In mei vorig jaar kreeg DICT groen licht om een aanbestedingsprocedure te starten voor het inzetten van een Software as a Service (SaaS) platform voor digitale handtekeningen. Door gebruik te maken van een digitaal handtekenplatform krijgen (complexe) ondertekenprocessen vaak een kortere doorlooptijd, worden ze goedkoper (geen verzendkosten) en duurzamer (minder papier).

UGent werkt hiervoor samen met softwareleverancier Connective, een van de grotere spelers op de markt die met onder meer Digipolis en Fednot mooie referenties kan voorleggen. DICT neemt bij Connective een prepaid pakket af van digitale handtekeningen, waarbij er per geplaatste handtekening betaald wordt.

Automatisch en gestructureerd

Vandaag kan je bij UGent al digitaal ondertekenen via toepassingen zoals Foxit PhantomPDF of Adobe Reader. Waarom dan nog een SaaS-platform als Connective?

Connective doet meer dan het louter opladen van de digitale handtekening. De kracht van het platform schuilt in de mogelijkheid om het proces in een flow te structureren en te automatiseren. Dit zorgt ervoor dat het beheren van het ondertekeningsproces eenvoudiger wordt en de werklast vermindert. Zo zal de softwaretoepassing automatisch een herinneringsmail versturen en kan de beheerder de status makkelijk opvolgen.

Medewerkers die toegang hebben tot het documentenportaal kunnen een document opladen en een handtekenveld plaatsen. Per handtekenveld kan worden aangeduid wie moet ondertekenen, in welke volgorde (parallel of sequentieel) en welk type handtekening vereist is. We onderscheiden er drie:

• Gewone elektronische handtekening: een eenvoudig authenticatiemiddel dat wordt aanvaard als bewijsmiddel, maar dat niet noodzakelijk dezelfde juridische waarde heeft als een geschreven handtekening (bv. een ingescande handtekening in een pdf-document).
• Geavanceerde elektronische handtekening: op unieke wijze verbonden aan de ondertekenaar, met hogere bewijswaarde dan de gewone elektronische handtekening, maar ook niet noodzakelijk gelijkgesteld met een geschreven handtekening (bv. handtekening met SMS-One Time Password of mail-OTP).
• Gekwalificeerde elektronische handtekening: gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Deze handtekening wordt altijd gelijkgesteld met een geschreven handtekening (bv: handtekening op basis van eID of met itsme®).

Afhankelijk van het document kiest de gebruiker het type handtekening. De Directie Bestuurszaken (DBZ) stelt hiervoor een beslissingsleidraad op, zodat de ondertekenprocessen afgetoetst kunnen worden: welke type digitale handtekening wordt vereist, of is een handtekening eigenlijk niet meer noodzakelijk? Voor bepaalde processen kan een vinkje ter goedkeuring bijvoorbeeld volstaan.

Standalone of geïntegreerd

Connective kan gebruikt worden als standalone oplossing, maar zal ook worden geïntegreerd in andere toepassingen. De Directie Onderzoeksaangelegenheden (DOZA) zal hier als eerste gebruik van maken voor de contracten van TechTransfer die beheerd worden in het contractbeheersysteem MyTT (Connect). Connective doet zelf geen ontwikkeling of integratietrajecten, maar stelt een uitgebreide API ter beschikking, zodat softwareleveranciers zelf het systeem kunnen koppelen aan hun software. Dit is ook het geval bij MyTT, waar de ontwikkelaar de implementatie uitvoert.

MyTT is de piloot voor de integratie met Connective. Na evaluatie is het de bedoeling om ook andere integraties op te zetten, zodat de eindgebruikers vanuit hun vertrouwde toepassing gebruik kunnen maken van het digitaal ondertekenplatform. DBZ is in dit kader bezig met een inventarisatieoefening en gaat samen met DICT bij de verschillende directies en faculteiten langs om de software voor te stellen en de integraties te prioriteren. Daarbij zal DBZ ook rekening houden met de pijnpunten die in UGent Verlicht naar boven kwamen.

Vervolgstappen

In april en mei loopt een pilootproject met een beperkte groep gebruikers, maar daarna zal de toepassing opengesteld worden voor een breder publiek. Medewerkers die gebruik willen maken van Connective zullen terecht kunnen op een SharePoint-portaal om toegang tot de toepassing aan te vragen. Op het portaal zullen zij ook de beslissingsleidraad en algemene richtlijnen terugvinden. Een aanvraag om de toepassing te gebruiken is enkel nodig als je als ‘initiator’ documenten wil opladen ter ondertekening. Inloggen doe je via single sign-on.

Wanneer gewoon gevraagd wordt om een document te ondertekenen, is de software voor iedereen vrij toegankelijk via een persoonlijke url die je naar het te ondertekenen document leidt. Dit geldt ook voor externen, die op deze manier gemakkelijk het platform kunnen gebruiken om hun handtekening te zetten op een document dat geïnitieerd werd door de UGent.

Het digitaal ondertekenplatform is zeer gebruikersvriendelijk, wat maakt dat er geen lange opleiding nodig is. DICT zal basis trainingsmateriaal ter beschikking stellen. Op basis van de POC-opstelling zal beslist worden of er extra trainingsmateriaal nodig is. Bredere communicatie volgt ook pas in juni, na afloop van de pilootprojecten.

Ben je vandaag al nieuwsgierig naar hoe de Connective-oplossing eruitziet? Bekijk dan het 2-minuten YouTube-filmpje.

Meer informatie? Contacteer Lien De Groote, projectleider.