Veelgestelde vragen over e-mail (FAQ)
Het aangemaakte privé e-mailadres kun je dan invoeren in SAP, lees de FAQ daarover.
Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.
Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.
Gekende e-mailproviders zijn:- Proton (Zwitzerland) - zie How to create a free email account | Proton
https://proton.me/support/nl/create-a-free-email-account-address - Google (VS) - zie Een Gmail-account maken - Gmail Help
https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=nl - Microsoft (VS) - zie Hoe u een nieuw Microsoft-account moet maken - Microsoft Ondersteuning
https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/hoe-u-een-nieuw-microsoft-account-moet-maken-a84675c3-3e9e-17cf-2911-3d56b15c0aaf
Nota bene: de teksten waar we naar verwijzen kunnen veranderen, we hebben daar geen invloed op.
English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640
Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.
Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.
Richtlijnen:
- Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
- Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
- Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
- Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
- Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
- Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen. Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
- Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
- Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO-waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
- Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
- Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-maildomain. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/
Tools:
Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:
(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)rev. 20230215
- Spam/junk folder: misschien is de e-mail daar terechtgekomen.
- Mailboxregels: controleer of je geen regels hebt ingesteld die e-mails van deze afzender automatisch verwijderen of verplaatsen.
- In Outlook Web Access (OWA) kan je dit nakijken via Instellingen (tandwiel) > E-mail > Regels
- in Outlook (desktop) via Bestand > Regels en waarschuwingen beheren
- In Outlook Web Access (OWA) vind je dit onder Instellingen > E-mail > Ongewenste e-mail
- in Outlook (desktop) via Start > Ongewenste e-mail > Opties voor ongewenste e-mail
Vind je de mail daar niet, geef dan in je vraag zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.
Ondervind je problemen bij het verzenden van UGent e-mail?
Controleer eerst je SMTP-instellingen. In sommige e-mailclients worden soms verkeerdelijk de SMTP-instellingen van een andere e-mailaccount (Proximus, Telenet, …) gebruikt voor het verzenden van UGent e-mail. Het resultaat is dat e-mails niet worden verzonden. Omgekeerd kunnen e-mails van andere persoonlijke accounts ook niet worden verzonden met de UGent SMTP-instellingen.
- Voor persoonlijke computers is de instelling van de uitgaande mailserver smtp.UGent.be
- Voor servers van een vakgroep, labo of dienst is de instelling van de uitgaande mailserver smtprelay.UGent.be.
Hulp nodig bij het correct configureren van jouw e-mail applicatie? Check https://helpdesk.ugent.be/email.
Volg de instructies van MS om je mail te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in outlook :
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/e-mailberichten-contactpersonen-en-agenda-items-exporteren-naar-outlook-met-behulp-van-een-pst-bestand-14252b52-3075-4e9b-be4e-ff9ef1068f91
- Zorg ervoor dat je persoonlijke UGent-mailaccount reeds ingesteld staat in Thunderbird
- Kies "E-mailaccount toevoegen" uit het menu "Accountacties"
- Vul in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van de gedeelde mailbox in
- Kies "Handmatig configureren" :
- Kies in het daarop volgende scherm "Uitgebreide configuratie" :
- Er wordt gevraagd om de uitgebreide configuratie te bevestigen, klik op "OK"
- Vul bij "Servernaam" outlook.office365.com (poort: 993) in:
- Selecteer onder "Beveiligingsinstellingen":
- SSL/TS bij "Verbindingsinstellingen"
- OAuth2 bij "Authenticatiemethode"
- Kies in de linker navigatiekolom "Uitgaande server (SMTP)" :
- In dit scherm werd een nieuwe uitgaande server toegevoegd met het emailadres van de gedeelde mailbox. Selecteer die uitgaande server en kies "Verwijderen".
De UGent voorziet uitgebreide filtering van het e-mailverkeer, met als doel ongewenste en gevaarlijke mails uit je inbox te houden. Om de gebruiker beter toe te laten zelf te controleren wat er tegengehouden wordt en de mogelijkheid te bieden om eventuele false positives alsnog snel op te vissen, gaan we de ongewenste mail laten doorstromen naar de hiertoe voorziene "Ongewenste E-Mail" folder van je mailbox. Zo kan je zelf goed nagaan wat er gefilterd wordt. Wees echter zeer terughoudend bij het openen van mail in de Ongewenste E-Mail folder en consulteer enkel mail die je duidelijk herkent en reeds verwachtte.
Scanning en filtering
De UGent voorziet scanning en filtering van binnenkomende mail. Omdat e-mail geen garanties biedt over de identiteit van de afzender, is het eenvoudig om (afzenders van) mails te vervalsen en op die manier malafide inhoud te verspreiden. Dit maakt e-mail een favoriet medium voor hackers, phishers of andere individuen met slechte bedoelingen. Veel ernstige veiligheidsincidenten starten helaas met het openen van ogenschijnlijk legitieme links of attachments in betrouwbaar lijkende mails, of het volgen van instructies van gekende (maar vervalste) correspondenten. Dit maakt dat de UGent de nodige maatregelen moet treffen om dit soort mailverkeer maximaal te weren.
