Naar aanleiding van de interne verkiezingen voor de studenten en het AAP (Assisterend Academisch Personeel) vorig jaar, werd in het UGent Geïntegreerd Beleidsinformatiesysteem (UGI) een toepassing gemaakt waarin het Secretariaat van de RvB de praktische uitwerking van de verkiezingsreglementen als parameters ingeeft. UGI krijgt via SAP PO dagelijks de gegevens van zowel studenten (OASIS) als medewerkers (SAP) doorgestuurd. Met de hulp van LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) worden personen uniek geïdentificeerd, zodat medewerkers die ook als student zijn geregistreerd niet als twee verschillende personen worden beschouwd. Zo kan het Secretariaat van de RvB gemakkelijk de kiezerslijst samenstellen.

Stemgerechtigd: doe een snelle check!

In de eerste fase van de verkiezingen kan iedereen checken of zij/hij stemgerechtigd is. Vroeger werden hiervoor ellenlange PDF’s op het portaal gepubliceerd. Dit was niet efficiënt en bood weinig bescherming op het vlak van privacy. Voortaan kunnen jij en jouw collega’s daarom op de ‘UGent kiest’-portaalpagina nagaan of je al dan niet stemgerechtigd bent. Op het moment dat je dit opvraagt komt het portaal met jouw gebruikersnaam bij UGI ‘aankloppen’ en krijg je onmiddellijk het resultaat te zien.

Tijdens het volledige verkiezingsproces garandeert DICT dat de accounts van medewerkers en studenten die op de kiezerslijst staan, actief blijven. Ook indien medewerkers intussen uit dienst gaan of studenten hun studies stopzetten. UGI stuurt dagelijks de kiezerslijst door via statie waar ze door het Data & applicatieservices (DAS) team van DICT worden opgepikt en verwerkt in de LDAP.

Voor de stemming zelf doen we een beroep op Polyas, een bedrijf gespecialiseerd in online stemming. Het secretariaat van de RvB uploadt de lijst met kiezers en de verkiezing(en) waarvoor ze mogen stemmen en de kandidaten waarvoor gestemd kan worden. Via het ‘UGent kiest’-portaal word je onmiddellijk doorverwezen naar het stemformulier.

Een mooi voorbeeld van samenwerking over teams heen binnen onze directie!

Vragen of opmerkingen rond dit bericht? Contacteer ons via ugi@ugent.be