Op deze pagina verzamelen we alle info over het raamcontract dat de UGent afsloot met Ricoh voor de huur en onderhoud van multifunctionals en printers.
Je vindt hier zowel info over het gebruik van de printers als over het bestellen van toestellen en verbruiksmateriaal.

Info raamcontract

• De UGent sloot een raamcontract af met Ricoh voor de huur en onderhoud van multifunctionals (mfc) en printers.
• De huur- en verbruikskosten worden door de directie ICT 3-maandelijks verrekend via SAP.
• De huurkosten omvatten de levering, plaatsing en inwerkingstelling van de toestellen, een opleiding
  voor het gebruik van het toestel, de huurkosten, alle onderhouds-en herstellingskosten en het leveren van toners
  en waste toners.
• De verbruikskosten omvatten een clickprijs per afdruk. Nabestellingen van nietjes worden rechtstreeks afgerekend.
• De looptijd van het contract bedraagt 72 maanden.
• Alle toestellen zijn standaard uitgerust met een badgelezer. Aanmelden doe je met een UGent personeelskaart of met je persoonlijke pincode.
  Op die manier zijn printopdrachten strikt persoonlijk en beschikbaar op verschillende toestellen.

Hoe printen?

Handleidingen / procedures

• Toevoegen printer op macOS 
• Toevoegen printer op Ubuntu 
• Toevoegen printer op Intune Windows toestellen: Zie handleiding Intune toestellen.
• Toevoegen printer op Windows toestellen geconnecteerd met het UGent AD-domein: Zie handleiding toestellen in het AD-domein.
• Toevoegen printer op Windows buiten het UGent AD-domein: Zie handleiding toestellen buiten het AD-domein.
• Korte gebruikershandleiding toestel.
• Toevoegen printer type 1 

Follow me principe

• Alle Ricoh multifunctionals (behalve type 1 printers) volgen het follow me principe.
• Iedereen print naar eenzelfde gemeenschappelijke wachtrij. Er zijn 3 wachtrijen (Ricoh on ricohpr1, ricohpr2 en ricohpr3). Het maakt niet uit naar welke wachtrij u print.
• Aan de hand van de eigenaar van de printtaak, wordt deze verwerkt en verplaatst naar uw persoonlijke wachtrij - deze is niet zichtbaar voor de gebruiker.
• Uw persoonlijke wachtrij blijft 48 uur beschikbaar op de printservers (weekends tellen niet mee)
• Binnen de 48 uur kan u zich begeven naar een Ricoh toestel, aanmelden en uw opdrachten afdrukken. Dit is meteen ook de enige manier om uw persoonlijke wachtrij te consulteren.
• Aan de machine zelf kan u in laatste instantie uw printtaak wijzigen: U kan -indien gewenst- kleurenopdrachten forceren naar zwart-wit.

Delegatie

• In uitzonderlijke gevallen kan een bepaalde gebruiker ook rechten krijgen op de print wachtrij van een andere gebruiker.
• Hiervoor moet er dan een delegatie worden ingesteld (soort van proxy).
• Een delegatie kan worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar de helpdesk. De gebruiker die zijn wachtrij wil delen, moet in cc staan van deze mail en uitdrukkelijk zijn toestemming geven hiervoor.

Printen vanuit SAP

• MFC toestellen (type 2 tem 6)
• Printen vanuit SAP met uw personeelskaart kan indien u de RICOH printer instelt als standaard SAP printer.
• De RICOH printer is reeds beschikbaar binnen SAP en moet niet worden toegevoegd.
• Opgelet: De naam van de printer (RICOH) is hoofdlettergevoelig binnen SAP.
• Het instellen van een in SAP gedefinieerde standaard-printer kan gebeuren in SAP zelf via het menu:
• Systeem > Gebruikersgegevens > Gebruikersgegevens > Vaste waarden > Uitvoerapparaat:

Printen via Eduroam

Printen via Eduroam (wifi) is mogelijk, maar is afhankelijk van de Eduroam aanbieder.

1. Eduroam initieel geïnstalleerd aan de UGent met UGent account + client geconnecteerd op Eduroam binnen de UGent => kunnen printen.
2. Eduroam initieel geïnstalleerd aan de UGent + client geconnecteerd op Eduroam buiten de UGent (bv Eduroam HoGent) => kunnen niet printen.
3. Eduroam initieel niet geïnstalleerd aan de UGent (bv via account van een andere instelling) => kunnen niet printen.

In geval 2 & 3 moet je eventueel vpn openzetten. Clients geconnecteerd via vpn kunnen altijd printen.

Hoe aanmelden?

• Aanmelden kan meteen met uw personeelskaart. Er is geen registratie nodig.
• U kan ook aanmelden met een persoonlijke pincode. Deze pincode kan u op het toestel zelf consulteren (in het startscherm, naast het UGent logo, optie SLNXUserInfo).
• U kan ook steeds aanmelden met uw persoonlijke UGent userid en wachtwoord.
• Er kunnen meerdere kaarten worden geregistreerd. Elke kaart kan slechts aan 1 gebruiker worden gelinkt. Hiervoor is wel een registratie vereist.

