Teams stap voor stap

0. MS Teams opleidingen binnen de UGent
1. MS Teams startpagina
2. MS Teams Communicate: communiceren en vergaderen met MS Teams
3. MS Teams Collaborate (Samenwerken): communiceren, vergaderen en bestanden bewerken binnen een team in MS Teams
4. MS Teams Breakout Rooms: aparte vergaderruimtes
5. MS Teams Live Events (Live gebeurtenissen)
6. MS Teams FAQ (Frequently Asked Questions)
7. MS Teams Handleidingen

Wat is Microsoft Teams?

Teams is een op chat-gebaseerd communicatie platform voor bedrijven. Het doel van Microsoft teams is het voorzien van een makkelijkere manier voor groepen om te communiceren en samen te werken. Teams is geïntegreerd in Office 365, dat betekent dat je met vertrouwde Office-programma's kunt werken zoals Word, Excel en PowerPoint. De bestanden die je met de Office-programma's maakt kun je eenvoudig en snel delen, zonder een omweg te hoeven maken via bijvoorbeeld e-mail. Ander voordeel is dat de chatdienst Teams doorzoekbaar is. Discussies en gedeelde bestanden kun je dus makkelijk terug vinden. Je hebt door Teams ook alle tools van Office 365 overzichtelijk op één plek.
Microsoft teams is de hub voor teamwerk in Office 365. Alle communicatiekanalen zijn geïntegreerd in één gebruikersinterface voor realtime chat, audio- en videoconferencing. Je kan er iedereen waarmee je werkt mee uitnodigen om te chatten, te vergaderen, te bellen en samen te werken, allemaal op één plek, waar je ook bent. Waar voorheen e-mails naar iedereen gestuurd werden, kun je nu gemakkelijk met elkaar in Teams communiceren.

• Chat vanaf elke locatie. Deel je mening, en je persoonlijkheid. Stuur GIF's, stickers en emoji's in een groeps-chat of in één-op-één berichten.
• Vergader vanaf elke locatie. Schakel onmiddellijk over van groeps-chat naar videobellen met één klik op een knop. Teams van 10 of 10.000 mensen kunnen op één plek vergaderen, op hoeveel verschillende locaties ze zich ook bevinden.
• Werk samen vanaf elke locatie. Zoek nooit meer verwoed naar bestanden. In Teams kun je Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden in realtime bekijken, delen en bewerken. Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Deel je een bestand in een Team, dan wordt het opgeslagen in een achterliggende SharePoint online site.

Introductie aan UGent

De introductie van Teams aan UGent verloopt in 2 fases.
Deze 2 fases vallen samen met de 2 hoofdonderdelen van Teams: de chatfunctionaliteit en de teamsfunctionaliteit.

1. De chatfunctionaliteit heeft vrijwel dezelfde functionaliteiten als Skype. Aan de UGent zetten we Teams in als een aanvullend communicatiemiddel. Het is niet bedoeld als vervanging van de telefonie. Er is geen koppeling met het telefonienetwerk opgezet. We gebruiken "Chat", "Oproepen" en "Activiteit" op de linker navigatiebalk.
   • Teams Chat & conference, ter vervanging van Skype for Business. Zie pagina: Teams communicate
2. De teamsfunctionaliteit bestaat uit samenwerkingsverbanden (Teams) waar gebruikers lid van kunnen zijn. Dit kunnen Teams zijn voor een afdeling of een project. In deze Teams kunnen gebruikers communiceren zoals in een forum. Een team kan worden ingedeeld in kanalen; losse gespreksonderwerpen voor één overkoepelende doelgroep.
   • Teams als deel van de "Digital Workplace@UGent". Zie pagina: Teams Collaborate

Microsoft Teams starten

Teams kan gebruikt worden in de browser, met een desktop applicatie of met een mobiele app.
Als je de desktop of de mobiele app wil gebruiken, zal je die moeten installeren.

Toegang via de browser

Teams draait in de webbrowser. (Zie: ondersteunde browsers ). Je kan Teams op verschillende manieren opstarten.

Let op: Gebruik Teams NIET vanop een browser via Athena maar gebruik steeds de lokale browser op je toestel. Die start je via de Windows Startknop (of via Dock of Launchpad op Apple toestellen).

• Surf naar office.ugent.be en klik op het Teams icoon
  OF
• In elke Office365 app (bv Word, OneDrive, ...) zie je links bovenaan de "wafel" of "App kiezer"; klik erop en klik vervolgens op het Teams icoon
  OF
• Surf rechtstreeks naar https://teams.ugent.be OF naar https://teams.microsoft.com

Meld je aan met je UGent loginnaam en wachtwoord. Indien een e-mailadres wordt gevraagd: vul je UGent e-mailadres in.

