Lees meer over het voeren van chat-, audio- en videogesprekken en over het plannen en deelnemen aan vergaderingen met Teams.

Chatten

Een nieuw gesprek starten met een persoon of groep

• Klik links in de app balk op "Chatten" > Bovenaan in de linkerkolom op icoontje "Nieuwe chat".
• Typ de naam van de persoon/personen waarmee je wilt chatten in het veld Aan.
• Typ je bericht onderaan in het berichtenvak en klik op "Verzenden".

In het Aan veld kan je iedereen met een UGent account toevoegen.

Chatgesprekken (met meerdere personen) benoemen

Geef je groepsgesprek een naam die duidelijk maakt wat het onderwerp van het gesprek is zodat je het later gemakkelijk kunt terugvinden.

• Bij een chat met meer dan 2 deelnemers verschijnt er een potloodje naast de namen. Klik het aan.
• Voer een groepsnaam in.
• Klik op "Opslaan".

Deelnemers in chat weergeven en toevoegen

Klik op het "personen" icoontje rechtsbovenaan.

Chatgesprek vastmaken bovenaan in lijst (voor veelgebruikte groepen, kan ook voor 1-op-1 chats)

Klik op de drie puntjes naast de naam van de chat en kies voor "Vastmaken" of "Losmaken".

Markeren als ongelezen

Met "Markeren als ongelezen" plaats je een tijdsmarkering in je chatgesprek: vanaf hier is het ongelezen.

Dempen/Dempen opheffen

Wanneer je een chatsessie dempt, blijf je deel uitmaken van het gesprek, maar krijg je er geen meldingen meer van.

Zie ook: Chatten in Microsoft Teams

Berichten opstellen

Iemand @vermelden

Een @mention is vergelijkbaar met een tik op het schouder, een manier om iemands aandacht te trekken in een chatgesprek.

• Typ @ in het vak waarin je het bericht typt en typ de eerste paar letters van de naam van de persoon.
• Selecteer de persoon. Herhaal dit voor iedereen die je via een @vermelding wilt noemen.

Elke persoon die je op deze manier vermeldt, ontvangt een melding in de activiteitsfeed.
Ga eens kijken of je een rode cirkel naast je Activiteit ziet staan om te zien of iemand je heeft @vermeld.

Bestanden delen

Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Je kan vanuit Teams heel eenvoudig naar je eigen bestanden kunt navigeren: klik hiervoor in de app balk (app bar), de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, op Bestanden.

Audio- en videogesprek

Een snel gesprek is soms efficiënter dan chat. Je kan een instant "ad hoc" onlinevergadering starten, waarbij je kunt kiezen tussen een audiogesprek en en videogesprek

"Ad hoc" vergaderen: je start een vergadering op zonder voorafgaande uitnodiging.

Audio- of videogesprek starten via "nieuwe chat"

• Ga naar je chat-lijst en klik (aan de bovenkant van de app/het venster) op "nieuwe chat".
• Typ de naam of namen van je contactpersonen in het veld aan bovenaan je nieuwe chat.
• Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Audio- of videogesprek starten via "recente chat"

• Ga naar je lijst van Recente chats en klik op een chat
• Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Audio- of videogesprek starten via "contacten"

• Ga naar je Contacten en klik op een naam in de lijst
• Klik vervolgens op Audiogesprek OF op Videogesprek.

Tijdens het opbellen

Tijdens het opbellen van je correspondent verschijnt (onderaan) een menu met de volgende opties

• Camera: aan/uitzetten
• Microfoon: aan/uitzetten
• Gesprek weergeven: toont chatgesprek met die persoon/ personen in apart deel van scherm
• Gesprek afbreken

Tijdens het gesprek

Tijdens het gesprek met je correspondent(en) kan je

• Deelnemers weergeven: toont een lijst van de deelnemers aan het Audiogesprek OF Videogesprek
• via het menu ... "Meer acties" onder andere de "Achtergrond vervagen"

De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

In Teams kan je de achtergrond van een vergadering "vervagen" of vervangen door een andere achtergrond.

Zie ook: De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

Scherm delen

Scherm delen: je bureaublad en applicaties, presentaties, video's en foto's delen vanaf je (mobiele) toestel.

Zie ook: Deel inhoud in een vergadering in Teams

Vergaderingen plannen

Georganiseerd vergaderen: in tegenstelling tot "ad hoc" vergaderingen, plaats je deze vergadering in de agenda en nodig je daarbij de deelnemers uit. Belangrijk: op deze manier kan je externen uitnodigen die geen UGent account hebben (of niet als gast zijn toegevoegd aan een Team).

Plannen kan via de Teams agenda (wat het eenvoudigst is) of via de Outlook agenda.

Vergaderingen plannen via de Teams agenda

Volg de stap voor stap info van Microsoft: Vergaderingen plannen in Teams

Vergaderingen plannen via de Outlook agenda

Om vergaderingen te plannen via de Outlook agenda is er de "Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office" invoegtoepassing nodig. Als de invoegtoepassing in de Outlook agenda bij jou niet verschijnt dan moet je die eerst zelf toevoegen.