Bezoekerskaarten

Voor bezoekers kunt u per afdeling één generieke scan- en kopiekaart aanvragen. U moet een geldig UGent e-mailadres doorgeven om deze kaart voor "scan to email" te kunnen gebruiken.

Medewerkers moeten steeds hun persoonlijke UGent kaart (personeelskaart) gebruiken.

Vraag de bezoekerskaart aan door de helpdesk te contacteren. Vermeld:

• Onderwerp: aanvraag bezoekerskaart Ricoh
• Verantwoordelijke/contactpersoon voor de kaart
• UGent e-mailadres voor de "scan to email" functie
• Postadres (voor binnenpost) voor het bezorgen van de kaart

Er wordt slechts 1 kaart uitgereikt per afdeling/printer. Het is de bedoeling dat de kaart ter plaatse blijft.
Bij diefstal of verlies neemt u zo snel mogelijk contact op met de helpdesk. De kaart wordt dan geblokkeerd.

Hoe scannen?

Op alle Ricoh toestellen met badgelezer zijn er standaard 2 mogelijkheden om te scannen en verzenden:

• My Email: Het gescande document wordt verstuurd naar uw persoonlijk e-mailadres.
• Er is een mail limiet van 10MB. Als uw ingescande bestand toch groter zou zijn, wordt deze automatisch afgeleid naar uw persoonlijke scanfolder.
• Folder: Het gescande document wordt verstuurd naar uw persoonlijke scan folder.
  • Voor Windows gebruikers in het UGent domein is deze standaard terug te vinden onder de S-schijf, folder scans.
  • Alle andere gebruikers (Mac, Linux, ...) kunnen deze folder bereiken via het volgende netwerkadres: \\aclfiler.ugent.be\scans\uwloginnaam
  • Gescande documenten blijven 24 uur beschikbaar in uw persoonlijke folder. Na 24u worden deze automatisch verwijderd.

Toestellen

Er zijn 7 verschillende types verkrijgbaar.

• 1 kleine zwart/wit printer voor beperkt gebruik
• 1 kleine kleuren printer voor beperkt gebruik (nieuw in aanbod vanaf september 2019 - geen scan of kopie functie)
• 1 kleinere multifunctional (tafelmodel) voor beperkt gebruik
• 4 grotere multifunctionals voor gemeenschappelijk gebruik

Alle multifunctionals (type 2 tot 6) worden standaard uitgerust met badgelezer en bijhorend follow me systeem.

Gelieve bij de keuze van uw toestel rekening te houden met onderstaande specificaties:

Toestel	Maximum afdrukken per jaar	A4/A3	Soort	Snelheid	Vorig Model
Type 1 - P 311	Max.  60 000/jaar	A4	zwart/wit printer		Type 1 - SP 3710dn
Type 1b - P C600	Max.  75 000/jaar	A4	kleuren printer		Type 1b - SP C352dn
Type 2 - IM C300	Max.  50 000/jaar	A4	kleuren mfc	30 pag/min	Type 2 - MP C307sp
Type 3 - IM C2000	Max. 100 000/jaar	A3	kleuren mfc	20 pag/min	MP C2004exsp
Type 4 - IM C3000	Max. 200 000/jaar	A3	kleuren mfc	30 pag/min	MP C3004exsp
Type 5 - IM C4500	Max. 500 000/jaar	A3	kleuren mfc	45 pag/min	MP C4504exsp
Type 6 - IM C5500	Max. 500 000/jaar	A3	kleuren mfc	55 pag/min	MP C5504exsp

Let op:

• Niet alle opties die worden vermeld in de specificaties zijn verkrijgbaar. Dit is de enige geldige optielijst .
• De 500 vel interne finisher wordt niet meer aangeboden op nieuwe toestellen.
• Een aantal modellen werden vervangen door nieuwere (gelijkaardige) modellen van een nieuwe generatie. De oude modellen worden nog ter informatie vermeld. Er wijzigt verder niets. (prijzen, handleidingen, ...)

Prijzen

Alle prijzen werden opgelijst in een Excel document  (prijzen per maand, exclusief btw).

Alle opties en mogelijke combinaties zijn terug te vinden in een apart document  (prijzen per maand, exclusief btw).
Let aub goed op de combinaties, niet alle opties kunnen met elkaar gecombineerd worden.

Extra opties kunnen achteraf bijbesteld worden via de SharePoint site. Belangrijk is wel dat nabestellingen extra kosten met zich meebrengen (verplaatsingskosten technieker, werkuren, ...) en per optie een nieuwe prijs (=(originele optieprijs * 72) / restduur contract) moet aangevraagd worden. Hou hier aub rekening mee.

Dienstverleningsniveau

• De multifunctionals zijn verkrijgbaar met verschillende dienstverleningsniveau's (of SLA).
• De interventietijd hangt af van het dienstverleningsniveau. Hoe korter de interventietijd, hoe hoger de maandelijkse huurprijs.
• Defecten kunnen steeds rechtstreeks gemeld worden bij Ricoh.

Hoe bestellen?

