Veelgestelde vragen over e-mail (FAQ)
Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.
Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.
Richtlijnen:
- Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
- Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
- Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
- Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
- Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
- Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen. Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
- Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
- Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO-waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
- Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
- Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-maildomain. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/
Tools:
Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:
(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)rev. 20230215
Bij bv. einde contract of studieperiode kan het gewenst zijn om je e-mail op te slaan voor later gebruik in een andere e-mail toepassing.
Volg de instructies van Microsoft om je e-mail te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in Outlook.
Het aangemaakte privé e-mailadres kun je dan invoeren in SAP, lees de FAQ daarover.
Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.
Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.
Gekende e-mailproviders zijn:- Proton (Zwitzerland) - zie How to create a free email account | Proton
https://proton.me/support/nl/create-a-free-email-account-address - Google (VS) - zie Een Gmail-account maken - Gmail Help
https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=nl - Microsoft (VS) - zie Hoe u een nieuw Microsoft-account moet maken - Microsoft Ondersteuning
https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/hoe-u-een-nieuw-microsoft-account-moet-maken-a84675c3-3e9e-17cf-2911-3d56b15c0aaf
Nota bene: de teksten waar we naar verwijzen kunnen veranderen, we hebben daar geen invloed op.
English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640
- Open de Outlook client op de desktop
- Selecteer "Bestand"
- Selecteer "Accountinstellingen" (2x)
- Selecteer je UGent e-mail profiel
- Selecteer "Wijzigen" op het tabblad E-mail
- Zet in het volgende scherm de schuifschakelaar op het maximum
- Selecteer "Volgende"
- Selecteer "Gereed"
- Herstart de Outlook desktop client
Als je veel oudere e-mail hebt, dan zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.
- Open je e-mail in https://outlook.office.com/mail
- Klik op het 3-puntjes menu (ook gekend als meatballs / falafel menu).
- Kies de optie Save om de e-mail te bewaren als eml bestand.
Save mail as eml file - Stuur een e-mail naar spam@ugent.be met het eml bestand in bijlage.
In de Outlook client op Windows
- Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Gedeelde-postvakken.aspx voor medewerkers
- Zie https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/sharedmailbox voor studentenverenigingen
In de Outlook client op Mac
In de standaard Mail-client van macOS (Mail) is het niet mogelijk om gedeelde mailboxen toe te voegen. Gebruik daarom de Outlook-client voor gedeelde mailboxen.
- Kies "Voorkeuren..." uit het "Outlook" menu
- Kies "Accounts"
- Kies "Gedeelde postvak openen..." met het + menu links onderaan
- Geef in het zoekveld in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van je gedeelde mailbox in
- Kies "Toevoegen"
De gedeelde mailbox is nu zichtbaar in de accounts-kolom links.
In Thunderbird
- Zorg ervoor dat je persoonlijke UGent-mailaccount reeds ingesteld staat in Thunderbird
- Kies "E-mailaccount toevoegen" uit het menu "Accountacties"
- Vul in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van de gedeelde mailbox in
- Kies "Handmatig configureren" :
- Kies in het daarop volgende scherm "Uitgebreide configuratie" :
- Er wordt gevraagd om de uitgebreide configuratie te bevestigen, klik op "OK"
- Vul bij "Servernaam" outlook.office365.com (poort: 993) in:
- Selecteer onder "Beveiligingsinstellingen":
- SSL/TS bij "Verbindingsinstellingen"
- OAuth2 bij "Authenticatiemethode"
- Kies in de linker navigatiekolom "Uitgaande server (SMTP)" :
- In dit scherm werd een nieuwe uitgaande server toegevoegd met het emailadres van de gedeelde mailbox. Selecteer die uitgaande server en kies "Verwijderen".
Controleer de volgende zaken:
- Jouw spam/junk folder: misschien is de e-mail daar terechtgekomen?
- Controleer deze folder via https://outlook.office.com/mail/junkemail
- Jouw mailboxregels: controleer of je geen regels hebt ingesteld die e-mails van deze afzender automatisch verwijderen of verplaatsen.
- In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > E-mail > Regels
- In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Bestand > Regels en waarschuwingen beheren
- Jouw junk e-mail instellingen: controleer of de afzender niet onbedoeld op de lijst met geblokkeerde afzenders staat en voeg deze afzender toe aan de lijst van veilige afzenders (zie screenshot).
- In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > Email > Ongewenste e-mail
- In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Start > Ongewenste e-mail > Opties voor ongewenste e-mail
Vind je de e-mail nog altijd niet na bovenstaande informatie, geef dan in een nieuwe reactie zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.
De UGent mail servers laten e-mails tot 25 MB door. Het wordt echter niet aangeraden om e-mails van dergelijke omvang te versturen. Hou de omvang van een e-mail zo klein mogelijk te houden (bv. door het te comprimeren tot een zip-bestand) of om het bestand op een andere manier ter beschikking te stellen.