Teams stap voor stap

0. MS Teams opleidingen binnen de UGent
1. MS Teams startpagina
2. MS Teams Communicate: communiceren en vergaderen met MS Teams
3. MS Teams Collaborate (Samenwerken): communiceren, vergaderen en bestanden bewerken binnen een team in MS Teams
4. MS Teams Breakout Rooms: aparte vergaderruimtes
5. MS Teams Live Events (Live gebeurtenissen)
6. MS Teams FAQ (Frequently Asked Questions)
7. MS Teams Handleidingen

Enkele tips om van start te gaan

• Zorg voor een vlot beheer door meer dan 1 team eigenaar aan te duiden. Om niet van één persoon afhankelijk zijn duid je best 2 á 3 personen aan die als beheerder (eigenaar) van je team kunnen optreden.
• Zet eerst een groot deel van je team op vooraleer je er leden toevoegt.
  • Maak kanalen aan om discussies te concentreren/ordenen
  • Voeg enkele Tabs toe aan je kanaal om belangrijke informatie dicht bij de hand te hebben.
• Nodig je teamleden uit. Enkel eigenaren kunnen leden toevoegen. Teamleden krijgen automatisch een e-mailuitnodiging. Afhankelijk van de grootte van het team, kan je ook eerst beginnen met een kleine groep leden en nadien de rest toevoegen.
• Ook externen kunnen uitgenodigd worden, als "gast".
• Gebruik "Beantwoorden" onder een bericht zelf als je wilt antwoorden (in plaats van een nieuw bericht te beginnen).
• Bestanden in een bericht worden automatisch verzameld onder het tabblad "Bestanden".
• Co-authoring en versiebeheer voor Office-documenten zijn standaard beschikbaar.

De structuur van een Team

• Elk team bevat kanalen. Elk kanaal is opgebouwd rond een onderwerp, zoals 'teamactiviteiten', een afdelingsnaam, of gewoon voor de lol. In kanalen vinden vergaderingen en gesprekken plaats en wordt samengewerkt aan bestanden. Klik op een kanaal om de bestanden en gesprekken over het betreffende onderwerp te bekijken.
• Elk kanaal bevat tabbladen. Standaard zijn de tabbladen "Posts" (Gesprekken) en "Bestanden" aanwezig.
• Teamleden kunnen in kanalen berichten, weblinks, afbeeldingen en bijlages plaatsen. Op elk bericht kan worden gereageerd, het kan worden geliked of je kan het opslaan in een soort leeslijst.
• Bijlages en afbeeldingen worden direct opgeslagen in een gekoppelde SharePoint documentenbibliotheek en zijn ook zichtbaar onder het tabblad Bestanden.

Meer lezen?

• Meer over teams en kanalen
• Videotraining voor Microsoft Teams Samenwerken in teams en kanalen

Een team aanmaken

Een nieuw Team aanmaken kan via de knop "Create Team" in Teams of via Microsoft 365 Self Service. Het aanmaken verloopt semi-automatisch. Zodra je Team is aangemaakt, ontvang je als aanvrager/eigenaar een e-mail en een notificatie in Teams.

Standaard en privé teams

Al onze teams zijn standaard privé teams.

Leden en gasten

Leden zijn personen met een UGent account.

Soms wil je samenwerken met mensen die geen deel uitmaken van je organisatie. Vaak doe je dat via e-mail, maar als je met hen wilt samenwerken in Teams, kun je ze als gast toevoegen. Gasten hebben minder mogelijkheden dan teamleden of teameigenaren, maar er is nog veel dat ze kunnen doen.

Een gast is iemand die geen werknemer, student of lid van uw organisatie is. Ze hebben geen school- of werkaccount bij UGent. Gasten kunnen bijvoorbeeld partners, leveranciers, leveranciers of consultants zijn. Iedereen die geen deel uitmaakt van uw organisatie kan worden toegevoegd als gast in Teams. Dit betekent dat iedereen met een een e-mailaccount als gast in Teams kan deelnemen.

