DICT Helpdesk

    Home > Telefonie > Xpressions
Instellen en gebruik van de telefonische antwoordservice

Telefonie

Instellen en gebruik van de telefonische antwoordservice

Stap 1: Antwoordservice opstarten

Het gebruik van de persoonlijke antwoordservice kan enkel nadat het door DICT werd opgestart op de server. Stuur uw aanvraag via e-mail naar teladmin@UGent.be.Vermeld in uw mail:

Van zodra u antwoord krijgt dat de antwoordservice werd opgestart, kan u verdergaan met stap 2.

Stap 2: Pincode instellen

Om gebruik te maken van de antwoordservice, dient u eenmalig een pincode te kiezen. Dit kan enkel via de telefoon.

  1. Bel naar (+32 9 33) 10017.
  2. Geef uw intern telefoonnummer op, gevolgd door een #. Indien u vanaf uw intern telefoonnummer belt, kan u ook direct # intikken.
  3. Geef de pincode in die je ontvangen hebt na je aanvraag via teladmin.
  4. U wordt gevraagd om een nieuwe pincode op te geven. Kies een pincode van minstens 6 cijfers.

Eenmaal u de pincode hebt ingesteld, kan u de standaardinstellingen aanpassen via de webinterface.

Stap 3: Standaardinstellingen aanpassen

Voor nieuwe gebruikers werd een standaard profiel ingesteld. Daarbij werden een aantal Nederlandstalige teksten ingesproken. Zodra u gebruik maakt van de antwoordservice (zie doorschakelen naar de antwoordservice) krijgen uw correspondenten tijdens de kantooruren (8u30-17u01) onderstaande tekst te horen:

"Je correspondent is momenteel niet bereikbaar. Wil je een berichtje laten, spreek dan na de toon. Je wordt zo snel mogelijk gecontacteerd".

Buiten deze kantooruren en tijdens het weekend wordt dat:

"Je correspondent is bereikbaar tijdens de kantooruren. Wil je een berichtje laten, spreek dan na de toon".

Wenst u deze standaardteksten (met vrouwelijke stem) te gebruiken, dan kan u onmiddellijk doorgaan naar stap 4. Wenst u deze teksten liever niet te gebruiken, een mannelijke stem in te stellen, een eigen tekst in te spreken of een ander tijdprofiel in te stellen, dan kan u dit uiteraard doen. Zie hiervoor het voorbeeld onder stap 6: Personaliseren via de webinterface (optioneel).

Stap 4: Testen van de antwoordservice

Gaat u akkoord met de standaardinstellingen of heeft u aan de hand van de instructies onder stap 6 de nodige teksten ingesproken, dan kan u vooraf controleren of alles naar wens is.

Vanaf een binnenlijn: bel 16 gevolgd door uw nummer (4 of 5 cijfers). Niet voor UZ!

U komt op uw antwoordservice terecht en hoort wat uw correspondenten te horen zullen krijgen. Let op: uw antwoordservice is nog niet geactiveerd.

Vanaf een buitenlijn

  1. bel +32 9 33 10017
  2. geef uw extensie op, gevolgd door een #
  3. Bevestig nogmaals met een #.

U komt op uw antwoordservice terecht en hoort wat uw correspondenten te horen zullen krijgen. Let op: uw antwoordservice is nog niet geactiveerd.

Stap 5: Gebruik van de Service

A. Doorschakelen

Bent u tevreden over de instellingen die u deed, dan kunt u de antwoordservice activeren. U kiest voor 1 of meerdere van onderstaande opties.