Een eerste filtering bestaat uit het markeren van gekende ongewenste mails, of gekende verzenders van ongewenste mails. De "vingerafdruk" van dergelijke mails of de IP-adressen van afzenders worden automatisch over het internet gedeeld, waardoor we mails of afzenders die reeds door anderen als onbetrouwbaar gemarkeerd worden, meteen kunnen klasseren.
Voor sommige publieke mailproviders zoals Gmail en Yahoo is deze aanpak onvoldoende. Beide platformen bieden aan iedereen de mogelijkheid om (anoniem) een mailadres aan te maken, en ze worden dan ook flink gebezigd door actoren met slechte bedoelingen, die op deze manier snel de mailadressen die ze voor hun activiteiten gebruiken, kunnen variëren. Het markeren van gans Gmail of Yahoo is natuurlijk geen optie en de variaties maken het gebruik van "vingerafdrukken" ook minder doeltreffend, dus hier werken we op basis van de inhoud van de mail. Dankzij statistische analyse (bayesian inference) kunnen we aan de hand van de gebruikte woordenschat in de mail alsnog behoorlijk nauwkeurig ongewenste mail identificeren.
Virusscanner en maatregelen tegen spoofing
Attachments gaan uiteraard door een virusscanner, die ook werkt op een steeds actueel gehouden database van gekende malware. Maar ook dat is niet voldoende wegens de vele nieuwe varianten die dagelijks opduiken. Daarom worden alle attachments en de meeste links (waarachter ook malware kan schuilen) nog eens geopend in een veilige, virtuele omgeving, om te detecteren wat ze aanrichten eens geopend. Op deze manier kan zelfs nieuwe en onbekende malware gedetecteerd worden alvorens deze in een mailbox terecht komt.
Tot slot gaan we alsnog "spoofing", het vervalsen van afzenders, tegen door gebruik te maken van mechanismes (SPF, DKIM, DMARC). Bedrijven en instellingen kunnen aangeven welke e-mail systemen betrouwbaar zijn voor mails met hun domeinnaam als afzender. E-mails die van elders afkomstig zijn, of niet over een geldige "stempel" van de mailbeheerder beschikken, gaan we eveneens als verdacht markeren. Niet alle e-maildomeinen gebruiken dit systeem, maar waar mogelijk gebruiken we ook dit mechanisme, en ook voor het ugent.be domein zetten we dit in om te vermijden dat gelijk wie zich kan voordoen als een UGent gebruiker.
Defang: schadelijke attachments en links worden verwijderd
Uit inkomende e-mails worden schadelijke attachments en links verwijderd zonder de e-mail zelf te blokkeren, die komt gewoon in de 'Ongewenste e-mail'-map terecht.
Bovenaan zo'n 'onschadelijk' gemaakte e-mail wordt ook een waarschuwing geplaatst:
Check je "ongewenste mail"-folder
Alle verdachte of ongewenste mail plaatsen we in de "Ongewenste e-mail" folder van je mailbox, enkel mail waarvan we met zekerheid vaststellen dat deze gevaarlijk (virus, ransomware) is, houden we achter. Het is dus zeker nuttig om op tijd en stond die ongewenste mail-folder te overlopen, want geen enkel filtering mechanisme is 100% foutloos - maar benader alles wat je hierin aantreft met de allergrootste voorzichtigheid. Zie je vreemde of onverwachte meldingen in deze folder, dan mag je er van uitgaan dat ze vals zijn! Consulteer enkel mail die je duidelijk herkent en reeds verwachtte en houd rekening met het feit dat malware kan gepresenteerd worden in mails van gekende correspondenten of zelfs in mailconversaties waar je reeds in betrokken was.
Voor outlook is dat https://outlook.office.com/mail/junkemail
Voeg die afzender ook toe aan de safe senders, voor https://outlook.office.com/mail/ is te zien op de schermbijlage hoe dat moet.
Open een eerdere mail van de afzender, klik op de drie puntjes rechts ① dan op Block ② en kies dan 'Never block' ③
- Open je e-mail in https://outlook.office.com/mail
- Klik op het 3-puntjes menu (ook gekend als meatballs / falafel menu).
- Kies de optie Save om de e-mail te bewaren als eml bestand.
Save mail as eml file - Stuur een e-mail naar spam@ugent.be met het eml bestand in bijlage.
Je kan dit zo oplossen :
Open de lokale outlookapp, kies bovenaan in het menu "Bestand" / Accountinstellingen (2x)
Selecteer je UGent mailprofiel op het tabblad Email en kies wijzigen.
Zet in het volgende scherm de schuifschakelaar op het maximum en kies volgende en klik op gereed.
Herstart outlook.
Indien je veel oudere mail hebt zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.
De UGent mail servers laten e-mails tot 25 MB door. Het wordt echter niet aangeraden om e-mails van dergelijke omvang te versturen. Hou de omvang van een e-mail zo klein mogelijk te houden (bv. door het te comprimeren tot een zip-bestand) of om het bestand op een andere manier ter beschikking te stellen.