• Externen toevoegen

Kanalen toevoegen

• Elk kanaal is opgebouwd rond een onderwerp, zoals 'teamactiviteiten', een afdelingsnaam, of gewoon voor de lol.
• In kanalen vinden vergaderingen en gesprekken plaats en wordt samengewerkt aan bestanden.
• Teams kunnen standaard- of privé-kanalen hebben. Standaardkanalen zijn beschikbaar voor alle teamleden in teams. De meeste kanalen zijn Standaardkanalen. Als u een kleiner, specifiek publiek voor een bepaald onderwerp nodig hebt, kunt u gebruikmaken van een privé kanaal. Privé kanalen zijn toegankelijk voor een bepaalde groep personen binnen het team. De functionaliteiten voor privé kanalen zijn beperkt: @-mentioning van het Team is niet mogelijk, je kan bij "Nu vergaderen" geen opname (Stream) maken, je kan geen gebruik maken van Planner en Forms. De privacy van een kanaal kan achteraf niet gewijzigd worden!
• Standaard kunnen enkel eigenaars van een team kanalen maken.
• Om een kanaal aan te passen gebruik je de drie puntjes naast de kanaalnaam.
• Alle kanalen kunnen verwijderd worden behalve "Algemeen".

Tips

1. Voeg waar mogelijk een kanaal toe in plaats van een nieuw Team aan te maken.
2. Denk na over wanneer/waarvoor een kanaal nodig is. Kanalen zijn er om discussies te concentreren/ordenen.
3. Hou het aantal kanalen beperkt.
4. Denk na over je kanaalnamen. Kanaalnamen hernoemen is een slecht idee want de naamgeving op de achterliggende SharePoint online site wijzigt NIET mee. (De naamgeving mag ook niet manueel aangepast worden op SharePoint site)
5. Kanaalnamen worden automatisch alfabetisch gesorteerd: door (eventueel) gebruik te maken van cijfers in de naamgeving kan je de volgorde bepalen.
6. Indien een kanaal niet meer relevant of niet meer in gebruik is, kan je het op non actief zetten of het (in laatste instantie) verwijderen: zie "Kanaal meldingen uitschakelen", "Kanaal verbergen", "Kanaal verwijderen".
7. Let op met verwijderen: alle gesprekken worden verwijderd; je raakt de gespreksgeschiedenis van het kanaal kwijt. De map van het kanaal blijft bestaan in de documentenbibliotheek van onderliggende SharePoint site. OneNote-secties gekoppeld aan het kanaal, blijven bestaan op de SharePoint-site van je team.

Een kanaal toevoegen

1. Ga naar het team waarvoor je het kanaal wilt maken
2. Klik naast de teamnaam op klik op de drie puntjes (...) en dan op Kanaal toevoegen
3. Voer een naam en beschrijving voor je kanaal in.
4. Selecteer Toevoegen. Hiermee voeg je het kanaal toe aan het team.

Een kanaal verwijderen

• Klik (naast de naam van een Kanaal) op de drie puntjes (...) en dan op "Dit kanaal verwijderen".
• Klik op "Verwijderen".

Meer lezen?

• Een kanaal maken in Teams
• Teams kunnen standaard- of privé-kanalen hebben

Kanalen beheren

Machtigingen

Kanaaltoezicht aan/uit + wie mag berichten plaatsen.

• Klik (rechtsboven) op de drie puntjes (...) en dan op "Kanaal beheren"> Kanaalinstellingen > Machtigingen

Samengevat kan je het volgende voorkeuren instellen:

1. Voor het Algemeen kanaal: wie berichten kan PLAATSEN, met als OPTIE "enkel eigenaars".
2. Voor toegevoegde kanalen:
   Indien Kanaaltoezicht UIT: wie berichten kan PLAATSEN.
   Indien Kanaaltoezicht AAN: toevoegen van extra moderators mogelijk, met als OPTIE "Alleen moderators" kunnen een nieuw bericht plaatsen. Plus de keuzes: Mogen leden op berichten reageren? Mogen bots/connectoren bericht plaatsen?

