Een externe account

• is bedoeld voor personen die geen UGent account hebben.
• geeft een beveiligde, gepersonaliseerde toegang tot bepaalde webtoepassingen van de Universiteit Gent.
• wordt aangemaakt aan de hand van een e-mailadres. Eens het e-mailadres geregistreerd is, moet de eigenaar ervan een wachtwoord instellen. Vervolgens kan hij of zij zich met het e-mailadres en het bijhorende wachtwoord aanmelden bij de toepassing.

Hoe krijg je een externe account?

• Op uitnodiging: een medewerker met een UGent account stuurt je een e-mail met een uitnodiging om toegang te krijgen tot een bepaalde webtoepassing. De medewerker die je uitnodigde moet toegangsrechten voor jou instellen. Jij moet je account activeren door een wachtwoord te kiezen.

Goed om weten

• Je kan met 1 externe account toegang krijgen tot verschillende webtoepassingen van de Universiteit Gent.
• Per e-mailadres kan slechts 1 externe account aangemaakt worden.
• Je kan GEEN externe account aanmaken met een UGent-e-mailadres.

Beheer externe accounts

Externe accounts beheren doe je op welkom.ugent.be. Je kunt er volgende dingen doen:

• Externen uitnodigen (voor UGent medewerkers)
• Externe account activeren (voor externen: wachtwoord kiezen en profielgegevens invullen)
• Het wachtwoord van je externe account opnieuw instellen
• De profielgegevens van je externe account aanpassen

Elke actie op welkom.ugent.be wordt hieronder toegelicht.

Externen uitnodigen - voor medewerkers met een UGent account

Hoe nodig iemand je uit om toegang te krijgen tot SharePoint?

Om een externe uit te nodigen moet je SharePoint site zich op de NIEUWE SharePoint omgeving bevinden. In de URL zie je "sharepoint.ugent.be"

1. Ga naar https://welkom.ugent.be/sharepoint.php
2. Vul het e-mailadres in van de persoon aan wie je toegang wilt geven en klik op "Uitnodigen".
   Naar dit e-mailadres wordt een "SharePoint Registratie" e-mail gestuurd, met daarin een link om het account te activeren. Je ontvangt ook zelf een "Sharepoint Registratie" e-mail ter bevestiging.
3. Stel op SharePoint de toegangsrechten voor de gebruiker tot uw site in. Vergeet dit niet!

Externe account activeren

Wanneer een UGent medewerker je uitnodigt om toegang te krijgen tot SharePoint ontvangt u een "Sharepoint Registratie" e-mail, met daarin een link om het account te activeren.

• Klik de link aan en volg de instructies op de pagina om een wachtwoord te kiezen. Vervolgens wordt je gevraagd om je profielgegevens aan te vullen.
• Meld je aan met je e-mailadres en het net gekozen wachtwoord. Volg de instructies op de pagina om je profielgegevens in te vullen. Let op: het invullen van voornaam, familienaam en telefoonnummer is vereist.
• Wanneer je profielgegevens correct ingevoerd zijn, wordt een link naar SharePoint getoond.
• Klik op deze link. Klik vervolgens op "Sites waar ik toegang tot heb"("Sites I can access").

Externe account: wachtwoord wijzigen

Externe gebruikers kunnen hun wachtwoord wijzigen via https://welkom.ugent.be.

• Klik op "Wachtwoord opnieuw instellen" volg de instructies op de pagina om een wachtwoord te kiezen.

Externe account: profielgegevens aanpassen

Externe gebruikers hun profielgegevens aanpassen via https://welkom.ugent.be.

• Klik op "Profiel gegevens aanpassen" en volg de instructies op de pagina om je profielgegevens in te vullen. Let op: het invullen van voornaam, familienaam en telefoonnummer is vereist. Let op: het e-mail adres van je externe accountkan je niet aanpassen.

Vragen over je externe account?

• Registreren lukt niet? Zorg ervoor dat je een geldig e-mailadres gebruikt.
• Problemen met de captcha of veiligheidscode
• Captcha onjuist: probeer opnieuw.
• Captcha onleesbaar? Als je een CAPTCHA-afbeelding niet kunt bekijken of de tekst niet goed kunt lezen, klik dan op het icoon, zodat er een nieuwe afbeelding wordt weergegeven.
• Account bestaat al? Er bestaat al een externe account voor dit e-mailadres. Je kunt je met dit e-mailadres aanmelden. (Wachtwoord vergeten? Zie verder.)
• Mail met link om je externe account te activeren niet ontvangen? Indien je de e-mail niet onmiddellijk ziet, raden we je aan om in je ontvangen e-mails te zoeken naar mails met "@UGent.be" in de afzender.
• Boodschap bij aanmelden. "Het opgegeven e-mailadres is niet geregistreerd, of het ingetikte wachtwoord is fout." Je tikte een foutief e-mailadres of wachtwoord in. Controleer het e-mailadres en probeer opnieuw.
• Wachtwoord vergeten? Ga naar welkom.ugent.be en klik op 'Wachtwoord opnieuw instellen'. Volg de instructies op de pagina.