Geïntegreerde agenda

Sinds eind 2020 is de mailmigratie naar Exchange 2019 voor alle UGent-medewerkers afgerond. Deze operatie duurde in totaal zo’n 3 maanden, waardoor sommige medewerkers al eerder toegang hadden tot deze nieuwe functionaliteit. De betere integratie van de Exchange-agenda in MS Teams levert enkele voordelen op:

• Toegang tot de Calendar/Agenda knop in jouw MS Teams-omgeving. Je kan dus via de Calendar onmiddellijk een virtuele meeting inplannen, zonder te hoeven omschakelen naar de Outlook-plugin.
• Een betere visualisering van de effectieve beschikbaarheid.
• Je kan gebruikmaken van Live Events/Livegebeurtenissen: een praktische tool voor het organiseren van grote webinars (>300 personen) met weinig interactie. Live Events heeft geen chatfunctie, maar wel een Q&A (Question & Answer) mogelijkheid. Opgelet: voor alle lesgevers werd de licentie voor Live Events automatisch in orde gebracht. Als medewerker kan je hier ook toegang toe krijgen, mits een aanvraag bij de DICT Helpdesk.

Aparte Vergaderruimten/Breakout Rooms

Deze veelgevraagde functionaliteit is eindelijk beschikbaar in MS Teams. Breakout Rooms zijn een manier om de deelnemers aan een vergadering op te delen in groepen die (tijdelijk) apart kunnen vergaderen. Dit kan willekeurig of de organisator kan ook zelf de specifieke deelnemers van de verschillende groepen bepalen. Breakout Rooms worden vaak gebruikt voor interactieve workshops of lessen.

Alleen een organisator van een MS Teams meeting kan de Breakout Rooms aanmaken. Bij het openen van de meeting als organisator zie je daartoe een icoon met twee vierkantjes:

Druk je hierop, dan krijg je het onderstaande scherm te zien (dit kan zowel in het Engels als Nederlands zijn ingesteld). Hierin kan je selecteren hoe je de groepen wenst in te delen, automatisch of manueel.

Opnames van vergaderingen

Ook het opnamegedrag in MS Teams is nu voor iedereen gelijk getrokken. Tot dan werden opnames door docenten bijgehouden op Stream. Vanaf nu komen alle opnames van vergaderingen op OneDrive of SharePoint Online terecht. Meer info vind je via de DICT Helpdeskpagina.

Meer weten?

DICT organiseert naast zijn gebruikelijke MS Teams opleidingen (Tips & Tricks en Teams voor Team-eigenaars) nu ook een opleiding die zal focussen op Live Events en Breakout Rooms, namelijk MS Teams: Presenteren en Vergaderen. Deze sessies starten vanaf 11/02. De ervaring van early adopters bundelden we tot een interessant geheel waarbij er verschillende manieren van presenteren en vergaderen in MS Teams aan bod komen. We tonen je alle toeters en bellen van een Live Event, van de praktische planning en voorbereiding tot het verwerken van de informatie en opname na afloop. Ook Breakout Rooms wordt gedetailleerd uitgelegd en gedemonstreerd. Lijkt dit je ook interessant voor jouw collega’s? Stuur hen deze nieuwsbrief dan zeker door!

Inschrijven voor al deze Teams-opleidingen kan via Apollo: Apollo > Personeel> Vorming > Catalogus > UGent gerelateerde kennis & vaardigheden > Computerkennis & vaardigheden > MS Teams

Meer info over MS Teams vind je ook op de DICT Helpdeskpagina's.