Teams Communicate (Communiceren)

Teams stap voor stap

  1. Microsoft Teams startpagina
  2. Teams Communicate (Communiceren), ter vervanging van Skype for Business = huidige pagina
  3. Teams als deel van de "Digital Workplace@UGent". Zie pagina: Teams Collaborate (Samenwerken)
  4. Teams FAQ. Zie pagina: Teams Frequently Asked Questions (FAQ)
  5. Handleidingen Microsoft Teams

Chatten

Een nieuw gesprek starten met een persoon of groep

  1. Klik aan de bovenkant van de app op "Nieuwe chat".
  2. Typ de naam van de persoon/personen waarmee je wilt chatten in het veld Aan.
  3. Typ in het berichtenvak wat je wilt zeggen en klik op "Verzenden".

In het Aan veld kan je iedereen met een UGent account toevoegen. Heeft de collega nog nooit met Teams gewerkt, dan krijgt die een melding per e-mail dat u hem/haar probeert te contacteren.

Chatgesprekken (met meerdere personen) benoemen

Geef je groepsgesprek een naam die duidelijk maakt wat het onderwerp van het gesprek is zodat je het gemakkelijk kunt terugvinden.
  1. Bij een chat met meer dan 2 deelnemers verschijnt er een potloodje naast de namen. Klik het aan.
  2. Voer een groepsnaam in.
  3. Klik op "Opslaan".

Deelnemers in chat weergeven en toevoegen

Klik op het "personen" icoontje rechtsbovenaan.

Chatgesprek vastmaken bovenaan in lijst (voor veelgebruikte groepen, kan ook voor 1-op-1 chats)

Klik op de drie puntjes naast de naam van de chat en kies voor "Vastmaken" of "Losmaken".

Markeren als ongelezen

Met "Markeren als ongelezen" plaats je een tijdsmarkering in je chatgesprek: vanaf hier is het ongelezen.

Dempen/Dempen opheffen

Wanneer je een chatsessie dempt, blijf je deel uitmaken van het gesprek, maar krijg je er geen meldingen meer van.

Meer lezen?

Berichten opstellen

Iemand @vermelden

Een @mention is vergelijkbaar met een tik op het schouder, een manier om iemands aandacht te trekken in een chatgesprek.

Elke persoon die je op deze manier vermeldt, ontvangt een melding in de activiteitsfeed.
Ga eens kijken of je een rode cirkel naast je Activiteit ziet staan om te zien of iemand je heeft @vermeld.

Codefragmenten in een bericht in Teams

Meer lezen?

Bestanden delen

Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Je kan vanuit Teams heel eenvoudig naar je eigen bestanden kunt navigeren: klik hiervoor in de app balk (app bar), de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, op Bestanden.

Audiogesprek en Videogesprek

Een snel gesprek is soms efficiënter dan chat. Je kan een instant "ad hoc" onlinevergadering starten, waarbij je kunt kiezen tussen een audiogesprek en en videogesprek

"Ad hoc" vergaderen: je start een vergadering op zonder voorafgaande uitnodiging.

Audio- of videogesprek starten via "nieuwe chat"

  1. Ga naar je chat-lijst en klik (aan de bovenkant van de app/het venster) op "nieuwe chat".
  2. Typ de naam of namen van je contactpersonen in het veld aan bovenaan je nieuwe chat.
  3. Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Audio- of videogesprek starten via "recente chat"

  1. Ga naar je lijst van Recente chats en klik op een chat
  2. Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Audio- of videogesprek starten via "contacten"

  1. Ga naar je Contacten en klik op een naam in de lijst
  2. Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Audiogesprek starten via opdrachtvak: /bellen

  1. Typ /bellen in het opdrachtvak boven in Teams
  2. Typ een deel van de naam van je contactpersoon
  3. Selecteer je Teams-contactpersoon
  4. Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Tijdens het opbellen

Tijdens het opbellen van je correspondent verschijnt (onderaan) een menu met de volgende opties

Tijdens het gesprek

Tijdens het gesprek met je correspondent(en) kan je

De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

In Teams kan je de achtergrond van een vergadering "vervagen" of vervangen door een andere achtergrond.