Nieuwe toestellen

Nieuwe toestellen kunnen voortaan worden aangevraagd via een aparte SharePoint site.

Alle mogelijke aanvragen (bv verhuis) dienen via deze aparte site te worden aangevraagd.

Stopzetten oud toestel

Vergeet niet uw oude toestel af te melden zodanig dat de ophaling kan geregeld worden en uw huurcontract kan worden afgesloten. Dit gebeurt niet automatisch bij het bestellen van een nieuw toestel.

U doet dit best nadat uw nieuw toestel operationeel is.

Staat uw bestaande copier niet in de lijst? Laat dit weten aan helpdesk met de vermelding van het merk, serienummer en UGent hostnaam aub.

Let wel: Dit geldt uitsluitend voor een toestel van een vorige raamcontract waarvan de huurperiode is afgelopen. Toestellen die nog onder contract zijn, kunnen enkel stopgezet worden mits het betalen van een boeteclausule.

Nietjes

Nabestelling van nietjes moeten rechtstreeks worden besteld via het Ricoh Portal (Handleiding ).

Nietjes worden steeds rechtstreeks gefactureerd.

Overzicht Verbruiksartikelen

Er zijn verschillende soorten nietjes. Het type nietjes is afhankelijk van de finishers waarmee een toestel is uitgerust.

• Type T: Zitten vooraan en dienen om gewone pakketjes te nieten.
• Type W: Zitten achteraan en dienen om te "zadelnieten" (op de rug van de boekjes).
• Aan de binnenkant van de deur van de finisher staat de procedure van vervanging.

Toners

• Bij elk nieuw toestel wordt een set reservetoners geleverd.
• Als er een toner (bijna) leeg is, wordt er automatisch een nieuwe geleverd door de leverancier.
  Geef bij elke wijziging van contactpersoon of locatie van de printer dit steeds onmiddellijk door via de SharePoint site.
  Anders kan de juiste en tijdige tonerlevering nooit worden gegarandeerd.
• Bij een te verwachten hoog volume (bv examenperiode) kan er uitzonderlijk een extra toner worden aangevraagd via het Ricoh Portal (Handleiding ).
• Zorg ervoor dat uw toestel ten allen tijde is ingeschakeld. Anders kan de machine niet worden uitgelezen en kan de automatische aanvulling worden verstoord.

Overzicht Verbruiksartikelen

Waste Bottle

• Moeten apart worden aangevraagd via het Ricoh Portal (Handleiding ).

Terugname toners en waste toners

Verpak het materiaal degelijk en stofvrij in in de plastic zak van het nieuwe exemplaar aub. Lege toners en waste toners mogen met de binnenpost verstuurd worden naar onderstaand adres (je kan hiervoor de doos van de nieuwe toner of waste toner gebruiken).

Containerpark De Sterre
Krijgslaan 281
9000 Gent

Hoe defecten melden?

Overzicht van soorten problemen en waar te melden. Tip: Deze fiche kan eventueel worden uitgehangen in de buurt van het toestel.

• Website: Portal Ricoh
  De eerste maal moet u zich registreren. Handleiding 

Verhuis toestel

• De verhuis van een toestel kan u aanvragen via de SharePoint site.
• Verhuizen dienen minimum 14 dagen op voorhand aangevraagd te worden.
• In sommige gevallen zal de verhuis worden uitgevoerd door de logistieke partner van Ricoh. Hieraan is een kostprijs verbonden.

Verbruiksrapport

• Maandelijks ontvangen de contactpersonen van de machine in kwestie een verbruiksrapport via e-mail.
• Dit rapport vermeldt per gebruiker, het gecumuleerd verbruik van de voorgaande maand. Opgesplitst in totaal aantal pagina's, aantal kleur, ... .
• Alle click prijzen worden bijgehouden in het systeem. De prijzen in het verbruiksrapport zijn correct.
• Dit rapport vermeldt nooit details over de afgedrukte documenten (privacy).
• Legende van het verbruiksrapport:
  • kolom B: het totaal aantal geprinte pagina's (kopie en print en scan)
  • kolom E: het totaal aantal gekopieerde pagina's (= F + G)
  • kolom H: het aantal dubbelzijdige gekopieerde pagina's van kolom E
  • kolom I: het totaal aantal geprinte pagina's (= J + K)
  • kolom L: het aantal dubbelzijdige geprinte pagina's van kolom I
  • kolom M: het totaal aantal kleurenpagina's (kopie en print en scan)
  • kolom N: het totaal aantal zwart/witpagina's (kopie en print en scan)
  • kolom O: het aantal A3-pagina's van kolom

Belangrijk: Als de contactpersonen wijzigen, geef dit dan zo snel mogelijk door via de Sharepoint site. De bestemmelingen voor het rapport worden dan zo snel mogelijk aangepast.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Inlichtingen

Technische vragen (ook over toners) of administratieve vragen (nieuwe bestellingen en aanrekeningen)? Contacteer de helpdesk.

Aangerekend op de foutieve budgetplaats of wil je de budgetplaats laten aanpassen mail dan naar secretariaat.dfin@ugent.be.