan 4 personen zien tijdens een videovergadering?
  Ja, sinds 13 mei 2020 kunnen 9 videostreams (in een 3x3-videoraster) tegelijk getoond worden.
  Wie begint te spreken, krijgt (na een paar seconden) automatisch de focus. Dus je ziet altijd de meest recente sprekers.
• Ik zie enkele, maar niet alle (vastgepinde) inkomende videostreams?
  Door de CPU hardwareversnelling in MS Teams uit te zetten kan je dit verhelpen. Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams en vervolgens op Instellingen. Op het tabblad "Algemeen" moet je het GPU-hardwarversnelling uitschakelen AANVINKEN. Daarna herstart je Teams. (Vergeet niet: eerst Teams volledig afsluiten dus!)
  
  Tip: gebruik dit om een beter online toezicht te houden bij examens.

Meer lezen?

• Wat is er nieuw in Microsoft Teams

Teams gebruiken: randapparatuur

• Camera toont een zwart vlak. Tijdens de gesprekken verschijnt bovenaan "camera werkt niet goed, koppel los en installeer opnieuw".
  De camera binnen Teams geeft problemen indien het Dell Webcam Central programma (niet beschikbaar voor Windows 10 of Windows 8) ingesteld staat om automatisch te starten wanneer de video-stream wordt gestart. Schakel het automatisch opstarten van Dell Webcam Central uit door het vinkje naast Automatisch starten te verwijderen.
  

Teams gebruiken: opslag van de gegevens

• Waar worden de gegevens van Teams opgeslagen?
  Zie: Teams gebruiken: opslag van de gegevens
• Kunnen bestaande SharePoint sites "gekoppeld" worden met Teams? (dus ter vervanging van de achterliggende de SharePoint site in Teams)
  Neen, SharePoint 2.0 sites (met adres https://sharepoint.ugent.be) kunnen NIET met Teams gekoppeld worden. SharePoint 2.0 (https://sharepoint.ugent.be) is een andere omgeving dan de Office365 omgeving waar Teams, SharePoint Online (SPO), OneDrive, Planner, etc. zich in bevinden. Informatie uit SharePoint 2.0 sites kan dus niet opgepikt worden. Per Team en voor elk privé kanaal wordt een aparte SharePoint online (SPO) site aangemaakt. In de nabije toekomst zal UGent ook gebruik maken van SharePoint online (SPO) voor "gewone" SharePoint sites (sites zonder chat, bv Project sites, Team sites), niet achterliggend aan aan Teams.
  Wat je WEL kan doen om een connectie te maken tussen teams en je bestaande SharePoint Sites is in een team, in een kanaal, een tabblad toevoegen dat je naar een bestaande SharePoint site brengt. Het tabblad toevoegen doe je aan de hand van de URL van een bestaande SharePoint site. Je maakt een tabblad van het type "Website" aan en plakt er de link (URL) van de bestaande SharePoint site in. Zo kan je makkelijk verspringen van je team naar je SharePointsite.
  Tip: omdat elk bestand op een SharePoint site een eigen URL heeft, kan je er in Teams in gesprekken makkelijk naar verwijzen.

• Kunnen in de onderliggende SharePoint Online (SPO) site de toegangsrechten op bepaalde documenten/folders/bibliotheken/lijsten afwijken?
  Ja. In de in onderliggende SharePoint Online (SPO) site kunnen bijkomende mappen/bibliotheken/lijsten aangemaakt worden, en dit met aangepaste rechten. Teams neemt de rechten over zoals ze gedefinieerd en/of aangepast werden in de SharePoint Online (SPO) site.

Meer lezen?

• Teams gebruiken: opslag van de gegevens

Teams gebruiken: meldingen en @vermelden

• Waar vind ik instellingen omtrent meldingen en hoe pas ik ze aan?
  Zie: Teams gebruiken: meldingen en @vermelden
• Tijdens huidige vergadering krijg ik chatmeldingen van een andere teamsvergadering. Dit was storend. Hoe kan ik dit afzetten?
  
Je kan je status aanpassen naar Niet storen. ("Bezet" is voor wanneer je je op iets wilt concentreren maar wel meldingen wilt ontvangen.)

Meer lezen?

