Kopieerapparaten en printers: Ricoh

Overzicht alle raamcontracten

Op deze pagina verzamelen we alle info over het raamcontract dat de UGent afsloot met Ricoh voor de huur en onderhoud van multifunctionals en printers.
Je vindt hier zowel info over het gebruik van de printers als over het bestellen van toestellen en verbruiksmateriaal.


Info raamcontract


Hoe printen?

Handleidingen / procedures


Follow me principe


Delegatie


Printen vanuit SAP


Printen via Eduroam

Printen via Eduroam (wifi) is mogelijk, maar is afhankelijk van de Eduroam aanbieder.

  1. Eduroam initieel geïnstalleerd aan de UGent met UGent account + client geconnecteerd op Eduroam binnen de UGent => kunnen printen.
  2. Eduroam initieel geïnstalleerd aan de UGent + client geconnecteerd op Eduroam buiten de UGent (bv Eduroam HoGent) => kunnen niet printen.
  3. Eduroam initieel niet geïnstalleerd aan de UGent (bv via account van een andere instelling) => kunnen niet printen.

In geval 2 & 3 moet je eventueel vpn openzetten. Clients geconnecteerd via vpn kunnen altijd printen.


Hoe aanmelden?


Bezoekerskaarten

Voor bezoekers kunt u per afdeling één generieke scan- en kopiekaart aanvragen. U moet een geldig UGent e-mailadres doorgeven om deze kaart voor "scan to email" te kunnen gebruiken.

Medewerkers moeten steeds hun persoonlijke UGent kaart (personeelskaart) gebruiken.

Vraag de bezoekerskaart aan door de helpdesk te contacteren. Vermeld:

Er wordt slechts 1 kaart uitgereikt per afdeling/printer. Het is de bedoeling dat de kaart ter plaatse blijft.
Bij diefstal of verlies neemt u zo snel mogelijk contact op met de helpdesk. De kaart wordt dan geblokkeerd.


Hoe scannen?

Op alle Ricoh toestellen met badgelezer zijn er standaard 2 mogelijkheden om te scannen en verzenden:


Toestellen

Er zijn 7 verschillende types verkrijgbaar.

Alle multifunctionals (type 2 tot 6) worden standaard uitgerust met badgelezer en bijhorend follow me systeem.

Gelieve bij de keuze van uw toestel rekening te houden met onderstaande specificaties:

ToestelMaximum afdrukken per jaarA4/A3SoortSnelheidVorig Model
Type 1 - P 311Max.  60 000/jaarA4zwart/wit printerType 1 - SP 3710dn
Type 1b - P C600Max.  75 000/jaarA4kleuren printerType 1b - SP C352dn
Type 2 - IM C300 Max.  50 000/jaarA4kleuren mfc30 pag/minType 2 - MP C307sp beveiligd
Type 3 - IM C2000 Max. 100 000/jaarA3kleuren mfc20 pag/minMP C2004exsp beveiligd
Type 4 - IM C3000 Max. 200 000/jaarA3kleuren mfc30 pag/minMP C3004exsp beveiligd
Type 5 - IM C4500 Max. 500 000/jaar A3kleuren mfc45 pag/minMP C4504exsp beveiligd
Type 6 - IM C5500 Max. 500 000/jaarA3kleuren mfc55 pag/minMP C5504exsp beveiligd


Let op:


Prijzen

Alle prijzen werden opgelijst in een Excel document beveiligd (prijzen per maand, exclusief btw).

Alle opties en mogelijke combinaties zijn terug te vinden in een apart document beveiligd (prijzen per maand, exclusief btw).
Let aub goed op de combinaties, niet alle opties kunnen met elkaar gecombineerd worden.

Extra opties kunnen achteraf bijbesteld worden via de SharePoint site. Belangrijk is wel dat nabestellingen extra kosten met zich meebrengen (verplaatsingskosten technieker, werkuren, ...) en per optie een nieuwe prijs (=(originele optieprijs * 72) / restduur contract) moet aangevraagd worden. Hou hier aub rekening mee.


