In its meeting of April 26, 2007, the Executive Council decided that the outgoing e-mail correspondence of the staff of UGent should not contain a standard disclaimer or standard confidentiality clause, but that a web link to the e-mail should be provided. policy of UGent.
The web link that you can provide in outgoing emails ishelpdesk.ugent.be/e-maildisclaimer.php
Via your e-mail program you can, for example, define a signature block in which the disclaimer can be included in the form of the URL link.
"De inhoud van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden is strikt vertrouwelijk en enkel bestemd voor de geadresseerde. Indien u niet de bedoelde geadresseerde bent of deze e-mail per vergissing hebt ontvangen, dient u de afzender daarvan onmiddellijk op de hoogte te brengen en deze e-mail en de bijgevoegde bestanden te vernietigen. Het kopiëren, verdelen of ander gebruik van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden is strikt verboden.
De auteur van deze mail streeft ernaar informatie en advies te verlenen op een zorgvuldige manier, rekening houdend met de beschikbare informatie. De gegeven informatie of het verleende advies kunnen dan ook slechts de UGent verbinden als dit duidelijk uit de boodschap blijkt en binnen de informatie die ons ter beschikking was gesteld."
--
"The contents of this e-mail, including any attachments, are strictly confidential and are intended solely for the adressee. If you are not the intended addressee, or have otherwise received this e-mail in error, please immediately inform the sender by return e-mail and delete this e-mail, including any attachments. Any copying, distribution or dissemination of this e-mail and its attachments for any purpose is strictly prohibited.
The author of this e-mail has taken every effort to ensure that the information and advice provided are accurate and up-to-date, based upon the information available at the time of writing. The information and advice can only be binding for the UGent when this is clearly intended in the message and is contained in the information made available to us."