• Instellingen > Status
• Teams gebruiken: meldingen en @vermelden

Chatten

• Hoe voer ik chatgesprekken?
  Zie: Chatten
• Kan ik Codefragmenten (code snippets) verzenden in een bericht in Teams?
  Ja, door in een bericht (in een chat of een kanaal) onder het vak opstellen te kiezen voor Opmaak > codefragment
• Kan ik een bericht in de chat doorsturen ("forward")?
  Neen. Je, zal het bericht moeten kopiëren en plakken. Let wel: in een kanaalgesprek in Teams kan je wel cross-posten, via "Posten in meerdere kanalen".
• Als je een chat bericht stuurt naar iemand (intern of extern) die de Teams app (nog) niet geïnstalleerd heeft, hoe krijgt die het bericht te zien?
  Je kan Teams gebruiken in de browser, met een desktop applicatie of met een mobiele app. Als je de desktop of de mobiele app wilt gebruiken, moet je die installeren. We raden je dat aan. Om op de hoogte gebracht te worden, maakt het niet uit hoe je Teams gebruikt: als Teams niet open staat in de browser of de Teams app niet opgestart is, krijg je een e-mail met een melding.
  Tip: wanneer je tijdelijk niet op Teams actief bent, worden er e-mails naar jou gestuurd vanuit Teams. Dat gebeurt omdat bij je instellingen voor Meldingen de optie "E-mailberichten over gemiste activiteiten" aan staat.
• Het is me niet duidelijk hoe ik vanuit Chat of Oproepen het ganse Team kan opbellen. In Chat of Oproepen vind ik het Team niet terug.
  Dat klopt. Chat of Oproepen gebruik je voor ad hoc conversaties met 1 persoon of een groep van personen. Gesprekken binnen een Team voer je in het Team zelf, in een kanaal, op het tabblad Posts. Wanneer je het ganse Team wilt opbellen, kan je gebruik maken van "Nu vergaderen" (Meet now).

Meer lezen?

• Berichten opstellen
• Teams gebruiken: meldingen en @vermelden
• Het tabblad Posts gebruiken

Bestanden delen in Teams

• Kan je in Teams bijlagen toevoegen van op de H:-schijf?
  Ja dat kan, op de UGent werkplek en via Eduroam is dat vanzelfsprekend. Als je van thuis werkt zullen je netwerkschijven niet automatisch aangekoppeld worden; je kan ze bereiken via Athena of aankoppelen nadat je VPN-verbinding hebt opgezet.

Audiogesprek en Videogesprek

• Geen geluid. Ik hoor niks tijdens een audio/videogesprek of geplande vergadering
  Tijdens een audio/videogesprek of geplande vergadering: selecteer op de menubalk de 3 puntjes ("Meer opties") en klik op "Apparaatinstellingen". Zie na of je de juiste luidspreker geselecteerd hebt.
  Klik rechtsonder in het Systeemvak op het pictogram van de luidspreker. Een menu met een schuifbalk verschijnt. Pas het volume aan door het schuifje naar links of rechts te verslepen.
• Geen beeld.
  Controleer of je via Outlook op Athena deelneemt aan de vergadering. Deelnemen aan vergaderingen via Outlook op Athena werkt NIET. Start Outlook lokaal op je toestel en probeer opnieuw.
  Krijg je een foutmelding? Zie: Teams gebruiken: randapparatuur

• Wordt Microsoft Whiteboard nog geactiveerd?
  Microsoft Whiteboard is actief.

Meer lezen?

• Instellingen
• Audiogesprek en Videogesprek
• Deelnemen aan vergaderingen gepland via de Outlook agenda
• Teams online vergaderen

De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

• Hoe krijg je zo'n mooie customized achtergrond?
  (Windows only). Wil je een eigen afbeelding instellen als achtergrond? Zorg dat je in de Windows verkenner "Verborgen items" zichtbaar zet. Zet dan je afbeelding (.jpg of .png) in de map: AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads waardoor je ze kunt selecteren in de Microsoft Teams app.

Meer lezen?

