Qualtrics bestaat al sinds 2002 als onafhankelijke tool voor bevragingen en werd in januari 2019 overgenomen door SAP. Het is een online platform waarmee gebruikers vragenlijsten kunnen opstellen en onderzoeksenquêtes kunnen uitvoeren.

Ook binnen de Universiteit Gent werd Qualtrics al gebruikt om bevragingen uit te sturen, naast vele andere tools. Het veelvoud aan bevragingstools maakte het onmogelijk om centrale ondersteuning te bieden en kennis uit te bouwen, bracht extra kosten met zich mee en verhoogde het risico op dataverlies of inbreuken op de privacy. In de voorbije jaren werd dan ook duidelijk dat er nood was aan één goed ondersteunde bevragingstool die universiteitsbreed ingezet kon worden, zowel voor onderzoeksenquêtes als voor bevragingen omtrent onderwijs.

De grote gedragenheid binnen de onderzoeks- en onderwijswereld voor Qualtrics als 'de beste tool op de markt' was dan ook de reden om binnen de ICT-Commissie en ICT-Gebruikerscommissie een positief advies te geven voor het opstarten van exclusieve onderhandelingen met Qualtrics. Die onderhandelingen leidden recent tot een doorbraak:

1. Er is een onbeperkte campus agreement afgesloten met Qualtrics voor alle bevragingen door UGent-medewerkers en studenten in het kader van onderzoek.
2. Voor bevragingen in het kader van onderwijs is er een licentie aangekocht, goed voor verschillende bevragingen met een totaal aantal antwoorden van 50.000. Dit pakket kan indien nodig ook uitgebreid worden.

Het SaaS-contract met Qualtrics heeft een looptijd van 5 jaar en zal onderzoekers toelaten bevragingen van hoge kwaliteit op te stellen en op een veilige manier met (gevoelige) data om te gaan.

Het centrale Qualtrics-platform wordt momenteel opgezet. Eerstdaags zal dit bekendgemaakt worden. De bestaande 'brand administrators' worden apart aangeschreven voor mogelijke omzetting van hun onderzoek naar het nieuwe platform.