Teams Collaborate (Samenwerken)

Teams stap voor stap

  1. Microsoft Teams startpagina
  2. Teams Communicate (Communiceren), ter vervanging van Skype for Business. Zie pagina: Teams communicate
  3. Teams als deel van de "Digital Workplace@UGent" = huidige pagina
  4. Teams FAQ. Zie pagina: Teams Frequently Asked Questions (FAQ)
  5. Handleidingen Microsoft Teams

Enkele tips om van start te gaan

De structuur van een Team

Meer lezen?

Een team aanmaken

Gebruik de SharePoint Self-Service Tool

Een Team aanmaken gebeurt NIET via de Teams client zelf maar via een UGent eigen toepassing. (De meeste organisaties van onze grootteorde doen dat op die manier, om een wildgroei te vermijden). Het aanvragen verloopt via de SharePoint Self-Service Tool (https://sharepoint.ugent.be/sites/selfservice) via de de tegel 'Create Teams Requests'.
Het aanmaken verloopt semi-automatisch. Zodra je Team aangemaakt is, ontvang je als aanvrager/eigenaar een mail. Tip: lees vooraf zeker de Duiding/positionering op SharePoint Self-Service.

Standaard en privé teams

Al onze teams zijn standaard Privé teams.

Leden en gasten

Leden zijn personen met een UGent account.

Soms wil je samenwerken met mensen die geen deel uitmaken van je organisatie. Vaak doe je dat via e-mail, maar als je met hen wilt samenwerken in Teams, kun je ze als gast toevoegen. Gasten hebben minder mogelijkheden dan teamleden of teameigenaren, maar er is nog veel dat ze kunnen doen. Een gast is iemand die geen werknemer, student of lid van uw organisatie is. Ze hebben geen school- of werkaccount bij UGent. Gasten kunnen bijvoorbeeld partners, leveranciers, leveranciers of consultants zijn. Iedereen die geen deel uitmaakt van uw organisatie kan worden toegevoegd als gast in Teams. Dit betekent dat iedereen met een een e-mailaccount als gast in Teams kan deelnemen.

Meer lezen?

Kanalen toevoegen

Tips

  1. Voeg waar mogelijk een kanaal toe in plaats van een nieuw Team aan te maken.
  2. Denk na over wanneer/waarvoor een kanaal nodig is. Kanalen zijn er om discussies te concentreren/ordenen.
  3. Hou het aantal kanalen beperkt.
  4. Denk na over je kanaalnamen. Kanaalnamen hernoemen is een slecht idee want de naamgeving op de achterliggende SharePoint online site wijzigt NIET mee. (De naamgeving mag ook niet manueel aangepast worden op SharePoint site)
  5. Kanaalnamen worden automatisch alfabetisch gesorteerd: door (eventueel) gebruik te maken van cijfers in de naamgeving kan je de volgorde bepalen.
  6. Indien een kanaal niet meer relevant of niet meer in gebruik is, kan je het op non actief zetten of het (in laatste instantie) verwijderen: zie "Kanaal meldingen uitschakelen", "Kanaal verbergen", "Kanaal verwijderen".
  7. Let op met verwijderen: alle gesprekken worden verwijderd; je raakt de gespreksgeschiedenis van het kanaal kwijt. De map van het kanaal blijft bestaan in de documentenbibliotheek van onderliggende SharePoint site. OneNote-secties gekoppeld aan het kanaal, blijven bestaan op de SharePoint-site van je team.

Een kanaal toevoegen

  1. Ga naar het team waarvoor je het kanaal wilt maken
  2. Klik naast de teamnaam op klik op de drie puntjes (...) en dan op Kanaal toevoegen
  3. Voer een naam en beschrijving voor je kanaal in.
  4. Selecteer Toevoegen. Hiermee voeg je het kanaal toe aan het team.

Een kanaal verwijderen

Meer lezen?

Kanalen beheren

Machtigingen

Kanaaltoezicht aan/uit + wie mag berichten plaatsen. Samengevat kan je het volgende voorkeuren instellen:
  1. Voor het Algemeen kanaal: wie berichten kan PLAATSEN, met als OPTIE "enkel eigenaars".
  2. Voor toegevoegde kanalen:
    Indien Kanaaltoezicht UIT: wie berichten kan PLAATSEN.
    Indien Kanaaltoezicht AAN: toevoegen van extra moderators mogelijk, met als OPTIE "Alleen moderators" kunnen een nieuw bericht plaatsen. Plus de keuzes: Mogen leden op berichten reageren? Mogen bots/connectoren bericht plaatsen?