• De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

Scherm delen in Teams

• Toetsenbord instellingen (keyboard settings) blijven hangen na stopzetten delen van Bureaublad + Besturing overgeven. Bij het delen van je Bureaublad kan je de Besturing overgeven aan een andere deelnemer. Wanneer beide partijen een ander toetsenbord gebruiken (azerty - qwerty) kan het toetsenbord van de persoon die het Bureaublad deelt en de Besturing overgeeft, verspringen naar de toetsenbordinstellingen van de persoon die overnam.
  Dit is een bug. Je kan je toetsenbord terug goed zetten via de toetsenbord instellingen.

Vergaderingen plannen via de Outlook agenda

• Ik kan vanuit Outlook op Athena geen vergaderingen plannen want de add-in ontbreekt. Kan de Teams Meeting Add-in toegevoegd worden voor alle Athena Outlook gebruikers?
  Neen. De add-in werkt enkel met een lokaal geïnstalleerde Outlook op Windows of Mac.
  Tip: je kan ongepland vergaderen in een chat, zie Audiogesprek en Videogesprek of binnen een team via Nu vergaderen (Meet now).
• Ik kan vanuit owa.ugent.be ("de webmail") geen vergaderingen plannen want de add-in ontbreekt. Kan de Teams Meeting Add-in toegevoegd worden?
  Neen. De add-in werkt enkel met een lokaal geïnstalleerde Outlook op Windows of Mac.
  Tip: je kan ongepland vergaderen in een chat, zie Audiogesprek en Videogesprek of binnen een team via Nu vergaderen (Meet now).

• Kan ik als organisator van de vergadering deelnemers in de lobby doen wachten en ze er 1 voor 1 uithalen?
  Neen. In de "Opties voor vergadering" kan je enkel instellen wie er NIET moet wachten in de virtuele lobby. Standaard komen mensen van je eigen organisatie (= met een UGent account) nooit in de lobby terecht. Enkel externen (gasten) kunnen in de lobby opgehouden worden.
• Kan ik deelnemerslijsten / aanwezigheidsrapporten van een vergadering downloaden?
  Ja. Dat kan, maar ENKEL terwijl de vergadering bezig is en de deelnemers aanwezig zijn en ENKEL door de organisator van de (geplande) vergadering. Selecteer "Deelnemers weergeven" > "lijst met genodigden downloaden". Het gedownloade bestand heeft de naam "meetingAttendanceList.csv".

Meer lezen?

• De Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren
• Problemen en foutmeldingen (met de Microsoft Teams Meeting Add-in)
• Vergaderingen plannen via de Outlook agenda

Deelnemen aan vergaderingen gepland via de Outlook agenda

• Met een heel team een een videogesprek doen op een later tijdstip, hoe doe je dat best?
  Wanneer je een vergaderingen plant via de Outlook agenda verstuur je een "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering" link naar de deelnemers. De link in de e-mail zorgt ervoor dat iedereen in dezelfde virtuele meeting room terechtkomt. De link zelf heeft geen start- en einddatum of -tijd. Je kan dus met dezelfde "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering" link terug met dezelfde deelnemers verder vergaderen. Let wel: als je extra deelnemers toevoegt, moet je beslissen of die de chatgeschiedenis al dan niet te zien krijgen.
• Teams wordt niet geopend wanneer ik in de Outlook agenda op een vergaderlink klik. Hoe los ik dit op?
  Een workaround in 3 stappen om deel te nemen:
  • Surf in de browser naar naar https://teams.ugent.be (OF naar https://teams.microsoft.com ). Zorg dat je ingelogd bent met je UGent account.
  • Ga (in je Outlook agenda) naar de uitnodiging voor de vergadering en klik op "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering". Kies voor "deelnemen op internet". De vergaderlink wordt geopend in de browser: je wordt toegevoegd aan de vergadering, en de vergaderchat komt bij je chat-gesprekken te staan.
  • Ga naar Teams desktop-app. Ga naar de chatgesprekken, zoek de vergaderchat van de vergadering die bezig is. Klik die aan. Klik vervolgens op de knop "Deelnemen" rechts bovenaan.
• Is er manier om tijdens een vergadering het balkje op het scherm (met aanduiding camera enz.) te verplaatsen wanneer die het zicht op een gedeelde presentatie belemmert?
  Ja, klik op de presentatie, en hou je muisaanwijzer op de presentatie (niet op de video/deelnemerslijst of in de chat).
• Kan ik anoniem deelnemen aan een vergadering?
  Ja, je kan altijd en vanaf elk apparaat deelnemen aan een Teams-vergadering, zonder dat je een Teams-account hebt. Voer volgende stappen uit als je wilt deelnemen als gast:
  • Ga naar de uitnodiging voor de vergadering en selecteer "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering".
  • Klik op "Deelnemen op internet". De browser vraagt mogelijk of Teams je microfoon en camera mogen gebruiken. Zorg ervoor dat je dit toestaat, zodat je gezien en gehoord wordt tijdens de vergadering.
  • Voer je naam in en kies je audio- en video-instellingen.
  • Selecteer "Nu deelnemen". Hiermee ga je naar de lobby van de vergadering.
  Tip: Je kan ook de link naar de vergadering (onder "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering") in een anoniem browser venster openen.

