OneDrive for Business

OneDrive for Business

Wat?

OneDrive for Business is een online opslagruimte waarop je bestanden kan bewaren. De bestanden zijn toegankelijk vanop verschillende toestellen, zoals PC's, tablets of smartphones, en vanaf eender welke locatie. Deze bestanden kunnen gesynchroniseerd worden met een lokale map. Het is ook mogelijk om documenten te delen met anderen en samen met collega's of medestudenten aan eenzelfde document te werken.
Elke medewerker en student van de UGent beschikt over een eigen OneDrive for Business met 1 Terabyte, of 1000 GB, aan opslagruimte. OneDrive for Business is een onderdeel van Office 365.

Toegang via een webbrowser

Er zijn verschillende manieren waarop je toegang hebt tot de bestanden in jouw OneDrive for Business. De eenvoudigste manier is via een webbrowser. Open hiervoor onedrive.ugent.be in een browservenster.
Je kan via de browser bestanden uploaden, downloaden en delen met anderen. Office documenten kan je in de browser bewerken, met behulp van de online versies van de Office toepassingen zoals Word, Excel of OneNote. Hiervoor is dus geen lokale installatie van Office nodig.

Toegang via de OneDrive for Business client

Voor de meeste toestellen is er ook een 'OneDrive for Business client' waarmee je de bestanden in jouw OneDrive for Business kan synchroniseren met een lokale map. Dit heeft als voordeel dat je de bestanden kan openen via de verkenner en dat deze ook beschikbaar zijn wanneer je geen internetverbinding hebt. Er is bijvoorbeeld een OneDrive client voor Windows external link icoon en Mac external link icoon, maar ook voor mobiele toestellen op Android external link icoon en voor de iPhone external link icoon.
De OneDrive for Business client is standaard geïnstalleerd op Windows 10 en is ook onderdeel van Office 2016. Indien je Windows 10 of Office 2016 hebt hoef je dus niets te installeren en kan je de client openen via het start menu.

OneDrive for Business in Office 2016
Indien de OneDrive for Business client nog niet geïnstalleerd is, raden we aan om Office 2016 te installeren.
Hoe? Zie: Office 2016 installeren.
Zorg ervoor dat je bent aangemeld met je UGent account door op de 'Sign in' knop te klikken in één van de Office applicaties.
Open vervolgens het start menu, open de OneDrive for Business client in de map 'Office 2016' en klik op 'Sync Now'.
Na de installatie verschijnt er een nieuwe map "OneDrive - UGent" in je profiel met daarin je gesynchroniseerde OneDrive for Business bestanden.

Bestanden die je via de verkenner aan deze map toevoegt worden automatisch gesynchroniseerd naar je OneDrive for Business opslagruimte.


OneDrive for Business client zonder Office 2016
Het is ook mogelijk om enkel de OneDrive for Business client te installeren zonder Office 2016. Dit kan door onedrive.ugent.be te openen en te klikken op "Get the OneDrive apps" of "De OneDrive-apps downloaden". Volg de instructies om de OneDrive-app te installeren op je toestel.
Na de installatie verschijnt volgend login venster:

Geef je UGent e-mailadres in en klik op "Sign in".
Log vervolgens in met je UGent e-mailadres en UGent wachtwoord.
Kies de mappen die je wenst te synchroniseren tussen OneDrive for Business en een lokale map.

Klik op 'Next' om de synchronisatie te starten.
Na de installatie verschijnt er een nieuwe map "OneDrive - UGent" in je profiel met daarin je gesynchroniseerde OneDrive for Business bestanden.

Bestanden die je via de verkenner aan deze map toevoegt worden automatisch gesynchroniseerd naar je OneDrive for Business opslagruimte.

Bestanden op OneDrive delen

Bestanden op OneDrive kunnen gedeeld worden met andere studenten of medewerkers van de UGent op volgende manier:
Open onedrive.ugent.be en meld je aan met je UGent account.
Klik rechts op het document dat je wenst te delen en kies 'Share'.
Vul de naam in van de persoon met wie je het document wenst te delen en klik op de 'Share'-knop.

Wat gebeurt er met mijn OneDrive bestanden wanneer ik de UGent verlaat?

Wanneer je de UGent verlaat wordt ook jouw UGent account afgesloten. Hierdoor heb je niet langer toegang tot de Office 365 toepassingen van de UGent, waaronder OneDrive for Business. Plan vooraf: het is belangrijk om de OneDrive bestanden die je wilt behouden op voorhand op een alternatieve locatie te bewaren. Er zijn hiervoor verschillende opties:

  • Via de webtoegang kan je alle bestanden en mappen downloaden en opslaan, bijvoorbeeld op een USB schijf.

  • Je kan via 'OneDrive for Business client' de bestanden in jouw OneDrive for Business synchroniseren naar een lokale map, op jouw toestel. Nadat je UGent account is afgesloten zal de synchronisatie niet meer werken. Je behoudt wel toegang tot de bestanden in je lokale map.