Een nieuw gesprek starten met een persoon of groep
Klik aan de bovenkant van de app op "Nieuwe chat".
Typ de naam van de persoon/personen waarmee je wilt chatten in het veld Aan.
Typ in het berichtenvak wat je wilt zeggen en klik op "Verzenden".
In het Aan veld kan je iedereen met een UGent account toevoegen. Heeft de collega nog nooit met Teams gewerkt, dan krijgt die een melding per e-mail dat u hem/haar probeert te contacteren.
Chatgesprekken (met meerdere personen) benoemen
Geef je groepsgesprek een naam die duidelijk maakt wat het onderwerp van het gesprek is zodat je het gemakkelijk kunt terugvinden.
Bij een chat met meer dan 2 deelnemers verschijnt er een potloodje naast de namen. Klik het aan.
Voer een groepsnaam in.
Klik op "Opslaan".
Deelnemers in chat weergeven en toevoegen
Klik op het "personen" icoontje rechtsbovenaan.
Chatgesprek vastmaken bovenaan in lijst (voor veelgebruikte groepen, kan ook voor 1-op-1 chats)
Klik op de drie puntjes naast de naam van de chat en kies voor "Vastmaken" of "Losmaken".
Markeren als ongelezen
Met "Markeren als ongelezen" plaats je een tijdsmarkering in je chatgesprek: vanaf hier is het ongelezen.
Dempen/Dempen opheffen
Wanneer je een chatsessie dempt, blijf je deel uitmaken van het gesprek, maar krijg je er geen meldingen meer van.
Een @mention is vergelijkbaar met een tik op het schouder, een manier om iemands aandacht te trekken in een chatgesprek.
Typ @ in het vak waarin je het bericht typt en typ de eerste paar letters van de naam van de persoon.
Selecteer de persoon. Herhaal dit voor iedereen die je via een @vermelding wilt noemen.
Elke persoon die je op deze manier vermeldt, ontvangt een melding in de activiteitsfeed.
Ga eens kijken of je een rode cirkel naast je Activiteit ziet staan om te zien of iemand je heeft @vermeld.
Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business.
Je kan vanuit Teams heel eenvoudig naar je eigen bestanden kunt navigeren: klik hiervoor in de app balk (app bar), de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, op Bestanden.
Audiogesprek en Videogesprek
Een snel gesprek is soms efficiënter dan chat. Je kan een instant "ad hoc" onlinevergadering starten, waarbij je kunt kiezen tussen een audiogesprek
en en videogesprek
"Ad hoc" vergaderen: je start een vergadering op zonder voorafgaande uitnodiging.
Audio- of videogesprek starten via "nieuwe chat"
Ga naar je chat-lijst en klik (aan de bovenkant van de app/het venster) op "nieuwe chat".
Typ de naam of namen van je contactpersonen in het veld aan bovenaan je nieuwe chat.
Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.
Audio- of videogesprek starten via "recente chat"
Ga naar je lijst van Recente chats en klik op een chat
Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.
Audio- of videogesprek starten via "contacten"
Ga naar je Contacten en klik op een naam in de lijst
Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.
Audiogesprek starten via opdrachtvak: /bellen
Typ /bellen in het opdrachtvak boven in Teams
Typ een deel van de naam van je contactpersoon
Selecteer je Teams-contactpersoon
Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.
Tijdens het opbellen
Tijdens het opbellen van je correspondent verschijnt (onderaan) een menu met de volgende opties
Camera: aan/uitzetten
Microfoon: aan/uitzetten
Gesprek weergeven: toont chatgesprek met die persoon/ personen in apart deel van scherm
Gesprek afbreken: de hoorn neerleggen
Tijdens het gesprek
Tijdens het gesprek met je correspondent(en) kan je
Deelnemers weergeven: toont een lijst van de deelnemers aan het Audiogesprek OF Videogesprek
via het menu ... "Meer acties" onder andere de "Achtergrond vervagen"
De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen
In Teams kan je de achtergrond van een vergadering "vervagen" of vervangen door een andere achtergrond.
Je kan bijvoorbeeld gebruik maken van UGent Achtergronden voor Microsoft Teams.
De Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren
Om vergaderingen te plannen via de Outlook agenda is er de "Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office" invoegtoepassing nodig. Als de invoegtoepassing in de Outlook agenda bij jou niet verschijnt dan moet je die zelf toevoegen.
Op Windows de Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office (= invoegtoepassing) installeren
Let op: dit kan enkel met de lokale Outlook (app) op je toestel. Die start je via de Windows Startknop.
Werkwijze 1: de invoegtoepassing installeren op je laptop.
Outlook plus Teams lokaal op toestel opstarten, inloggen met UGent account
Outlook en Teams afsluiten: Teams rechtsonder, rechtermuisknop, afsluiten
Teams opnieuw opstarten
Outlook opnieuw opstarten
Werkwijze 2: invoegtoepassing toevoegen via invoegtoepassingen
In Outlook > Opties > Invoegtoepassingen
Beheren: COM invoegtoepassingen
Klik op Start (button)
Lijst van add-ins verschijnt: selecteer Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office
Let op: Zorg dat de timeserver op je toestel op ntp.ugent.be staat. Als dat niet het geval is, krijg je mogelijk de plugin niet te zien.
Werkwijze: de invoegtoepassing installeren op je Mac.
Outlook plus Teams lokaal op toestel opstarten, inloggen met UGent account
Outlook en Teams afsluiten: Teams rechtsonder, rechtermuisknop, afsluiten
Teams opnieuw opstarten
Outlook opnieuw opstarten
Als bovenstaande werkwijze NIET werkt (de invoegtoepassing verschijnt NIET), kan je volgende stappen uitvoeren.
Ga na of je bij instellingen bij "username" je e-mailadres hebt ingevuld
Update de MacOS software op je toestel
Update de Outlook software op je toestel
Verwijder de Microsoft licentie met het "Licentie removal tool"
Hieronder vind je elke stap in detail.
Ga na of je bij instellingen bij "username" je e-mailadres hebt ingevuld. Pas zo nodig aan.
Update de MacOS software op je toestel
Kies in het Apple-menu de optie 'Systeemvoorkeuren' en klik vervolgens op 'Software-update' om te controleren of er updates zijn.
Als er updates beschikbaar zijn, klikt u op de knop 'Werk nu bij' om ze te installeren.
Of klik op 'Meer info' om details over alle updates te bekijken en bepaalde updates te selecteren die moeten worden geïnstalleerd.
Update de Outlook voor Mac software op je toestel
Open een Office-app, zoals Word, klik vervolgens in het bovenste menu op Help > Controleren op Updates.
Als u Controleren op Updates niet ziet, voert u de nieuwste versie van hulpprogramma Microsoft AutoUpdate uit en controleert u vervolgens nogmaals op updates.
Schakel het selectie vakje Microsoft Apps automatisch up-to-date houden?in om de nieuwste beveiligingsverbeteringen en functieverbeteringen te ontvangen, zodra deze beschikbaar komen, zodat de Mac de bescherming en up-to-date blijft.
Klik op Bijwerken om alle beschikbare updates te downloaden en te installeren.
Als u meer wilt weten over de details van elke update voordat u installeert, klik op de pijl naast de knop Bijwerken en bekijk de apps, versies en installatiedatum. Klik vervolgens op Alles bijwerken of Bijwerken naast de afzonderlijke apps.
Verwijder de Microsoft licentie met het "Licentie removal tool"
Sluit Outlook en Teams volledig af
Klik op volgende link om de de Licentie removal tool te downloaden.
Open het pkg-bestand in de map Downloads van uw Mac.
Opmerking: Als u een foutbericht ziet over een niet-geïdentificeerde ontwikkelaar: probeer om het bestand te openen door Control ingedrukt te houden + bestand Openen.
Selecteer Ga door en volg de aanwijzingen in de installatiewizard
Als u de licenties wilt gaan verwijderen, selecteert u Installeren. Mogelijks dient u het wachtwoord voor het lokale beheerdersaccount van uw Mac invoeren.
Als het hulpprogramma voor licenties is voltooid, selecteert u Sluiten.
Start nu eerst Teams op en dan pas Outlook.
