Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw  e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.

Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.

Richtlijnen:

• Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
• Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
• Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
• Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
• Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
• Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen.  Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
• Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
• Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO-waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw  HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
• Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
• Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-maildomain. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/

Tools:

Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:

• https://mxtoolbox.com 
• https://www.mailhardener.com/

(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)
rev. 20230215

---

Bij bv. einde contract of studieperiode kan het gewenst zijn om je e-mail op te slaan voor later gebruik in een andere e-mail toepassing.

Volg de instructies van Microsoft om je e-mail te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in Outlook.

---

Als je een privé email adres moet opgeven maar u heeft geen privé email adres, dan kan u er een aanmaken via volgende handleiding.
Het aangemaakte privé e-mailadres kun je dan invoeren in SAP, lees de FAQ daarover.

Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.

Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.

Gekende e-mailproviders zijn:

• Proton (Zwitzerland) - zie How to create a free email account | Proton
  https://proton.me/support/nl/create-a-free-email-account-address
• Google (VS) - zie Een Gmail-account maken - Gmail Help
  https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=nl
• Microsoft (VS) - zie Hoe u een nieuw Microsoft-account moet maken - Microsoft Ondersteuning
  https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/hoe-u-een-nieuw-microsoft-account-moet-maken-a84675c3-3e9e-17cf-2911-3d56b15c0aaf

Gebruik bij de aanmaak van zo'n emailadres een veilig wachtwoord dat volledig verschillend is van je UGent wachtwoorden.

Nota bene: de teksten waar we naar verwijzen kunnen veranderen, we hebben daar geen invloed op.

English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640

---

Inkomende mailserver:

• Protocol: IMAP
• Hostnaam: outlook.office365.com
• Poort: 993
• Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS
• Authenticatiemethode: OAuth
• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

Uitgaande mailserver:

• Hostnaam: smtp.office365.com
• Poort: 587 of 465
• Verbindingsbeveiliging: STARTTLS (of 465 Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS)
• Authenticatiemethode: OAuth
• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

---

1. Ga naar https://outlook.office.com/mail en login met je UGent gegevens.
2. Voeg de shared mailbox toe (stappenplan). Je komt in de shared mailbox terecht.
3. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (Instellingen) en selecteer Account.
4. Ga in het linkermenu naar "Account" en vervolgens naar "Automatic replies".

 

---

1. Open de Outlook client op de desktop
2. Selecteer "Bestand"
3. Selecteer "Accountinstellingen" (2x)
4. Selecteer je UGent e-mail profiel
5. Selecteer "Wijzigen" op het tabblad E-mail
6. Zet in het volgende scherm de schuifschakelaar op het maximum
7. Selecteer "Volgende"
8. Selecteer "Gereed"
9. Herstart de Outlook desktop client

Als je veel oudere e-mail hebt, dan zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.

---

1. Open je e-mail in https://outlook.office.com/mail
2. Klik op het 3-puntjes menu (ook gekend als meatballs / falafel menu).
3. Kies de optie Save om de e-mail te bewaren als eml bestand.

   

4. Stuur een e-mail naar spam@ugent.be met het eml bestand in bijlage.

---

In de Outlook client op Windows

• Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Gedeelde-postvakken.aspx voor medewerkers
• Zie https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/sharedmailbox voor studentenverenigingen

In de Outlook client op Mac

In de standaard Mail-client van macOS (Mail) is het niet mogelijk om gedeelde mailboxen toe te voegen. Gebruik daarom de Outlook-client voor gedeelde mailboxen.

1. Kies "Voorkeuren..." uit het "Outlook" menu
2. Kies "Accounts"
3. Kies "Gedeelde postvak openen..." met het + menu links onderaan
4. Geef in het zoekveld in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van je gedeelde mailbox in
5. Kies "Toevoegen"

De gedeelde mailbox is nu zichtbaar in de accounts-kolom links.

---

Controleer de volgende zaken:

• Jouw spam/junk folder: misschien is de e-mail daar terechtgekomen? 
  • Controleer deze folder via https://outlook.office.com/mail/junkemail
• Jouw mailboxregels: controleer of je geen regels hebt ingesteld die e-mails van deze afzender automatisch verwijderen of verplaatsen.
  • In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > E-mail > Regels 
  • In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Bestand > Regels en waarschuwingen beheren
• Jouw junk e-mail instellingen: controleer of de afzender niet onbedoeld op de lijst met geblokkeerde afzenders staat en voeg deze afzender toe aan de lijst van veilige afzenders (zie screenshot).
  • In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > Email > Ongewenste e-mail
  • In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Start > Ongewenste e-mail > Opties voor ongewenste e-mail

Vind je de e-mail nog altijd niet na bovenstaande informatie, geef dan in een nieuwe reactie zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.

---

Na het afsluiten van jouw UGent account heb je geen toegang meer tot jouw UGent e-mail. Wij kunnen je ook geen backup geven van deze e-mail. 

• Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Account.aspx voor actieve medewerkers.
• Zie https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/account.htm#UGentaccount voor studenten.

---

De UGent mail servers laten e-mails tot 25 MB door. Het wordt echter niet aangeraden om e-mails van dergelijke omvang te versturen. Hou de omvang van een e-mail zo klein mogelijk te houden (bv. door het te comprimeren tot een zip-bestand) of om het bestand op een andere manier ter beschikking te stellen.

---