Een overzicht bekijken per team: actieve en verwijderde kanalen beheren

Via Team beheren (Manage team) kan je kanalen zoeken, kanalen toevoegen, de weergave van kanalen aanpassen, verwijderde kanalen herstellen en met de drie puntjes op het eind van de lijn "Meer opties" (hetzelfde menu als naast de Kanaalnaam) voor een kanaal openen.

• Klik (naast de naam van een Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > Kanalen.

Bovenaan zie je het zoekvak (links) en de knop "Kanalen toevoegen" (rechts). Eronder de (uitklapbare) lijst van alle actieve en verwijderde kanalen. Deze lijst is sorteerbaar op elk veld.

• Actief/ Active (aantal)/ en Verwijderd /Deleted (aantal)
• Per kanaal: Naam - Weergeven voor mij - Weergeven voor leden - Beschrijving - Type - Laatste activiteit
• Weergeven voor mij (Show for me) versus Weergeven voor leden (Show for members)
• Kanaal beheren via de drie puntjes (...) op het eind van de lijn

Kanalen verbergen/weergeven

Als je niet wilt dat een kanaal wordt weergegeven in je lijst met kanalen, kan je dit verbergen. Dit is een uitstekende manier om de lijst op te schonen en de focus te leggen op de kanalen waarop je actief bent. Ga naar de naam van het kanaal. Klik op de drie puntjes (...) en dan op Verbergen. Je kan verborgen kanalen terug weergeven via "verborgen kanalen" onderaan de lijst met kanalen in een team. Klik op de Weergeven naast kanaalnaam.

Meer lezen?

Een team of kanaal in teams weergeven, verbergen of vastmaken

Instellingen voor kanaalmeldingen

Je kan instellen welke (soort van) meldingen je ontvangt over de activiteit in een kanaal.
De standaardinstelling is "Banner en feed"; een melding naar je apparaat (pop-up) en naar je activiteitsfeed, wanneer iemand het kanaal vermeldt (met @kanaalnaam).
Meer nodig? Klik op de drie puntjes naast de Kanaalnaam en selecteer "Kanaalmeldingen". Pas aan. (vb. telkens wanneer iemand een nieuw gesprek in het kanaal start of telkens wanneer iemand een gesprek beantwoordt.)

Tabbladen toevoegen

Per kanaal zijn er twee vaste tabbladen: Posts en Bestanden. Hoe je die kunt gebruiken, vind je onder Het tabblad Posts gebruiken en Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

Een tabblad toevoegen in een kanaal

• Met tabbladen voeg je per kanaal je favoriete hulpprogramma's (apps) en bestanden toe. Standaard zijn de tabbladen "Posts" (Gesprekken) en "Bestanden" aanwezig.
• Je kunt zelf tabbladen maken en rechtstreeks invoegen. Maak bijvoorbeeld een Excelsheet of een PowerPoint presentatie direct toegankelijk. Of geef je team direct toegang tot een veelgebruikte website. Of voeg bijvoorbeeld Planner toe voor het bijhouden van teamtaken.
• Hoe meer tabbladen je toevoegt aan een kanaal, hoe groter de kans dat gebruikers niet kunnen vinden wat ze zoeken. Als je zoveel tabbladen toevoegt dat ze niet meer op jouw scherm passen(en dat is voor elke gebruiker anders), dan is het tijd om na te denken over andere opties.

Hoe?

1. Selecteer het plusteken naast de tabbladen.
2. Kies de tegel voor het gewenste type tabblad.

Meer lezen?