Je kan bureaubladmeldingen inschakelen (pop-up bij nieuw chatbericht, e.d.)

Teams client (app) installeren

Let op: installeer Teams NIET vanop een browser via Athena maar gebruik steeds de lokale browser op je toestel. Die start je via de Windows Startknop (of via Dock of Launchpad op Apple toestellen).

Klik op de volgende link om teams te installeren: Teams op al je apparaten krijgen

Toegang via de Teams app

Op de meeste toestellen kan een Teams client programma geïnstalleerd worden. Er bestaat een desktop app voor Windows, Mac en Linux en een mobiele app voor iOS, Android en Windows Phone.

• Start de app.
• Meld je aan met je UGent loginnaam en wachtwoord. Indien een e-mailadres wordt gevraagd: vul je UGent e-mailadres in.

Teams gebruiken: de gebruikersinterface

Het scherm bevat de volgende hoofdelementen:

1. De horizontale menubalk boven aan het scherm, met de knoppen "vorige" en "volgende", het "nieuwe chat" icoon, het opdrachtvak en je profielfoto.
   • Het opdrachtvak (Command box) gebruik je om te zoeken naar specifieke items of personen, om snelle acties uit te voeren en om apps te starten.
2. De app balk (app bar): de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, met de knoppen Chat, Teams, Oproepen, Bestanden, ..., Apps en help.
   • Gebruik deze knoppen om te schakelen tussen de activiteitsfeed, chats, je teams en bestanden en andere geïntegreerde apps.
3. Het gebied met de hoofdinhoud in het midden van het scherm. Het bevat een een menubalk aan de linkerzijde en een inhoudsvenster.

Teams gebruiken: opslag van de gegevens

• Bestanden die je in Teams via Chat deelt, worden opgeslagen op de OneDrive for Business van de persoon die het bestand deelt.
• Per Team en voor elk privé kanaal wordt een aparte SharePoint online (SPO) site aangemaakt.

Een paar tips:

• Wanneer je voorheen al gebruik maakt van SharePoint 2.0 sites (SharePoint.ugent.be), kan je daar gewoon mee verder gaan. Je kan ze voor gebruiksgemak als tabblad toevoegen in een kanaal in je team. Let op, je moet dan kiezen voor het tabblad type "Website" en de URL van uw SharePoint 2.0 site ingeven.
• Terwijl je met tijdelijke teams werkt, gebruik je de aan je team achterliggende SharePoint online site beter niet voor permanente data. Hou er enkel de bijlagen (van posts) bij.
• Meer guidelines en best practices komen eraan.

Zie ook: een team of kanaal Openen in SharePoint online.

Teams gebruiken: meldingen en @vermelden

• Je kan zelf instellen welke meldingen je ontvangt, waar je ze ontvangt, en hoe vaak. Het zijn persoonlijke instellingen. Klik op je profielfoto > Instellingen > Meldingen om ze aan te passen.
• Interessant is de optie "E-mailberichten over gemiste activiteiten" die standaard op "Zo snel mogelijk" staat: wanneer je tijdelijk niet op Teams actief bent, wordt er jou een e-mail gestuurd met daarin een link naar Teams.
• Als je lid bent van een team, kan je ook per kanaal de kanaalmeldingen instellen.
• @vermelden met de naam van de persoon die deelneemt aan je chatgesprek of lid is van je team, is altijd mogelijk, voor iedereen.
• De team eigenaar stelt voor het hele team in of @team- en/of @kanaal-vermeldingen kunnen worden gebruikt. Standaard staan beide opties aan.
  @[teamnaam] stuurt een melding naar iedereen in het team,
  @[kanaalnaam] stuurt een melding naar iedereen die het vermelde kanaal in de kanalenlijst staan heeft.
• In privé kanalen is @vermelden van het team niet mogelijk; je kan ook enkel leden binnen het privé kanaal vermelden.

Meer lezen?

• Meldingen beheren in Teams
• Meldingsinstellingen beheren Videotraining voor Microsoft Teams
• Zes dingen die u moet weten over meldingen

Apps, bots en connectors

Er zijn voor Microsoft Teams al een paar honderd koppelingen en integraties met apps van allerlei leveranciers beschikbaar. En er worden vrijwel dagelijks nieuwe apps toegevoegd in de Teams Store.
Let op: Je kan enkel door UGent toegestane apps, bots en connectors toevoegen.

