Tijdens de laatste ICT-commissie werden een rits van projecten goedgekeurd. We geven je graag een beknopt overzicht:

• De migratie van medewerkersmail naar Office 365 (Exchange Online): sinds 2018 zijn alle studentenmailboxen beschikbaar in Exchange Online, maar de mailboxen van de medewerkers zijn nog grotendeels on-premise (en dus niet online). Dit zorgt soms voor moeilijkheden bij het delen van agenda's vb. raadplegen of een collega beschikbaar is. Door om te schakelen naar de onlineversie van Microsofts mailbox komen er ook extra toepassingen beschikbaar, zoals To Do, FindTime en Bookings. Bovendien is Multi-factor authenticatie (MFA) ook standaard voorzien voor Office 365. De omschakeling naar een online mailbox voor iedereen maakt het ook eenvoudiger voor DICT om het geheel te beheren.
• Aanbesteding inrichting vergaderzalen voor hybride vergaderen: nu medewerkers geleidelijk aan terug meer vanop de campus zullen werken, maar ook het thuiswerk goed ingeburgerd blijft, zal er een andere vergaderaanpak nodig zijn. Om aan de noden tegemoet te komen van zowel de collega's die online als de collega's die op de campus willen vergaderen, start DICT een aanbestedingsprocedure op voor hybride vergaderruimtes. Tegelijk zal er gestreefd worden naar een uniforme uitrusting van de vergaderzalen. De Europese aanbesteding voor de aankoop, installatie en onderhoud van vergaderinfrastructuur heeft een looptijd van 4 jaar en zal in september 2021 worden gegund.
• Automatisering van de verwerking van onkostennota's
: de financiële processen (aankoop, verkoop, projecten, logistiek) zijn de voorbije jaren één voor één herbekeken, geautomatiseerd en gebruikersvriendelijk gemaakt. Het laatste grote proces dat zal aangepakt worden zijn de onkostennota's. Het gaat om +/- 45.000 onkostennota's die voortaan eenvormig gedigitaliseerd en geïntegreerd worden met SAP, met automatische workflows. Dit laatste heeft als voordeel dat iedereen op elk moment weet wat de situatie is en welke actie moet worden uitgevoerd. De ICT-commissie keurde de keuze voor SAP/Concur goed als tool voor de verwerking van de onkostennota's, met Flexso als implementatiepartner. Het 'eON'-project gaat van start begin augustus en wordt tussentijds geëvalueerd na 3 maanden. Verwachte go-live is op 1 maart 2022.
• Zoom-contract met één jaar verlengd: vandaag telt de UGent 46.395 Zoom-gebruikers. De collaboratietool wordt voornamelijk gebruikt bij interactieve sessies voor grote groepen en is gemakkelijk te integreren vanuit Ufora-cursussen.
• Opstart en uitrol van een online donatiemodule en een online Peer-to-Peerplatform: het hoofddoel daarbij is het online schenken aan de UGent en het opstarten van Peer-to-Peer initiatieven te vergemakkelijken. Als eerste zal de website van het fonds Marleen Temmerman naar het Peer-2-Peerplatform migreren. Het project start vanaf september.
• Verder werd ook groen licht gegeven voor de aanbesteding van de aankoop van een online stemsysteem en wordt het gebruik van Proctorio, een systeem om de integriteit bij online examens te garanderen, voortgezet.