• Een tabblad planner toevoegen en gebruiken in teams
• Een tabblad wiki toevoegen en gebruiken in teams
• Toevoegen en gebruiken van een tabblad Stream in Teams
• Een app toevoegen aan Microsoft teams

Apps in Teams

Het tabblad Posts gebruiken

Hier kan je de gebruikelijke zaken uitvoeren:

• Een bericht plaatsen.
• Een bericht beantwoorden.
  Typ je bericht in het vak en druk op Enter of selecteer het pictogram van het papieren vliegtuig om het te verzenden.
• een bericht editeren
• een bericht wissen

Een bericht posten in meerdere kanalen (cross-posten)

1. Onder het vak waarin u het bericht typt klik je op het "Opmaak" icoon.
2. Klik op "Posten in meerdere kanalen".
3. Klik op "Kanalen selecteren".
4. Vink de kanalen aan waarin het bericht moet komen.
5. Klik op "Bijwerken".
6. Typ je bericht en druk op Enter of selecteer het pictogram van het papieren vliegtuig om het te verzenden.

@ vermelden (@ mentions)

Een @mention is vergelijkbaar met een tik op het schouder, een manier om iemands aandacht te trekken in een chatgesprek.

• Typ @ in het vak waarin je het bericht typt en typ de eerste paar letters van de naam van de persoon. Je kan ook volledige teams en kanalen @vermelden.
• Selecteer de persoon/het team/het kanaal. Herhaal dit voor iedereen die je via een @vermelding wilt noemen.

Elke persoon die je op deze manier vermeldt, ontvangt een melding in de activiteitsfeed.
Ga eens kijken of je een rode cirkel naast je Activiteit ziet staan om te zien of iemand jou heeft @vermeld.

Nu vergaderen (Meet now)

Onderaan onder het vak waarin je een bericht typt vind je het "Nu vergaderen" (Meet now) camera icoon.

• Klik op het "Nu vergaderen" icoon om een vergadering te starten vanuit het gesprek waar je in zit.
• Je kan de vergadering een naam geven
• Vervolgens nodig je de anderen uit om deel te nemen door ze te selecteren.
• Klik dan op "Vergadering starten".

Het spreekt vanzelf dat je bij het selecteren van de deelnemers rekening houdt met hun beschikbaarheid.

Meer lezen?

• Teams gebruiken: meldingen en @vermelden
• Een emoji, GIF of sticker verzenden in teams
• Een verzonden bericht bewerken of verwijderen in Teams
• Een kanaalgesprek cross-posten in Teams

Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

Elk kanaal heeft een eigen map waarin u bestanden kunt delen voor dat specifieke kanaal. Als u deze map wilt openen, gaat u naar het kanaal en selecteert u het tabblad bestanden boven het gespreksvenster.

• Iedereen in je team heeft toegang tot Bestanden in je team
• Deel je een bestand in Microsoft Teams, in een kanaal, dan wordt het opgeslagen op SharePoint Online.
• Ook al verlaten leden het team, de bestanden blijven er staan
• Je kan vanuit Teams ook heel eenvoudig naar je eigen bestanden navigeren: klik hiervoor in de app balk (app bar), de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, op Bestanden.

Leden

• Wanneer je deelneemt aan een nieuw team, wordt dit automatisch weergegeven in uw lijst met teams. Als je weet dat je lid bent van een team maar dit niet ziet, blader dan naar de onderkant van je lijst met teams en klik op "Verborgen teams". Zoek het gewenste team, klik op Weergeven.
• Als Team beheerder kan je leden en gasten toevoegen. Doe dit nadat de initiële structuur en inhoud van je team op punt staat.

Leden toevoegen

Leden en gasten worden aan een team toegevoegd door de eigenaar(s) van het team, via Team beheren > Leden
Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Leden". Kies vervolgens voor "Lid Toevoegen". Vul de naam (UGent e-mailadres) van het teamlid in OF vul het (externe) e-mailadres van de gast in OF vul de naam van de Azure AD groep (vb Employees.Department.LW04) in.
Tip: Bij het opzetten van je team kan je éénmalig alle leden van je team (vakgroep, afdeling, kleine directie) toevoegen via een Azure AD groep in de plaats van iedereen afzonderlijk toe te voegen. Er is geen synchronisatie voorzien indien de samenstelling van de groep verandert. Dit wil zeggen dat - na het automatisch aanmaken van de groep - de samenstelling manueel up-to-date moet worden gehouden.