Meer lezen?

• Deelnemen aan vergaderingen gepland via de Outlook agenda

Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken in Microsoft Stream

• Kan ik op voorhand, bij het starten van een opname, instellen dat ik (= eigenaar) de enige ben die de opname mag zien?
  Neen, de opname afschermen (ontoegankelijk maken) voor deelnemers kan enkel (in Stream) nadat de opname voltooid is.
• Hoe kan ik, als eigenaar van een opname, die afschermen (ontoegankelijk maken) voor deelnemers?
  De eigenaar van de opname kan in Stream bepalen wie de video kan bekijken.
• Hoe kan ik, als eigenaar van een opname, die met anderen delen?
  De eigenaar van de opname kan in Stream de rechten van de opname (= videomachtigingen) aanpassen en een deelbare link ophalen. De eigenaar kan ook de opname van een vergadering downloaden voor verspreiding
• Kan ik als deelnemer aan een webinar de opname ervan delen met collega's die er niet bij waren?
  Neen, standaard kunnen enkel de deelnemers de video opname bekijken. De eigenaar van de opname kan wel de rechten aanpassen en de opname downloaden.
• Kan je in Microsoft Stream ook video's delen met externen?
  Neen, de video's kunnen enkel gedeeld worden binnen UGent: enkel personen met een UGent-account en personen die als gast in MS Teams toegevoegd zijn, kunnen toegang krijgen. (Let wel: als eigenaar van de opname kan je de video downloaden en elders verspreiden!)

Meer lezen?

• Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken in Microsoft Stream

De structuur van een team

• Is een kanaal dan een soort "vergadering" die dikwijls terugkeert?
  Neen. Elk kanaal is gewijd aan een bepaald(e) onderwerp, afdeling of project.

Meer lezen?

• De structuur van een team

Een team aanmaken

• Kan je de naam van een bestaand team nog aanpassen?
  Ja, dat kan. Klik op de 3 puntjes naast de naam van het Team en vervolgens op "Team Bewerken".
• Wat is een Sandbox Team?
  Dat is een "Zandbak" Team voor tests, om in te "spelen".

Kanalen toevoegen

• Is een kanaal enkel maar beschikbaar in 1 team of kan dat ook over andere teams gedeeld worden?
  Een kanaal hoort slechts tot 1 team.

Kanalen beheren

• Als je een kanaal verwijdert, worden de bijhorende documenten verwijderd?
  Neen. De map van het kanaal blijft bestaan in de documentenbibliotheek van de onderliggende SharePoint online site. De toegangsrechten blijven gelden. Enkel de gesprekken (posts) van het kanaal worden verwijderd.

• Als je een kanaal verwijdert, word de OneNote (die ook in SharePoint Online is geïntegreerd) verwijderd?
  Neen. Deze kun je dan ook overzetten. Tip: zolang we met tijdelijke Teams werken kan je nieuwe OneNotes bij Teams/Kanalen laten voor wat ze zijn en in de plaats ervan de OneNotes die zich bevinden je SharePoint 2.0 site (op sharepoint.ugent.be) toevoegen aan Teams.