Meer lezen?

Scherm delen

Scherm delen: je bureaublad en applicaties, presentaties, video's en foto's delen vanaf je (mobiele) toestel.

Meer lezen?

De Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren

Om vergaderingen te plannen via de Outlook agenda is er de "Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office" invoegtoepassing nodig. Als de invoegtoepassing in de Outlook agenda bij jou niet verschijnt dan moet je die zelf toevoegen.

Op Windows de Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren

Let op: dit kan enkel met de lokale Outlook (app) op je toestel. Die start je via de Windows Startknop.

Werkwijze 1: de invoegtoepassing installeren op je laptop.

  1. Outlook plus Teams lokaal op toestel opstarten, inloggen met UGent account
  2. Outlook en Teams afsluiten: Teams rechtsonder, rechtermuisknop, afsluiten
  3. Teams opnieuw opstarten
  4. Outlook opnieuw opstarten

Werkwijze 2: invoegtoepassing toevoegen via invoegtoepassingen

  1. In Outlook > Opties > Invoegtoepassingen
  2. Beheren: COM invoegtoepassingen
  3. Klik op Start (button)
  4. Lijst van add-ins verschijnt: selecteer Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office
  5. Klik OK

Meer lezen?

Op Mac de Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren

Let op: dit kan enkel met de lokale Outlook (app) op je toestel. Die start je via Dock of Launchpad op Apple toestellen.

Let op: je hebt minimaal volgende versies nodig:

(Zie: De software van de Mac bijwerken external link icoon en Office 2016 installeren)

Let op: Zorg dat de timeserver op je toestel op ntp.ugent.be staat. Als dat niet het geval is, krijg je mogelijk de plugin niet te zien.
UGent NTP voor Teams op Mac

Werkwijze: de invoegtoepassing installeren op je Mac.

  1. Outlook plus Teams lokaal op toestel opstarten, inloggen met UGent account
  2. Outlook en Teams afsluiten: Teams rechtsonder, rechtermuisknop, afsluiten
  3. Teams opnieuw opstarten
  4. Outlook opnieuw opstarten

Als bovenstaande werkwijze NIET werkt (de invoegtoepassing verschijnt NIET), kan je volgende stappen uitvoeren.

  1. Ga na of je bij instellingen bij "username" je e-mailadres hebt ingevuld
  2. Update de MacOS software op je toestel
  3. Update de Outlook software op je toestel
  4. Verwijder de Microsoft licentie met het "Licentie removal tool"

Hieronder vind je elke stap in detail.

  1. Ga na of je bij instellingen bij "username" je e-mailadres hebt ingevuld. Pas zo nodig aan.
    instellingen voor mac-gebruikers
  2. Update de MacOS software op je toestel

    • Kies in het Apple-menu de optie 'Systeemvoorkeuren' en klik vervolgens op 'Software-update' om te controleren of er updates zijn.
    • Als er updates beschikbaar zijn, klikt u op de knop 'Werk nu bij' om ze te installeren. Of klik op 'Meer info' om details over alle updates te bekijken en bepaalde updates te selecteren die moeten worden geïnstalleerd.
      mac software update
  3. Update de Outlook voor Mac software op je toestel

    • Open een Office-app, zoals Word, klik vervolgens in het bovenste menu op Help > Controleren op Updates. Als u Controleren op Updates niet ziet, voert u de nieuwste versie van hulpprogramma Microsoft AutoUpdate uit en controleert u vervolgens nogmaals op updates.
      mac controleer updates
    • Schakel het selectie vakje Microsoft Apps automatisch up-to-date houden?in om de nieuwste beveiligingsverbeteringen en functieverbeteringen te ontvangen, zodra deze beschikbaar komen, zodat de Mac de bescherming en up-to-date blijft.
    • Klik op Bijwerken om alle beschikbare updates te downloaden en te installeren.
      mac auto update
    • Als u meer wilt weten over de details van elke update voordat u installeert, klik op de pijl naast de knop Bijwerken en bekijk de apps, versies en installatiedatum. Klik vervolgens op Alles bijwerken of Bijwerken naast de afzonderlijke apps.
      mac auto update
  4. Verwijder de Microsoft licentie met het "Licentie removal tool"

    • Sluit Outlook en Teams volledig af
    • Klik op volgende link om de de Licentie removal tool te downloaden.
    • Open het pkg-bestand in de map Downloads van uw Mac.

