Wat?

OneDrive for Business is een online opslagruimte waarop je bestanden kan bewaren. De bestanden zijn toegankelijk vanop verschillende toestellen, zoals PC's, tablets of smartphones, en vanaf eender welke locatie. Deze bestanden kunnen gesynchroniseerd worden met een lokale map. Het is ook mogelijk om documenten te delen met anderen en samen met collega's of medestudenten aan eenzelfde document te werken.
Elke medewerker en student van de UGent beschikt over een eigen OneDrive for Business met 1 TB (terabyte), of 1000 GB, aan opslagruimte. OneDrive for Business is een onderdeel van Office 365.

Toegang via een webbrowser

Er zijn verschillende manieren waarop je toegang hebt tot de bestanden in jouw OneDrive for Business. De eenvoudigste manier is via een webbrowser. Open hiervoor onedrive.ugent.be in een browservenster.
Je kan via de browser bestanden uploaden, downloaden en delen met anderen. Office documenten kan je in de browser bewerken, met behulp van de online versies van de Office toepassingen zoals Word, Excel of OneNote. Hiervoor is dus geen lokale installatie van Office nodig.

Toegang via de OneDrive for Business client

Op de meeste toestellen kan een OneDrive client geinstalleerd worden waarmee je de bestanden in jouw OneDrive kan synchroniseren met een lokale map. Dit heeft als voordeel dat je de bestanden kan openen via de verkenner en deze ook beschikbaar zijn wanneer je geen internetverbinding hebt. Er is bijvoorbeeld een OneDrive client voor Windows, Mac, en voor mobiele toestellen op Android en iPhone.

OneDrive for Business client installeren op Windows
De OneDrive for Business client is standaard geïnstalleerd op Windows 10.
Bij het eerste gebruik verschijnt volgend login venster:

Geef je UGent e-mailadres in en klik op "Sign in".
Log vervolgens in met je UGent e-mailadres en UGent wachtwoord.
Kies de mappen die je wenst te synchroniseren tussen OneDrive for Business en een lokale map.

Klik op 'Next' om de synchronisatie te starten.
Na de installatie verschijnt er een nieuwe map "OneDrive - UGent" in je profiel met daarin je gesynchroniseerde OneDrive for Business bestanden.

Bestanden die je via de verkenner aan deze map toevoegt worden automatisch gesynchroniseerd naar je OneDrive for Business opslagruimte.

Hoe bestanden opslaan op OneDrive for Business?

Je kan op meerdere manieren bestanden opslaan op je OneDrive for Business opslagruimte: een kort overzicht vind je hier.

• Open onedrive.ugent.be in een browservenster. Klik op "Upload" en selecteer een bestand.
• Ga naar office.ugent.be en klik op de Word, Excel, PowerPoint of OneNote-tegel om de toepassing te starten. De bestanden die je maakt worden automatisch opgeslagen in de OneDrive@UGent "Documents" map.
• Start een 'lokaal' geïnstalleerde Office toepassing of "app"; open een bestand, kies "opslaan", selecteer "OneDrive - UGent".
• Start een Office toepassing op Athena; open een bestand, kies "opslaan", selecteer "OneDrive - UGent".
• Start de OneDrive for Business app op je bureaublad of mobiel toestel; kies "upload","create document" of "create folder" in het menu.
• Open de Windows Verkenner en verplaats een bestand naar "OneDrive - UGent".

Bestanden op OneDrive delen

Bestanden op OneDrive kan je delen met andere studenten en medewerkers van de UGent maar ook met externen:

Open onedrive.ugent.be en meld je aan met je UGent account.

Klik rechts op het document dat je wil delen en kies 'Share' en vervolgens 'Email' of 'Copy link'.

Wil je het document intern delen geef dan in het venster dat verschijnt de naam van je UGent-contact in en kies 'Send'.

Je kan in hetzelfde venster ook een link naar het document kopiëren die je kan delen in andere apps (bv. Teams).

Wil je extern delen klik op "People in UGent with the link" en kies in het venster dat verschijnt voor "Specific people" en klik op 'Apply':

Geef in het volgende venster het e-mailadres van het externe contact in en klik op 'Send'.

Je kan in hetzelfde venster ook een link naar het document kopiëren die je kan delen in andere apps (bv. Teams).

De synchronisatie instellingen aanpassen

• Synchroniseren met OneDrive

Opslag beheren

• Opslag in OneDrive voor Bedrijven beheren

Ongeldige tekens in bestands- of mapnamen of ongeldige bestandstypen in OneDrive for Business

• Ongeldige tekens in bestands- of mapnamen of ongeldige bestandstypen in OneDrive voor Bedrijven

Wat gebeurt er met mijn OneDrive bestanden wanneer ik de UGent verlaat?

Wanneer je de UGent verlaat wordt ook jouw UGent account afgesloten. Hierdoor heb je niet langer toegang tot de Office 365 toepassingen van de UGent, waaronder OneDrive for Business. Plan vooraf: het is belangrijk om de OneDrive bestanden die je wilt behouden op voorhand op een alternatieve locatie te bewaren. Er zijn hiervoor verschillende opties:

• Via de webtoegang kan je alle bestanden en mappen downloaden en opslaan, bijvoorbeeld op een USB schijf.
  
  

• Je kan via 'OneDrive for Business client' de bestanden in jouw OneDrive for Business synchroniseren naar een lokale map, op jouw toestel. Nadat je UGent account is afgesloten zal de synchronisatie niet meer werken. Je behoudt wel toegang tot de bestanden in je lokale map.

• Ingeval van langdurige afwezigheid zoals bv. zwangerschapsverlof, gecontingenteerd verlof, .. blijft de toegang tot OneDrive behouden.

Meer info over OneDrive for Business