De rol van leden aanpassen.

In een Team heb je de rol van Lid, Gast of Eigenaar. Team eigenaars kunnen de rol van andere leden aanpassen naar eigenaar om zo meerdere beheerders voor hun team aan te stellen.

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Leden".

Bovendien kunnen eigenaren en leden moderatorfuncties hebben voor een kanaal (op voorwaarde dat Kanaaltoezicht ingeschakeld is.). Let op: een aan een kanaal toegevoegde moderator is geen Eigenaar, zie Kanalen beheren

Aanvragen om leden toe te voegen

Een lid van een team kan zelf geen leden toevoegen maar kan wel aanvragen om leden toe te voegen. Alle Eigenaars van het team ontvangen een e-mail wanneer iemand een aanvraag heeft ingediend.
Om de aanvragen behandelen moet de een eigenaar ze accepteren of weigeren. Dat kan aanvraag per aanvraag of voor alle aanvragen in 1 keer.

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Aanvragen in behandeling".

Meer lezen?

• Teams FAQ: Leden
• Leden toevoegen aan een team in Teams
• Aanvragen accepteren of weigeren om lid te worden van een team

Externen

Externen (gasten) toevoegen aan een team

BELANGRIJK: Voor vergaderingen plannen via de Outlook agenda is het NIET nodig om externen aan een team toe te voegen.

Externen zijn personen die geen school- of werkaccount bij UGent hebben. We voegen ze toe als "gast" aan ons team. Gasttoegang stelt teams in je organisatie in staat samen te werken met mensen buiten je organisatie door hen toegang te geven tot bestaande teams en kanalen in Teams.

• Enkel Team beheerders (eigenaars) kunnen externe gebruikers (gasten) uitnodigen
• Gasten worden uitgenodigd door ze aan de hand van hun e-mailadres toe te voegen aan een Team.

Gast toevoegen stap voor stap:

1. Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...)
2. Klik op "Lid toevoegen"
3. Typ het e-mailadres van de gast in.
4. Klik op "Toevoegen"

Vervolgens moet de externe gebruiker (gast) ingaan op de uitnodiging. Dat gaat als volgt:

• Als externe gebruiker (gast) heb je een e-mail van noreply@email.teams.microsoft.com ontvangen, met als onderwerp "U bent toegevoegd als gast aan UGent in MS Teams"/"You have been added as a guest to UGent in Microsoft Teams"
• Open deze e-mail en klik op de "Open Microsoft Teams" link.
• Volg alle stappen. (Voor toegang tot Teams is een Microsoft-account nodig. Als er nog geen Microsoft-account gekoppeld is aan je e-mailadres, wordt dat door deze instructies in orde gebracht.)

Meer lezen?

• Gasten aan een team toevoegen in Teams

Samenwerken/Collaboration

Word document: concurrent editeren, locking op paragraaf niveau

Wijzigingen aan het document zijn live zichtbaar in viewer

Teams online vergaderen

Om een vergadering te starten, binnen een team, vanuit het gesprek waar je in zit, kan je gebruik maken van Nu vergaderen (Meet now)

Microsoft Whiteboard gebruiken

Integratie van Whiteboard in Microsoft Teams-vergaderingen wordt mogelijk gemaakt door de webversie van Whiteboard, waardoor deelnemers aan Teams-vergaderingen gezamenlijk kunnen tekenen, schetsen en schrijven op een gedeeld digitaal canvas.

Meer lezen?