Dienstverleningsniveau


TypeTechnieker ter plaatseToestel volledig operationeel
SLA Hoogbinnen de 4 werkurenVolgende werkdag
SLA Middenbinnen de 24 uurEinde 2de werkdag na melding incident
SLA Laagbinnen de 48 uurEinde 3de werkdag na melding incident

Hoe bestellen?

Nieuwe toestellen

Nieuwe toestellen kunnen voortaan worden aangevraagd via een aparte SharePoint site.

Alle mogelijke aanvragen (bv verhuis) dienen via deze aparte site te worden aangevraagd.


Stopzetten oud toestel

Vergeet niet uw oude toestel af te melden zodanig dat de ophaling kan geregeld worden en uw huurcontract kan worden afgesloten. Dit gebeurt niet automatisch bij het bestellen van een nieuw toestel.

U doet dit best nadat uw nieuw toestel operationeel is.

Staat uw bestaande copier niet in de lijst? Laat dit weten aan helpdesk met de vermelding van het merk, serienummer en UGent hostnaam aub.

Let wel: Dit geldt uitsluitend voor een toestel van een vorige raamcontract waarvan de huurperiode is afgelopen. Toestellen die nog onder contract zijn, kunnen enkel stopgezet worden mits het betalen van een boeteclausule.


Nietjes

Nabestelling van nietjes moeten rechtstreeks worden besteld via het Ricoh Portal (Handleiding beveiligd).

Nietjes worden steeds rechtstreeks gefactureerd.

Overzicht Verbruiksartikelen

Er zijn verschillende soorten nietjes. Het type nietjes is afhankelijk van de finishers waarmee een toestel is uitgerust.


Toners

Overzicht Verbruiksartikelen


Waste Bottle


Terugname toners en waste toners

Verpak het materiaal degelijk en stofvrij in in de plastic zak van het nieuwe exemplaar aub. Lege toners en waste toners mogen met de binnenpost verstuurd worden naar onderstaand adres (je kan hiervoor de doos van de nieuwe toner of waste toner gebruiken).

Containerpark De Sterre
Krijgslaan 281
9000 Gent


Hoe defecten melden?

Overzicht van soorten problemen en waar te melden. Tip: Deze fiche kan eventueel worden uitgehangen in de buurt van het toestel.

Hardware defecten kunnen rechtstreeks gemeld worden aan Ricoh via:

Verhuis toestel


Verbruiksrapport

Belangrijk: Als de contactpersonen wijzigen, geef dit dan zo snel mogelijk door via de Sharepoint site. De bestemmelingen voor het rapport worden dan zo snel mogelijk aangepast.


Veelgestelde vragen (FAQ)

Voor al uw financiële vragen over uw Ricoh toestel verwijzen we u graag door naar dfin:secretariaat.dfin@ugent.be
Aangemaakt: 14 februari 2023
Laatst gewijzigd: 14 februari 2023 10:08:25
U kan de contactpersonen van een Ricoh printer wijzingen op de sharepoint-pagina.
Let op, enkel contactpersonen van het toestel kunnen andere contactpersonen toewijzen aan het toestel.
Aangemaakt: 14 februari 2023
Laatst gewijzigd: 14 februari 2023 09:53:29
U kan opties bijbestellen voor uw Ricoh printer via de sharepoint-pagina.
Let op, enkel contactpersonen van het toestel kunnen opties bijbestellen.
 
Aangemaakt: 14 februari 2023
Laatst gewijzigd: 14 februari 2023 09:53:34
U kan een verhuis van uw Ricoh printer aanvragen via de sharepoint-pagina.
Let op, enkel contactpersonen van het toestel kunnen een verhuis aanvragen.
 
 
 
Aangemaakt: 14 februari 2023
Laatst gewijzigd: 14 februari 2023 09:53:40
We hebben verschillende handleidingen om de Ricoh printer toe te voegen aan uw toestel op onze helpdeskpagina.
Aangemaakt: 14 februari 2023
Laatst gewijzigd: 14 februari 2023 09:53:47

Inlichtingen

Technische vragen (ook over toners) of administratieve vragen (nieuwe bestellingen en aanrekeningen)? Contacteer de helpdesk.

Aangerekend op de foutieve budgetplaats of wil je de budgetplaats laten aanpassen mail dan naar secretariaat.dfin@ugent.be.