Een overzicht bekijken per team: actieve en verwijderde kanalen beheren

Via Team beheren (Manage team) kan je kanalen zoeken, kanalen toevoegen, de weergave van kanalen aanpassen, verwijderde kanalen herstellen en met de drie puntjes op het eind van de lijn "Meer opties" (hetzelfde menu als naast de Kanaalnaam) voor een kanaal openen. Bovenaan zie je het zoekvak (links) en de knop "Kanalen toevoegen" (rechts). Eronder de (uitklapbare) lijst van alle actieve en verwijderde kanalen. Deze lijst is sorteerbaar op elk veld.

Kanalen verbergen/weergeven

Als je niet wilt dat een kanaal wordt weergegeven in je lijst met kanalen, kan je dit verbergen. Dit is een uitstekende manier om de lijst op te schonen en de focus te leggen op de kanalen waarop je actief bent. Ga naar de naam van het kanaal. Klik op de drie puntjes (...) en dan op Verbergen. Je kan verborgen kanalen terug weergeven via "verborgen kanalen" onderaan de lijst met kanalen in een team. Klik op de Weergeven naast kanaalnaam.

Meer lezen?

Een team of kanaal in teams weergeven, verbergen of vastmaken external link icoon

Instellingen voor kanaalmeldingen

Je kan instellen welke (soort van) meldingen je ontvangt over de activiteit in een kanaal.
De standaardinstelling is "Banner en feed"; een melding naar je apparaat (pop-up) en naar je activiteitsfeed, wanneer iemand het kanaal vermeldt (met @kanaalnaam).
Meer nodig? Klik op de drie puntjes naast de Kanaalnaam en selecteer "Kanaalmeldingen". Pas aan. (vb. telkens wanneer iemand een nieuw gesprek in het kanaal start of telkens wanneer iemand een gesprek beantwoordt.)

Tabbladen toevoegen

Per kanaal zijn er twee vaste tabbladen: Posts en Bestanden. Hoe je die kunt gebruiken, vind je onder Het tabblad Posts gebruiken en Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

Een tabblad toevoegen in een kanaal

Hoe?

  1. Selecteer het plusteken naast de tabbladen.
  2. Kies de tegel voor het gewenste type tabblad.

Meer lezen?

Apps in Teams

Het tabblad Posts gebruiken

Hier kan je de gebruikelijke zaken uitvoeren:

Een bericht posten in meerdere kanalen (cross-posten)

  1. Onder het vak waarin u het bericht typt klik je op het "Opmaak" icoon.
  2. Klik op "Posten in meerdere kanalen".
  3. Klik op "Kanalen selecteren".
  4. Vink de kanalen aan waarin het bericht moet komen.
  5. Klik op "Bijwerken".
  6. Typ je bericht en druk op Enter of selecteer het pictogram van het papieren vliegtuig om het te verzenden.

@ vermelden (@ mentions)

Een @mention is vergelijkbaar met een tik op het schouder, een manier om iemands aandacht te trekken in een chatgesprek.

Elke persoon die je op deze manier vermeldt, ontvangt een melding in de activiteitsfeed.
Ga eens kijken of je een rode cirkel naast je Activiteit ziet staan om te zien of iemand jou heeft @vermeld.

Nu vergaderen (Meet now)

Onderaan onder het vak waarin je een bericht typt vind je het "Nu vergaderen" (Meet now) camera icoon. Het spreekt vanzelf dat je bij het selecteren van de deelnemers rekening houdt met hun beschikbaarheid.

Meer lezen?

Het tabblad Bestanden (Files) gebruiken

Elk kanaal heeft een eigen map waarin u bestanden kunt delen voor dat specifieke kanaal. Als u deze map wilt openen, gaat u naar het kanaal en selecteert u het tabblad bestanden boven het gespreksvenster.

Leden

Leden toevoegen

Leden en gasten worden aan een team toegevoegd door de eigenaar(s) van het team, via Team beheren > Leden
Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Leden". Kies vervolgens voor "Lid Toevoegen". Vul de naam (UGent e-mailadres) van het teamlid in OF vul het (externe) e-mailadres van de gast in OF vul de naam van de Azure AD groep (vb Employees.Department.LW04) in.
Tip: Bij het opzetten van je team kan je éénmalig alle leden van je team (vakgroep, afdeling, kleine directie) toevoegen via een Azure AD groep in de plaats van iedereen afzonderlijk toe te voegen. Er is geen synchronisatie voorzien indien de samenstelling van de groep verandert. Dit wil zeggen dat - na het automatisch aanmaken van de groep - de samenstelling manueel up-to-date moet worden gehouden.