      Opmerking: Als u een foutbericht ziet over een niet-geïdentificeerde ontwikkelaar: probeer om het bestand te openen door Control ingedrukt te houden + bestand Openen.

    • Selecteer Ga door en volg de aanwijzingen in de installatiewizard
      mac verwijder office licenties
    • Als u de licenties wilt gaan verwijderen, selecteert u Installeren. Mogelijks dient u het wachtwoord voor het lokale beheerdersaccount van uw Mac invoeren.
      Als het hulpprogramma voor licenties is voltooid, selecteert u Sluiten.
      mac verwijder office licenties
    • Start nu eerst Teams op en dan pas Outlook.
      Outlook zal u vragen om u aan te melden. U kunt zich gewoon aanmelden met uw UGent gegevens.
      Nadat u zich heeft aangemeld dient u uw toestel te herstarten.

Vergaderingen plannen via de Outlook agenda

Georganiseerd vergaderen: in tegenstelling tot "ad hoc" vergaderingen, plaats je deze vergadering in de agenda en nodig je daarbij de deelnemers uit. Belangrijk: op deze manier kan je externen uitnodigen die geen UGent account hebben (of niet als gast zijn toegevoegd aan een Team).

Om vergaderingen te plannen via de Outlook agenda is er de "Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office" invoegtoepassing nodig. Als de invoegtoepassing in de Outlook agenda bij jou niet verschijnt dan moet je die eerst zelf toevoegen.

Let op: start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena).

Een vergadering plannen

Teams-vergaderingen zijn online vergaderingen; de werkwijze om ze in Outlook te plannen is dezelfde als voor een vergadering met een lokaal; je kan ook de planningsassistent gebruiken.

Externen uitnodigen

Je kan externen met hun e-mailadres uitnodigen tot je vergadering.

"Opties voor vergadering" instellen

De organisator van de vergadering kan "Opties voor vergadering" instellen, in vergaderverzoek/agenda

Meer lezen?

Deelnemen aan vergaderingen gepland via de Outlook agenda

Let op: start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena).

Accepteren en deelnemen

  1. Accepteer het vergaderverzoek.
  2. Op het tijdstip van de vergadering: klik in het vergaderverzoek/agenda op "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering".
  3. Pas vervolgens je audio- en video-instellingen aan.
  4. Klik dan op "Nu deelnemen".

Achtergrond vervagen of aanpassen

Zie: De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

Een video vastmaken

Microsoft maakt gebruik van "active speaking", wat betekent dat je in beeld komt op het moment dat je praat. De laatste vier personen die gepraat hebben zie je dus op je scherm. Als je je op een bepaald persoon wilt concentreren, klik dan video die aan met de rechtermuisknop en selecteer "Vastmaken". De video wordt vastgemaakt aan je weergave, ongeacht wie er praat. Je kunt zoveel video's vastzetten als er op je scherm passen. Als je van gedachten verandert, klik opnieuw met de rechtermuisknop en selecteer "Losmaken".

De vergadering beëindigen voor iedereen

Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om uw vergaderingen voor alle deelnemers te beëindigen. Als je bijvoorbeeld een docent bent, is dit een goede manier om ervoor te zorgen dat je studenten niet in de virtuele klas blijven hangen nadat je bent vertrokken.
Als je een vergadering in uitvoering wilt beëindigen, ga dan naar de besturingselementen voor de vergadering en klik op de 3 puntjes > Vergadering beëindigen. Bevestig dit. Zodra je dit doet, wordt de vergadering onmiddellijk voor iedereen beëindigd.

Meer lezen?

Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken in Microsoft Stream

Opnemen

Meer lezen?

Herbekijken

  1. Surf naar office.ugent.be
  2. Klik op de Stream tegel.
  3. Gebruik het zoekvenster in de menu balk bovenaan: tik de naam van de video, de naam van een persoon of een onderwerp in. Druk op enter of klik op het vergrootglas.
  4. Klik op Video's, Kanalen of Personen om uw zoekresultaten te verkleinen. Gebruik Sorteren om het makkelijker te maken te vinden wat je zoekt.

De opname delen in Stream

Standaard heeft ENKEL iedereen die deelnam aan de vergadering het recht om de video in Stream te bekijken. Als eigenaar van de opname kan je de link naar de vergadering met anderen delen: daarvoor moet je in Stream de rechten van de opname (= videomachtigingen) aanpassen en een deelbare link ophalen. Je kan als eigenaar ook de opname van een vergadering downloaden voor verspreiding.

De opname afschermen (ontoegankelijk maken) in Stream

Als eigenaar kan je in Stream de opname aanpassen zodat deelnemers die niet meer te zien krijgen. In het veld "Gedeeld met" bepaal je wie de video kan bekijken.

Meer lezen?

Video toevoegen aan volglijst

Als je een video snel wilt terugvinden kan je hem toevoegen aan je volglijst (watchlist).


Nadien kan je de video terugvinden via de menu balk bovenaan: Mijn inhoud > Volglijst (My content > Watchlist)

Meer lezen?

"Oproepen"

Teams is niet bedoeld als vervanging van de interne telefonie aan UGent. Er is geen koppeling met het telefonienetwerk opgezet. "Bellen" is de term die gebruikt wordt voor het maken van audio- en video-gesprekken.

Instellingen

Problemen en foutmeldingen

  1. De knop "Teams vergadering" ontbreekt in Outlook voor Mac. ("Teams Meeting" button is missing in Outlook for Mac)
    De knop wordt alleen weergegeven als je Outlook (Office) versie 16.20 of hoger is.
    • Welke versie van Outlook heb ik? Outlook openen. Kies Outlook (naast het Apple-logo) op de menubalk. Als je de menubalk niet ziet, verplaats dan de muis naar de bovenkant van het scherm, dan wordt deze weergegeven. Kies "Over Outlook" (About Outlook). De versie-informatie wordt weergegeven.
    • Welke versie van Office gebruik ik? Open een Office-toepassing openen, zoals Word of Excel. Selecteer "Account". Onder Productgegevens vind je je Office-productnaam en, in sommige gevallen, het volledige versienummer.
    • Volg de stappen in "Office voor Mac automatisch bijwerken" om de nieuwste update te ontvangen.
    Voor Microsoft 365-mailboxen is ook REST-agendasynchronisatie vereist.
    • Volg deze stappen om erachter te komen of uw account REST-synchronisatie gebruikt: Selecteer onder aan het navigatiedeelvenster het pictogram Agenda. Selecteer de agendamap. Kies "Agendamachtigingen" op het tabblad "Agenda". Er verschijnt een nieuw venster met machtigingen zonder selectievakjes, vergelijkbaar met deze afbeelding:
      check REST sync Mac
  2. De Microsoft Teams Meeting Add-in wordt niet gestart in Outlook (op Windows).
    Kijk na of de Add-in bij de "Langzame en uitgeschakelde COM-invoegtoepassingen" staat Via Bestand > Info > Langzame en uitgeschakelde ....

    Als de Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office uitgeschakeld is, klik dan op "Deze invoegtoepassing altijd inschakelen" zodat je onderstaand resultaat krijgt.
  3. Het lukt niet om de Teams plugin in Outlook te gebruiken
    Het kan helpen om de Office365 account (op basis van je UGent e-mail adres) toe te voegen in Windows.
    Volg deze stappen: Klik op Start > Windows-instellingen > Accounts > E-mail en accounts > (onder "Accounts die worden gebruikt door andere apps") Een account voor werk of school toevoegen > selecteer je UGent e-mailadres in