• Vergaderingen beheren Videotraining voor Microsoft Teams
• De weergave aanpassen in een teamvergadering
• Vergaderingen opnemen in Teams en herbekijken in Microsoft Stream
• Whiteboard gebruiken in Microsoft Teams

Activiteitsfeed

• Je Activiteitsfeed is de plaats waar je dag start. Klik op "Activiteit" op de app balk (app bar); dat is de verticale werkbalk uiterst links op het scherm.
• Selecteer de knop Filteren (= het trechter icoontje) in de rechterbovenhoek van de feed om specifieke typen berichten weer te geven, zoals ongelezen berichten, @mentions, antwoorden en vind ik leuks.
• Om je Microsoft Teams-meldingen te personaliseren, klik je op je profielfoto rechtsboven in de Teams-gebruikersinterface om toegang te krijgen tot de accountinstellingen. Vanaf hier heb je toegang tot "Instellingen" en vervolgens kan je op "Meldingen" klikken. Tip: Op je mobiel toestel kan je ook "Stille uren" (Quiet Hours) instellen om meldingen te onderdrukken.

Meer lezen?

• De activiteitsfeed in Teams verkennen

Openen in SharePoint online

• In een kanaal, klik op de drie puntjes rechts bovenaan; het menu verschijnt.
• Klik op "Openen in SharePoint".
• SharePoint online opent in je browser. De inhoud van je Team/Kanalen is zichtbaar. Onder "Documents" vind je een map per kanaal. Let op: privé kanalen zitten elk in een aparte SPO site.

Team beheren (Manage team)

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren".

• Leden: op dit tabblad kan je Leden opzoeken (handig als het om een lange lijst gaat), Leden toevoegen, de eigenschappen van leden bekijken (Naam, Titel, Locatie), @-vermelding Tags beheren en de Rol van leden (Lid, Gast of Eigenaar) aanpassen.
• Aanvragen in behandeling (Pending Requests): op dit tabblad kan je Leden opzoeken (handig als het om een lange lijst gaat), en aanvragen goedkeuren om leden toe te voegen.
• Kanalen
• Instellingen
• Analyse
• Apps

Instellingen

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Instellingen".

Een teamafbeelding toevoegen

• Klik op "Teamafbeelding", klik onder "Team-avatar" op "Afbeelding wijzigen": selecteer (of upload) een afbeelding (.png of .jpg) en klik op "Bijwerken".

Naast het aanpassen van de Team-avatar kan je hier ook de Teamnaam en de Beschrijving van je team aanpassen.
Let op: Verander de Privacy van u team NIET. Standaard staat deze op "Privé - alleen teameigenaren kunnen leden toevoegen". Al onze teams zijn Privé teams.

Lidmachtigingen

Kanaal maken, apps toevoegen en meer toestaan.

Volgende opties staan standaard aangevinkt:

• Leden toestaan aangepaste apps te uploaden (Allow members to upload custom apps)
• Leden de mogelijkheid geven om hun berichten te verwijderen (Give members the option to delete their messages)
• Leden de mogelijkheid geven om hun berichten bewerken (Give members the option to edit their messages)

We raden u aan om leden geen toestemming te geven tot het maken en verwijderen van kanalen. (Vink dus de opties "Toestaan dat leden kanalen maken en bijwerken" en "Toestaan dat leden kanalen verwijderen en herstellen" NIET aan)

Machtigingen voor gasten

Kanaal maken inschakelen = toestaan dat gasten kanalen maken en bijwerken.
Gasten de toestemming geven tot het maken en verwijderen van kanalen kan enkel indien dat ook geactiveerd is voor leden.

@vermeldingen

Selecteren wie @team- en @kanaal-vermeldingen kan gebruiken.
Hier stelt u in wie er @team- en @kanaal-vermeldingen kan gebruiken; handigst is om dit allebei toe te staan.

• Leden de mogelijkheid geven om @team of @[teamnaam] te gebruiken (hiermee wordt een melding verzonden naar iedereen in het team)
• Geef leden de optie om kanalen te vermelden met @channel of @[kanaalnaam]. Iedereen voor wie het vermelde kanaal in de kanalenlijst wordt weergegeven, ontvangt een melding.

Leuke dingen

Emoji, memes, GIF's of stickers toestaan: Leuke dingen

Tags