  1. Vertraagd doorschakelen: als u na 25 seconden uw telefoon niet beantwoordde, krijgen uw correspondenten uw antwoordservice aan de lijn. Vertraagd doorschakelen dient u aan te vragen via e-mail. Vermeld uw eigen nummer.
  2. De doorschakeling manueel activeren. U kan op elk moment de doorschakeling activeren, zodat uw correspondenten rechtstreeks, zonder wachttijd, op uw antwoordservice terechtkomen. Toets op uw telefoontoestel volgende combinatie in: * 2 16 gevolgd door uw nummer (4 of 5 cijfers)#. Vanaf dan komen uw correspondenten op uw antwoordservice terecht. Deze doorschakeling uitschakelen, doet u op uw telefoontoestel via #2. U bent dan weer gewoon telefonisch bereikbaar.
    U kan de doorschakeling ook activeren via de webinterface, als u dit bijvoorbeeld van thuis wilt instellen.
    • Surf naar https://xpress.UGent.be/ en geef bij "Gebruiker" uw telefoonnummer op.
      Gebruik uw persoonlijke pincode, die u in stap 2 instelde, als wachtwoord.
      Let op: in de url MOET https staan! Via http gaat het wachtwoord leesbaar over het net. Dit wordt niet toegestaan.
    • Kies in het menu voor "Voicemail instellingen" - "Doorschakelen naar".
    • Geef 16 gevolgd door uw nummer (4 of 5 cijfers) op.

    Om de doorschakeling naar uw antwoordservice af te zetten kiest u "Doorschakelen uitgeschakeld".

  3. Doorschakelen bij bezet: aan uw correspondenten wordt gevraagd om 1 of 2 in te toetsen om te horen of de lijn terug vrij is. Doorschakelen bij bezet dient u aan te vragen via e-mail.

U kan bovenstaande opties ook combineren.

B. Beluisteren

De ingesproken berichten van uw correspondenten worden als bijlage in een e-mail doorgestuurd naar uw UGent e-mailadres. De bijlage is een .wav-bestand dat u kan beluisteren.

De afzender van de voicemail-berichten is het e-mailadres van de correspondent als het een geregistreerde gebruiker van de telefonische antwoordservice betreft. In de andere gevallen is de afzender VOICE/telnummer@xpress.UGent.be. Een antwoord (reply) sturen op deze laatste kan voorlopig niet.

In uw mailbox blijven de e-mails staan tot u ze verwijdert. Het wissen van een e-mail met een .wav-bestand als bijlage, verwijdert het telefonisch beluisterbare bericht niet.

Heeft u geen toegang tot u mailbox, dan kan u uw berichten ook telefonisch beluisteren.

De berichten die u telefonisch kan beluisteren, worden maar een beperkte tijd (momenteel een week) behouden. Het telefonisch wissen van een bericht verwijdert het bericht in uw mailbox niet.

C. Alles op een rijtje


Doorschakelen naar:       op je telefoon via * 2 16 (4 laatste cijfers eigen nummer)# aanzetten en via #2 afzetten
                          via de webinterface https://xpress.UGent.be/ 16 gevolgd door 4 laatste cijfers eigen nr
Berichten beluisteren:    (+32 9 33) 10017
Beluisteren kan niet vanaf buitenlijn, tenzij de forward naar je antwoordapparaat actief staat. Dan bel je gewoon je eigen nummer.
Testen via: binnenlijn: 16 gevolgd door uw nummer (4 of 5 cijfers)#
Wijzigingen aanbrengen via: https://xpress.UGent.be/

Stap 6: Personaliseren via de webinterface (optioneel)

U kan via de webinterface de ingesproken (standaard) teksten wijzigen of een ander tijdprofiel instellen. Hoe dit moet, wordt uitgelegd aan de hand van volgende voorbeeldsituatie:

Ik wil een service die tijdens de kantooruren de kans biedt om door te schakelen naar een collega, maar waarop eventueel ook een boodschap kan achtergelaten worden. Buiten de kantooruren, wil ik dat er enkel een berichtje kan worden achtergelaten. Tijdens de weekends wil ik de correspondent vragen om tijdens de week terug te bellen. Er is dan geen mogelijkheid om een bericht in te spreken.

  1. Ik surf naar https://xpress.UGent.be/ en geef bij "Gebruiker" mij telefoonnummer op.
    Ik gebruik mijn persoonlijke pincode, die ik in stap 2 instelde, als wachtwoord.
    Let op: in de url staat https! Via http gaat het wachtwoord leesbaar over het net. Dit wordt niet toegestaan.

    login

    Eenmaal ingelogd kan ik mijn persoonlijke instellingen aanpassen.