Apps

Apps zijn hulpprogramma's.

Zie: Handleidingen Microsoft Forms

Bots

Met bots kunt u informatie uit verschillende apps zoeken en delen.

Connectors

Connectors verzenden meldingen rechtstreeks naar een kanaal, waar iedereen ze kan zien.

Meer lezen?

• Vijf dingen die u moet weten over apps in Microsoft teams
• Een app toevoegen aan Microsoft teams

Instellingen

Binnen Teams kan je instellingen terugvinden op volgende plekken:

• persoonlijke, via je profielfoto
• per contact of chatgroep, via Chat > Contacten ...
• per chat, via Chat > Recent ...

Status

Als je wilt dat mensen weten wanneer je bezet of afwezig bent, stel dan je status in. Het kleine gekleurde bolletje op je profielfoto geeft aan of je wel of niet beschikbaar bent.

• Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams en vervolgens op Instellingen. Selecteer je status en kies uit de lijst. Voeg eventueel een status tekstboodschap toe.
• Je kan je status ook bijwerken via het opdrachtvak. Typ /afwezig of /beschikbaar of /bezet of /niet-storen of /zo-terug in het opdrachtvak boven in Teams. (Let op: in een Engelstalige versie is dit /away, /available, /busy, /DND en /BRB)
• Wanneer je deelneemt aan een teams vergadering stelt Teams je status automatisch in op "Bezet".

Meer lezen?

• Uw status wijzigen in Teams

Apparaten (luidspreker, microfoon en camera)

1. Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams en vervolgens op Instellingen > Apparaten
2. Selecteer onder Audioapparaten de luidspreker en microfoon die je standaard voor Teams wilt gebruiken.
3. Selecteer onder Camera de camera die je voor Teams wilt gebruiken en bekijk een voorbeeld van de video van die camera.

Meldingen

Om je Microsoft Teams-meldingen te personaliseren, klik je op je profielfoto rechtsboven in de Teams-gebruikersinterface om toegang te krijgen tot de accountinstellingen. Vanaf hier heb je toegang tot "Instellingen" en vervolgens kan je op "Meldingen" klikken.
Tip: Op je mobiel toestel kan je ook "Stille uren" (Quiet Hours) instellen om meldingen te onderdrukken.

Profielfoto

We raden je aan om een foto toe te voegen aan je account. Dit vergemakkelijkt het zoeken voor collega's. Onderstaande stappen tonen hoe je je profielfoto kan aanpassen. Dit gebeurt NIET vanuit de Teams toepassing maar via Outlook mail. De foto wordt met enige vertraging, na synchronisatie zichtbaar in Teams.

Methode 1

Let op: gebruik een lokale browser op je toestel. Die start je via de Windows Startknop (of via Dock of Launchpad op Apple toestellen).

1. Surf naar owa.ugent.be
2. Klik op je naam (in de rechter bovenhoek)
3. Klik op "wijzigen"
4. Klik op het mapje
5. Selecteer een foto(bestand)
6. Klik op "opslaan"

Methode 2

1. Start Outlook lokaal op je toestel (NIET via Athena)
2. Menu "Bestand" > Info
3. Klik op "Wijzigen" onder de foto (naast Accountinstellingen)
4. Selecteer een foto(bestand)
5. Klik op "openen"
6. Klik op "opslaan"

Problemen en foutmeldingen

1. Third party tokens are not enabled
   
   Wanneer je deze melding te zien krijgt, moet je de instellingen voor Third party cookies in uw browser aanpassen. Je kan ofwel alle Third Party cookies toestaan, ofwel enkel die voor Microsoft Teams .
2. Machtigingen camera en microfoon
   Wanneer volgende boodschap verschijnt, klik op "Allow" ("Toestaan").
   
3. Popup voor windows firewall
   Wanneer je voor het eerst een oproep plaatst via de Microsoft Teams-client, zie je mogelijk een waarschuwing ("Windows Firewall has blocked some features of this app"/"Windows Firewall heeft sommige functies van deze app geblokkeerd") met de Windows-firewall instellingen, waarbij gevraagd wordt om (extra) communicatie toe te staan.
   Je kan dit bericht negeren; de oproep zal werken, zelfs als de waarschuwing wordt afgewezen. Klik dus op "Annuleren" ("Cancel").
   

Meer info over Microsoft Teams

• MS Teams Handleidingen