Let op: start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena).

Teams-vergaderingen zijn online vergaderingen; de werkwijze om ze in Outlook te plannen is dezelfde als voor een vergadering met een lokaal; je kan ook de planningsassistent gebruiken.

Externen uitnodigen

Je kan externen met hun e-mailadres uitnodigen tot je vergadering.

"Opties voor vergadering" instellen

De organisator van de vergadering kan "Opties voor vergadering" instellen, in vergaderverzoek/agenda

• Kiezen wie NIET moet wachten in de virtuele lobby, waarin deelnemers kunnen wachten voor de aanvang van een vergadering. Iemand in de lobby laten wachten is ideaal als je nog wat zaken moet voorbereiden.
• Kiezen wie kan presenteren.

Meer lezen?

• Instellingen van deelnemers wijzigen voor een teams-vergadering

Deelnemen aan vergaderingen gepland via de Outlook agenda

Let op: start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena).

Accepteren en deelnemen

1. Accepteer het vergaderverzoek.
2. Op het tijdstip van de vergadering: klik in het vergaderverzoek/agenda op "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering".
3. Pas vervolgens je audio- en video-instellingen aan.
4. Klik dan op "Nu deelnemen".

Achtergrond vervagen of aanpassen

Zie: De achtergrond van een Teams-vergadering wijzigen

Een video vastmaken

Microsoft maakt gebruik van "active speaking", wat betekent dat je in beeld komt op het moment dat je praat. De laatste vier personen die gepraat hebben zie je dus op je scherm. Als je je op een bepaald persoon wilt concentreren, klik dan video die aan met de rechtermuisknop en selecteer "Vastmaken". De video wordt vastgemaakt aan je weergave, ongeacht wie er praat. Je kunt zoveel video's vastzetten als er op je scherm passen. Als je van gedachten verandert, klik opnieuw met de rechtermuisknop en selecteer "Losmaken".

De vergadering beëindigen voor iedereen

Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om uw vergaderingen voor alle deelnemers te beëindigen. Als je bijvoorbeeld een docent bent, is dit een goede manier om ervoor te zorgen dat je studenten niet in de virtuele klas blijven hangen nadat je bent vertrokken.
Als je een vergadering in uitvoering wilt beëindigen, ga dan naar de besturingselementen voor de vergadering en klik op de 3 puntjes > Vergadering beëindigen. Bevestig dit. Zodra je dit doet, wordt de vergadering onmiddellijk voor iedereen beëindigd.

Meer lezen?

• Deelnemen aan een vergadering in Teams
• Deelnemen aan een vergadering zonder een Teams-account
• De weergave aanpassen in een teamvergadering

Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken

• Wie kan een vergadering opnemen? Iedereen die met een UGent account. Gasten, externen en anonieme deelnemers kunnen het NIET. Let wel: iedereen in de vergadering krijgt een melding dat de opname is gestart.
• Het is niet mogelijk om meerdere opnamen van dezelfde vergadering tegelijk te maken.
• Whiteboards en gedeelde notities worden op dit moment niet vastgelegd in de opname van een vergadering.
• Wie kan een opname van een vergadering bekijken? Alle deelnemers/genodigden met een UGent account kunnen de opnames bekijken van vergaderingen waar ze aan deelnamen/toe uitgenodigd waren. Gasten en externe deelnemers kunnen een opname alleen bekijken als deze uitdrukkelijk met hen wordt gedeeld.

Voortaan worden alle opnames van vergaderingen opgeslagen op OneDrive For Business en SharePoint. De opslagplaats en de rechten op opnames zijn nu dezelfde als voor bestanden.

Opnames van Teams-vergaderingen worden niet langer opgeslagen in Microsoft Stream. Een opname kan nog wel (handmatig) op Stream geplaatst worden

• De opname van een videogesprek gestart vanuit de chat/contacten/het opdrachtvak en de opname van een (via de agenda) geplande vergadering komt terecht in de OneDrive For Business van de persoon die de opname startte. In de map: My Files > Opnamen
• De opname van een videogesprek gestart in een Team, in een kanaal komt terecht in de SharePoint site van het team. In de map: Documents > Kanaalnaam > Opnamen
• De opname van een videogesprek gestart in een Team, in een privé-kanaal komt terecht in SharePoint site van het privé-kanaal. In de map: Documents > Opnamen
• De toegangsrechten ('kijkrechten') tot de opname kunnen na de vergadering aangepast worden door de eigenaar van opname en dit zowel vanuit de chat van de vergadering als vanuit OneDrive/Sharepoint.

Meer lezen?

• Een vergadering opnemen in Teams
• De opname van een vergadering afspelen en delen in Teams
• Een opname van een vergadering in teams verwijderen