Instellingen voor kanaalmeldingen

Tabbladen toevoegen

• Kan ik de bestaande SharePoint site met alle documenten van de vakgroep koppelen aan een Team van de vakgroep?
  Ja, als je de toestemming hebt om tabbladen te maken, kan je deze als tabblad toevoegen. Let op, je moet dan kiezen voor het type "Website".
  Kopieer de URL van de SharePoint site.
  In Teams: Klik op het plusteken rechts van de tabbladen, klik op de "Website" tegel, vul een naam voor het tabblad in en plak er de URL. Klik op opslaan.
• Is het mogelijk om mappen/documenten die zich bevinden op sharepoint.ugent.be toe te voegen aan MS Teams?
  Ja, als je de toestemming hebt om tabbladen te maken, kan je deze als tabblad toevoegen. Let op, je moet dan kiezen voor het type "Website".
  Op sharepoint.ugent.be: ga naar de map/het document dat u wilt toevoegen. Klik op de 3 puntjes en kopieer de URL.
  In Teams: Klik op het plusteken rechts van de tabbladen, klik op de "Website" tegel, vul een naam voor het tabblad in en plak er de URL. Klik op opslaan.
• Is het mogelijk om OneNotes die zich bevinden op sharepoint.ugent.be toe te voegen aan Teams?
  Ja, als je de toestemming hebt om tabbladen te maken, kan je deze als tabblad toevoegen. Let op, je moet dan kiezen voor het type "Website".
  In je OneNote die zich bevindt op sharepoint.ugent.be: ga naar het notitieblok/de sectie/de pagina die u wilt toevoegen. Klik er rechts en kies in het menu voor "Koppeling naar notitieblok/sectie/pagina kopiëren"
  In Teams: Klik op het plusteken rechts van de tabbladen, klik op de "Website" tegel, vul een naam voor het tabblad in en plak er de URL van het notitieblok/de sectie/de pagina. Klik op opslaan.

Het tabblad Posts gebruiken

• Kan ik als Team beheerder (eigenaar) een bericht, een antwoord of een volledige discussielijn (thread) op het tabblad Posts verwijderen?
  Neen. Enkel de persoon die het bericht schreef kan het bericht verwijderen.
• Kan ik een bericht op het tabblad Posts doorsturen ("forward")?
  Neen. Je, zal het bericht moeten kopiëren en plakken. Let wel: in een kanaalgesprek in Teams kan je wel cross-posten, via "Posten in meerdere kanalen".
• Is er een mogelijkheid om een bericht vast te pinnen, zodat het niet verloren gaat in de stroom van berichten; voor mensen die het niet direct gezien hebben?
  Berichten vast pinnen gaat niet maar je kan @vermelden gebruiken. Dan krijgen de persoon OF iedereen in het team OF iedereen die het vermelde kanaal in de kanalenlijst staan heeft een melding in de Activiteitsfeed.
  Door de melding aan te klikken kom je op de juiste plek in het gesprek (de discussielijn of "thread") terecht.
  Tip: gebruikers kunnen wel (individueel) berichten opslaan (Klik in het bericht > op de 3 puntjes > "Dit bericht opslaan"). Opgeslagen berichten vind je terug via Profielfoto > Opgeslagen.
• Is er een mogelijkheid om in het gespreksgedeelte van een team zien wie een bericht gelezen heeft, zoals in de Teams chat?
  Nee, daar moeten intern afspraken rond gemaakt worden.

Meer lezen?

• Het tabblad Posts gebruiken
• Activiteitsfeed
• Teams gebruiken: meldingen en @vermelden

Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

• Wanneer gebruik je bestand delen in een bericht (op het tabblad Posts) en wanneer voeg je eerst een bestand toe (op het tabblad Bestanden) om er dan over te communiceren in berichten?
  Als je vanuit het tabblad Posts start met een conversatie rond een bestand, gaat het over een bestand dat nog niet in je Team aanwezig is.
  Als je vanuit tabblad Bestanden start met conversatie rond een bestand, gaat het over een bestand dat al in je Team aanwezig was. Het maakt niet uit in welke map (folder) het bestand zich bevindt, eens je er een gesprek over start, wordt dit zichtbaar op het tabblad Posts.

Meer lezen?

• Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

Leden

• Als je gebruik maakt van Azure AD groepen om leden toe te voegen aan een Team is er nu geen synchronisatie voorzien indien de samenstelling van de groep verandert. Komt er in de toekomst wel een sync met Azure AD?
  Op dit moment niet. Het moet verder bekeken worden wat de opties van Microsoft zijn.
• Welke Azure AD groepen bestaan er?
  Er bestaan Azure AD groepen voor directies en vakgroepen (vb. Employees.Department.CA60, Employees.Department.LW04). Subgroepen als "CA1010" zijn er NIET. Wanneer je de naam intikt zal je onmiddellijk te zien krijgen of de groep (employees.department.xxxx) bestaat.
• Kan je bestaande mailinggroepen gebruiken om Teamleden toe te voegen?
  Neen, enkel Azure AD groepen.
• Geef je e-mailadressen of gewoon de namen in om Teamleden toe te voegen?
  In SharePoint 2.0 voeg je mensen toe op basis van e-mailadressen, in MS Teams is dit op basis van namen.
• Kunnen Team leden toegevoegd/verwijderd worden via "scripting", zoals Powershell?
  Ja. Powershell scripts zijn gedocumenteerd, te vinden op het internet. Het is dus mogelijk.
• Kunnen studenten eigenaar worden van een team?
  Studenten kunnen zelf geen team aanmaken/aanvragen, ze kunnen wel als lid worden toegevoegd. De eigenaar van een team kan de rol van elk lid aanpassen naar (mede) eigenaar. Op die manier kunnen ook studenten eigenaar worden van een team.
• Mijn vakgroep bestaat uit meer dan 100 personen. Kan ik een team aanmaken dat meer dan 100 deelnemers heeft?
  Ja, dat kan. 100 leden is een vuistregel ("best practice"), geen fysieke beperking. Technische limitaties vind je bovenaan deze pagina.
• Kan ik met een gmail (Google) adres lid worden van een team?
  Ja. Je kan als "gast" toegevoegd worden aan een team op basis van je gmail adres. "Gmail" gasten authenticeren zich via Google, zonder een Microsoft account te hoeven aanmaken. Let wel: als je een UGent account hebt, gebruik die dan. Gasten in een team hebben (licht) beperkte permissies.

Meer lezen?

• Leden

Externen

• Moet een externe ook teams hebben?
  Externen (gasten) worden uitgenodigd aan de hand van hun e-mailadres. In de e-mail uitnodiging die ze krijgen, moet ze op de "Open Microsoft Teams" link klikken. Als er aan hun e-mailadres nog geen Microsoft-account gekoppeld is, wordt dat in orde gebracht. Vanaf dan kunnen ze Teams gebruiken, in de browser, met een desktop applicatie of met een mobiele app.
  Als ze de desktop of de mobiele app willen gebruiken, moeten ze die installeren.
• Kan je externen (gasten) toevoegen aan specifieke kanalen of is dat onmiddellijk aan het volledige team?
  Externen (gasten) worden toegevoegd aan een team, waar ze zo goed als dezelfde rechten hebben als de andere, gewone gebruikers. Leden van een kanaal in Teams zijn steeds lid van het team.

Meer lezen?

• Externen

Apps, bots en connectors

Meer lezen?

• Apps, bots en connectors

Instellingen

• Kan ik toegangsrechten instellen per kanaal?
  Neen. Rechten worden toegekend op Team-niveau. De standaard kanalen erven de toegangsrechten van het Team-niveau. Je kan WEL privé kanalen aanmaken en daaraan aparte toegangsrechten toekennen. Pas wel op: je moet lid zijn van het team om toegang te krijgen tot een privé kanaal in het team.

• De avatars (iconen/afbeeldingen) die Teams automatisch aanmaakt met twee letters (op basis van de naam), kunnen verwarrend zijn. Kan je die letters aanpassen?
  Neen, de letters kan je niet wijzigen, de enige optie die je hebt is om een afbeelding (Profielfoto of Teamafbeelding) toe te voegen.

• In welk formaat kunnen eigen logo's opgeladen worden?
  Je kan .png en .jpg bestanden gebruiken.

Meer lezen?

• Instellingen: Profielfoto
• Instellingen: Teamafbeelding

Problemen en foutmeldingen

Bij de opstart van Teams: Third party tokens are not enabled, Machtigingen camera en microfoon, Popup voor windows firewall

Bij Teams Communicate (Communiceren): de knop "Teams vergadering" ontbreekt in Outlook voor Mac, Microsoft Teams Meeting Add-in wordt niet gestart in Outlook (op Windows)