Outlook zal u vragen om u aan te melden. U kunt zich gewoon aanmelden met uw UGent gegevens.
Nadat u zich heeft aangemeld dient u uw toestel te herstarten.
Vergaderingen plannen
Georganiseerd vergaderen: in tegenstelling tot "ad hoc" vergaderingen, plaats je deze vergadering in de agenda en nodig je daarbij de deelnemers uit. Belangrijk: op deze manier kan je externen uitnodigen die geen UGent account hebben (of niet als gast zijn toegevoegd aan een Team).
Plannen kan via de Teams agenda (wat het eenvoudigst is) of via de Outlook agenda.
Om vergaderingen te plannen via de Outlook agenda is er de "Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office" invoegtoepassing nodig. Als de invoegtoepassing in de Outlook agenda bij jou niet verschijnt dan moet je die eerst zelf toevoegen.
Let op: start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena).
Teams-vergaderingen zijn online vergaderingen; de werkwijze om ze in Outlook te plannen is dezelfde als voor een vergadering met een lokaal; je kan ook de planningsassistent gebruiken.
Externen uitnodigen
Je kan externen met hun e-mailadres uitnodigen tot je vergadering.
"Opties voor vergadering" instellen
De organisator van de vergadering kan "Opties voor vergadering" instellen, in vergaderverzoek/agenda
Kiezen wie NIET moet wachten in de virtuele lobby, waarin deelnemers kunnen wachten voor de aanvang van een vergadering. Iemand in de lobby laten wachten is ideaal als je nog wat zaken moet voorbereiden.
Microsoft maakt gebruik van "active speaking", wat betekent dat je in beeld komt op het moment dat je praat. De laatste vier personen die gepraat hebben zie je dus op je scherm.
Als je je op een bepaald persoon wilt concentreren, klik dan video die aan met de rechtermuisknop en selecteer "Vastmaken". De video wordt vastgemaakt aan je weergave, ongeacht wie er praat. Je kunt zoveel video's vastzetten als er op je scherm passen. Als je van gedachten verandert, klik opnieuw met de rechtermuisknop en selecteer "Losmaken".
De vergadering beëindigen voor iedereen
Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om uw vergaderingen voor alle deelnemers te beëindigen. Als je bijvoorbeeld een docent bent, is dit een goede manier om ervoor te zorgen dat je studenten niet in de virtuele klas blijven hangen nadat je bent vertrokken.
Als je een vergadering in uitvoering wilt beëindigen, ga dan naar de besturingselementen voor de vergadering en klik op de 3 puntjes > Vergadering beëindigen. Bevestig dit. Zodra je dit doet, wordt de vergadering onmiddellijk voor iedereen beëindigd.
Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken (vanaf 14 december 2020)
Wie kan een vergadering opnemen? Iedereen die met een UGent account. Gasten, externen en anonieme deelnemers kunnen het NIET. Let wel: iedereen in de vergadering krijgt een melding dat de opname is gestart.
Het is niet mogelijk om meerdere opnamen van dezelfde vergadering tegelijk te maken.
Whiteboards en gedeelde notities worden op dit moment niet vastgelegd in de opname van een vergadering.
Wie kan een opname van een vergadering bekijken? Alle deelnemers/genodigden met een UGent account kunnen de opnames bekijken van vergaderingen waar ze aan deelnamen/toe uitgenodigd waren. Gasten en externe deelnemers kunnen een opname alleen bekijken als deze uitdrukkelijk met hen wordt gedeeld.
Voortaan worden alle opnames van vergaderingen opgeslagen op OneDrive For Business en SharePoint. De opslagplaats en de rechten op opnames zijn nu dezelfde als voor bestanden.
Opnames van Teams-vergaderingen worden niet langer opgeslagen in Microsoft Stream. Een opname kan nog wel (handmatig) op Stream geplaatst worden
De opname van een videogesprek gestart vanuit de chat/contacten/het opdrachtvak en de opname van een (via de agenda) geplande vergadering komt terecht in de OneDrive For Business van de persoon die de opname startte. In de map: My Files > Opnamen
De opname van een videogesprek gestart in een Team, in een kanaal komt terecht in de SharePoint site van het team. In de map: Documents > Kanaalnaam > Opnamen
De opname van een videogesprek gestart in een Team, in een privé-kanaal komt terecht in SharePoint site van het privé-kanaal. In de map: Documents > Opnamen
De toegangsrechten tot de opname kunnen aangepast worden door eigenaar van opname.
Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken (voor 14 december 2020)
Wie kan een vergadering opnemen? Iedereen die eraan deelneemt. Let wel: iedereen in de vergadering krijgt een melding dat de opname is gestart. De melding wordt ook in de chatgeschiedenis geplaatst.
LET OP: in Privé kanalen kan je geen vergaderingen opnemen.
Wie kan een opname van een vergadering bekijken? De toegang tot de opname en de manier waarop je de opname kan beheren hangt momenteel af van je teams licentie.
Hieronder vind je de info opgesplitst per type licentie.
Op dit moment verschilt de situatie aan UGent voor A1 licentiehouders en A3 licentiehouders.
Voor A1 licentiehouders is sinds 20/08/2020 het opnemen van vergaderingen gewijzigd.
Voor A3 licentiehouders (CA60, ZAP, AAP en WP) is de situatie ongewijzigd. De opname wordt automatisch geüpload naar Microsoft Stream
Opnemen voor A1 licentiehouders
Begin de vergadering of neem eraan deel.
Ga naar de besturingselementen voor de vergadering en klik op de drie puntjes.
Selecteer "Opname starten"
Om te stoppen met opnemen, klik op de drie puntjes en vervolgens op "Opname stoppen"
Nadat de opname is gestopt, wordt deze verwerkt (wat kan een tijdje duren). De opname van een vergadering wordt opgeslagen op OneDrive of op SharePoint (voor kanaal vergaderingen).
Wanneer de opname beschikbaar is verschijnt er een link in de vergaderchat of in het kanaal waarin je opnam. Deze link is gedurende 21 dagen beschikbaar.
Alle deelnemers aan de vergadering/het team hebben toegang tot de link en kunnen de opname bekijken en downloaden.
Wanneer de opname beschikbaar is, verschijnt er een link in de vergaderchat of in het kanaal waarin je opnam. De link is gedurende 21 dagen beschikbaar. Gebruik de link om de opname te downloaden en te verspreiden.
Dat kan bijvoorbeeld door de opname op te laden in Stream en er vervolgens de rechten van de opname (= videomachtigingen) in te stellen. Je kan de gedownloade video ook op tal van andere manieren verspreiden.
Zie: Een opname van een vergadering afspelen en delen in Teams
De opname afschermen (ontoegankelijk maken) (voor A1 licentiehouders)
De link naar een opname in een kanaal is beschikbaar voor alle leden van het team. Je kan geen toegangsrechten instellen per kanaal.
In een vergaderchat kan je de link naar de opname afschermen door onmiddellijk na het stoppen van de opname deelnemers uit het gesprek te verwijderen. Op die manier krijgen ze de link naar de opname niet te zien. Let wel: je kan pas deelnemers uit een gesprek verwijderen als er meer dan 2 deelnemers zijn.
Truukje: als je een gesprek tussen 2 personen (vb. in een een examen situatie) wilt opnemen en nadien de opname wilt afschermen, is het voor de organisator nodig om een derde persoon aan de vergadering toe te voegen. Achteraf kan de persoon die de opname niet mag bekijken snel verwijderd worden. Zie: Iemand verwijderen uit een groeps-chat
Opnemen voor A3 licentiehouders
Begin de vergadering of neem eraan deel.
Ga naar de besturingselementen voor de vergadering en klik op de drie puntjes.
Selecteer "Opname starten"
Om te stoppen met opnemen, klik op de drie puntjes en vervolgens op "Opname stoppen"
Nadat de opname is gestopt, wordt deze verwerkt (wat kan een tijdje duren) en opgeslagen in Microsoft Stream. Wanneer de opname beschikbaar is kan ze worden afgespeeld.
De persoon die de opname heeft gestart, ontvangt een e-mail van Microsoft Stream wanneer de opname beschikbaar is.
