In januari ging het project ‘AVG Register’ aan de UGent van start. Het projectteam staat in voor het creëren en aanbieden van passende tools om de verplichting tot het bijhouden van een register voor het verwerken van persoonsgegevens na te kunnen leven. Ook doelgerichte communicatie en begeleiding voor degenen die het register zullen invullen, maakt deel uit van het project. De Data Protection Officer (DPO) van de UGent, DICT en DOZA werken nauw samen om het AVG Register succesvol te implementeren.

Parallel met dit project inventariseert DICT momenteel alle IT-toepassingen die aan de UGent worden gebruikt. Dit slaat zowel op centraal ondersteunende IT-toepassingen, als IT-toepassingen die decentraal worden beheerd. De inventarislijst bevat op dit ogenblik al bijna 200 toepassingen. Belangrijk om weten is dat per toepassing een Toepassingseigenaar wordt aangesteld. Dit is degene die het doel en de middelen bepaalt voor een IT-toepassing (zoals gedefinieerd in de Generieke Gedragscode voor verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijk informatie). De toepassingseigenaars zijn verantwoordelijk voor het correct invullen van het AVG register voor de toepassingen onder hun bevoegdheid. Er wordt wel voorzien dat zij het invulwerk kunnen delegeren aan een of meerdere medewerkers.

Om het AVG Register in te vullen, schuift de UGent twee tools naar voren:

1. SharePoint: bevat een invulsite specifiek ontwikkeld voor alle administratieve verwerkingen van persoonsgegevens. In eerste instantie zullen enkel toepassingseigenaars toegang krijgen tot deze invultool.
2. DMPOnline: heeft een ingebedde invultool specifiek voor alle onderzoeksactiviteiten die persoonsgegevens verwerken. De (hoofd-)onderzoeker(s) zal voor elk onderzoeksproject dat persoonsgegevens verwerkt een zogenaamd ‘GDPR record’ moeten invullen.

In beide invultools dienen zowel bestaande als nieuwe verwerkingsactiviteiten te worden geregistreerd. Dit zowel voor verwerkingsactiviteiten die rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de UGent vallen als voor verwerkingsactiviteiten die in opdracht van derden worden verricht.

Het is de bedoeling om in de komende maanden het overgrote deel van alle verwerkingen van persoonsgegevens te registeren, zodat de UGent tegen het zomerreces over een degelijk AVG register beschikt.

Heb je inhoudelijke vragen over het AVG Register en de verwerking van persoonsgegevens, dan kan je terecht bij de Data Protection Officer van de UGent: Hanne Elsen.

Voor technische vragen over de invulsites kan je contact opnemen met de helpdesk.