De rol van leden aanpassen.

In een Team heb je de rol van Lid, Gast of Eigenaar. Team eigenaars kunnen de rol van andere leden aanpassen naar eigenaar om zo meerdere beheerders voor hun team aan te stellen.

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Leden".


Bovendien kunnen eigenaren en leden moderatorfuncties hebben voor een kanaal (op voorwaarde dat Kanaaltoezicht ingeschakeld is.). Let op: een aan een kanaal toegevoegde moderator is geen Eigenaar, zie Kanalen beheren

Aanvragen om leden toe te voegen

Een lid van een team kan zelf geen leden toevoegen maar kan wel aanvragen om leden toe te voegen. Alle Eigenaars van het team ontvangen een e-mail wanneer iemand een aanvraag heeft ingediend.
Om de aanvragen behandelen moet de een eigenaar ze accepteren of weigeren. Dat kan aanvraag per aanvraag of voor alle aanvragen in 1 keer.

Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Aanvragen in behandeling".

Meer lezen?

Externen

Externen (gasten) toevoegen aan een team

BELANGRIJK: Voor vergaderingen plannen via de Outlook agenda is het NIET nodig om externen aan een team toe te voegen.

Externen zijn personen die geen school- of werkaccount bij UGent hebben. We voegen ze toe als "gast" aan ons team. Gasttoegang stelt teams in je organisatie in staat samen te werken met mensen buiten je organisatie door hen toegang te geven tot bestaande teams en kanalen in Teams.

Gast toevoegen stap voor stap:

  1. Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...)
  2. Klik op "Lid toevoegen"
  3. Typ het e-mailadres van de gast in.
  4. Klik op "Toevoegen"

Vervolgens moet de externe gebruiker (gast) ingaan op de uitnodiging. Dat gaat als volgt:

Meer lezen?

Samenwerken/Collaboration

  • Word document: concurrent editeren, locking op paragraaf niveau
  • Wijzigingen aan het document zijn live zichtbaar in viewer
  • Teams online vergaderen

    Om een vergadering te starten, binnen een team, vanuit het gesprek waar je in zit, kan je gebruik maken van Nu vergaderen (Meet now)

    Microsoft Whiteboard gebruiken

    Integratie van Whiteboard in Microsoft Teams-vergaderingen wordt mogelijk gemaakt door de webversie van Whiteboard, waardoor deelnemers aan Teams-vergaderingen gezamenlijk kunnen tekenen, schetsen en schrijven op een gedeeld digitaal canvas.

    Meer lezen?

    Activiteitsfeed

    Meer lezen?

    Openen in SharePoint online

    Team beheren (Manage team)

    Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren".

    Instellingen

    Klik (naast de naam van het Team) op de drie puntjes (...) en dan op "Team beheren" > "Instellingen".

    Een teamafbeelding toevoegen

    Naast het aanpassen van de Team-avatar kan je hier ook de Teamnaam en de Beschrijving van je team aanpassen.
    Let op: Verander de Privacy van u team NIET. Standaard staat deze op "Privé - alleen teameigenaren kunnen leden toevoegen". Al onze teams zijn Privé teams.

    Lidmachtigingen

    Kanaal maken, apps toevoegen en meer toestaan.

    Volgende opties staan standaard aangevinkt:

    We raden u aan om leden geen toestemming te geven tot het maken en verwijderen van kanalen. (Vink dus de opties "Toestaan dat leden kanalen maken en bijwerken" en "Toestaan dat leden kanalen verwijderen en herstellen" NIET aan)

    Machtigingen voor gasten

    Kanaal maken inschakelen = toestaan dat gasten kanalen maken en bijwerken.
    Gasten de toestemming geven tot het maken en verwijderen van kanalen kan enkel indien dat ook geactiveerd is voor leden.

    @vermeldingen

    Selecteren wie @team- en @kanaal-vermeldingen kan gebruiken.
    Hier stelt u in wie er @team- en @kanaal-vermeldingen kan gebruiken; handigst is om dit allebei toe te staan.

    Leuke dingen

    Emoji, memes, GIF's of stickers toestaan: Leuke dingen

    Tags