Wanneer de opname beschikbaar is verschijnt er een link in de vergaderchat of in het kanaal waarin je opnam.
Alle deelnemers aan de vergadering/het team hebben toegang tot de link en kunnen de opname downloaden en bekijken.
Standaard heeft ENKEL iedereen die deelnam aan de vergadering het recht om de video in Stream te bekijken.
Als eigenaar van de opname kan je de link naar de vergadering met anderen delen: daarvoor moet je in Stream de rechten van de opname (= videomachtigingen) aanpassen en een deelbare link ophalen. Je kan als eigenaar ook de opname van een vergadering downloaden voor verspreiding.
De opname afschermen (ontoegankelijk maken) in Stream (voor A3 licentiehouders)
Als eigenaar kan je in Stream de opname aanpassen zodat deelnemers die niet meer te zien krijgen. In het veld "Gedeeld met" bepaal je wie de video kan bekijken.
Gebruik het zoekvenster in de menu balk bovenaan: tik de naam van de video, de naam van een persoon of een onderwerp in. Druk op enter of klik op het vergrootglas.
Klik op Video's, Kanalen of Personen om uw zoekresultaten te verkleinen. Gebruik Sorteren om het makkelijker te maken te vinden wat je zoekt.
Video toevoegen aan volglijst
Als je een video snel wilt terugvinden kan je hem toevoegen aan je volglijst (watchlist).
Klik op het Toevoegen aan volglijst (Add to watchlist) icoon naast de video.
Nadien kan je de video terugvinden via de menu balk bovenaan: Mijn inhoud > Volglijst (My content > Watchlist)
Teams is niet bedoeld als vervanging van de interne telefonie aan UGent. Er is geen koppeling met het telefonienetwerk opgezet.
"Bellen" is de term die gebruikt wordt voor het maken van audio- en video-gesprekken.
Instellingen
per contact of chatgroep, via Chat > Contacten ...
per chat, via Chat > Recent ...
Problemen en foutmeldingen
De knop "Teams vergadering" ontbreekt in Outlook voor Mac. ("Teams Meeting" button is missing in Outlook for Mac)
De knop wordt alleen weergegeven als je Outlook (Office) versie 16.20 of hoger is.
Welke versie van Outlook heb ik? Outlook openen. Kies Outlook (naast het Apple-logo) op de menubalk. Als je de menubalk niet ziet, verplaats dan de muis naar de bovenkant van het scherm, dan wordt deze weergegeven. Kies "Over Outlook" (About Outlook). De versie-informatie wordt weergegeven.
Welke versie van Office gebruik ik? Open een Office-toepassing openen, zoals Word of Excel. Selecteer "Account".
Onder Productgegevens vind je je Office-productnaam en, in sommige gevallen, het volledige versienummer.
Volg de stappen in "Office voor Mac automatisch bijwerken" om de nieuwste update te ontvangen.
Voor Microsoft 365-mailboxen is ook REST-agendasynchronisatie vereist.
Volg deze stappen om erachter te komen of uw account REST-synchronisatie gebruikt:
Selecteer onder aan het navigatiedeelvenster het pictogram Agenda.
Selecteer de agendamap.
Kies "Agendamachtigingen" op het tabblad "Agenda".
Er verschijnt een nieuw venster met machtigingen zonder selectievakjes, vergelijkbaar met deze afbeelding:
De Microsoft Teams Meeting Add-in wordt niet gestart in Outlook (op Windows).
Kijk na of de Add-in bij de "Langzame en uitgeschakelde COM-invoegtoepassingen" staat
Via Bestand > Info > Langzame en uitgeschakelde ....
Als de Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office uitgeschakeld is, klik dan op "Deze invoegtoepassing altijd inschakelen" zodat je onderstaand resultaat krijgt.
Het lukt niet om de Teams plugin in Outlook te gebruiken
Het kan helpen om de Office365 account (op basis van je UGent e-mail adres) toe te voegen in Windows.
Volg deze stappen: Klik op Start > Windows-instellingen > Accounts > E-mail en accounts > (onder "Accounts die worden gebruikt door andere apps") Een account voor werk of school toevoegen > selecteer je UGent e-mailadres in