  2. Ingesproken (standaard) teksten wijzigen

    • Naam inspreken, via Opnamen - Aanmaken - Persoonlijke Meldtekst met naam.
      Met Browse kan ik een .wav-file selecteren op mijn harde schijf. Ik kan ook een opname doen via de telefoon, via "Opname meteen activeren (via telefoon)". Ik word dan opgebeld en met behulp van de webinterface kan ik een tekst inspreken.
    • Persoonlijke meldteksten inspreken.
      Ik spreek op dezelfde manier mijn persoonlijke meldteksten in. Dit zijn de teksten die ik kan gebruiken voor mijn antwoordapparaat, via het tijdprofiel. Ze krijgen een volgnummer.
      • Tekst 1: "Ik ben er niet, maar als je 1 drukt, word je doorgeschakeld naar mijn collega. Wil je me een voiceberichtje laten, dan kan dat door een bericht in te spreken na de biep..."
      • Tekst 2: "Ik ben er niet, maar je kan me een voiceberichtje laten door een bericht in te spreken na de biep..."
      • Tekst 3: "Tijdens het weekend ben ik afwezig! Tijdens de week kan je me wel bereiken."


    Belangrijk: indien u een tekst inspreekt, waarbij de correspondenten een nummer moeten kiezen, laat dan een stilte achter uw opname en herhaal dezelfde tekst nogmaals, zodat uw correspondenten de kans krijgen om een keuze uit het menu te maken. Na de ingesproken tekst start de opname van een voice bericht en kunnen uw correspondenten geen keuze meer maken.
    Wilt u dat uw correspondenten via het menu de opname van een voice bericht direct kunnen starten, dan kan u "begroeting overslaan" op een van de toetsen instellen. Door dit nummer te kiezen, start de opname van het voice bericht onmiddellijk.

  3. Een tijdprofiel instellen.

    • Eerst stel ik de kantooruren in: binnen deze uren kan ik naar een collega laten doorschakelen.
    • Daarna stel ik in dat er tijdens het weekend geen bericht kan worden achtergelaten. ("Berichtopname niet toegestaan")
    • Vervolgens selecteer ik de verschillende tekstjes voor de verschillende tijdstippen. Het is mogelijk om een onderscheid maken tussen oproepen van een intern nummer en oproepen van een buitenlijn, maar daar kies ik nu niet voor: ik stel "interne oproep" en "externe oproep" op dezelfde manier in.
      "Alternatieve meldtekst" vervangt beide, maar is minder duidelijk indien u later toch een onderscheid wilt invoeren tussen een interne en externe oproep.

    Mijn tijdprofiel:

    tijdprofiel

    Nu moet ik nog instellen naar welke nummers ik wil laten doorschakelen. In het toegangsmenu bij "Externe oproep" en bij "Interne oproep", koppel ik telefoontoets 1 aan het telefoonnummer van mijn collega. In het toegangsmenu bij "Meldtekst buiten de kantooruren" laat ik de standaardinstelling staan: telefoontoets 1 zorgt ervoor dat de begroeting wordt overgeslaan. Er kan dan direct een bericht ingesproken worden.

    toegangsmenu

    4. U kan ook gebruik maken van de opties "telefoonvervanger" of "nummer mobiele telefoon". Zie opmerkingen onderaan deze tekst.

Opmerkingen en extra's

A. Beperkingen van het gebruik van de antwoordservice

Doorschakelen kan standaard enkel naar UGent interne nummers, zoals het secretariaat van uw dienst of een collega. Wenst u naar een extern nummer door te schakelen, stuur dan uw aanvraag via e-mail naar teladmin@UGent.be.laat, zodat we dit voor u kunnen activeren. Houd er wel rekening mee dat elke oproep die doorgeschakeld wordt naar uw GSM ook aangerekend zal worden op het nummer van de vaste telefoon en dat u op uw GSM als oproeper het nummer vanwaar er doorgeschakeld werd (dus uw vast nummer binnen UGent) te zien krijgt. Het telefoonnummer van de eigenlijke correspondent kan (voorlopig) niet correct meegegeven worden. We hopen dit in de nabije toekomst te kunnen verhelpen.

B. Gebruik van de Webinterface

Via de webinterface heeft u toegang tot een aantal opties. We overlopen hier nog even kort de verschillende menu's en de bedoeling van een aantal instellingen. Meer informatie over de verschillende menu's en opties vindt u terug in de contextgevoelige Help functie die u bovenaan de webpagina vindt.