Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw  e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.

Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.

Richtlijnen:

• Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
• Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
• Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
• Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
• Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
• Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen.  Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
• Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
• Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO-waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw  HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
• Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
• Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-maildomain. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/

Tools:

Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:

• https://mxtoolbox.com 
• https://www.mailhardener.com/

(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)
rev. 20230215

---

Bij bv. einde contract of studieperiode kan het gewenst zijn om je e-mail op te slaan voor later gebruik in een andere e-mail toepassing.

Volg de instructies van Microsoft om je e-mail te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in Outlook.

---

Als je een privé email adres moet opgeven maar u heeft geen privé email adres, dan kan u er een aanmaken via volgende handleiding.
Het aangemaakte privé e-mailadres kun je dan invoeren in SAP, lees de FAQ daarover.

Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.

Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.

Gekende e-mailproviders zijn:

• Proton (Zwitzerland) - zie How to create a free email account | Proton
  https://proton.me/support/nl/create-a-free-email-account-address
• Google (VS) - zie Een Gmail-account maken - Gmail Help
  https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=nl
• Microsoft (VS) - zie Hoe u een nieuw Microsoft-account moet maken - Microsoft Ondersteuning
  https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/hoe-u-een-nieuw-microsoft-account-moet-maken-a84675c3-3e9e-17cf-2911-3d56b15c0aaf

Gebruik bij de aanmaak van zo'n emailadres een veilig wachtwoord dat volledig verschillend is van je UGent wachtwoorden.

Nota bene: de teksten waar we naar verwijzen kunnen veranderen, we hebben daar geen invloed op.

English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640

---

Inkomende mailserver:

• Protocol: IMAP
• Hostnaam: outlook.office365.com
• Poort: 993
• Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS
• Authenticatiemethode: OAuth
• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

Uitgaande mailserver:

• Hostnaam: smtp.office365.com
• Poort: 587 of 465
• Verbindingsbeveiliging: STARTTLS (of 465 Verbindingsbeveiliging: SSL/TLS)
• Authenticatiemethode: OAuth
• Gebruikersnaam: jouw UGent e-mailadres

---

1. Ga naar https://outlook.office.com/mail en login met je UGent gegevens.
2. Voeg de shared mailbox toe (stappenplan). Je komt in de shared mailbox terecht.
3. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (Instellingen) en selecteer Account.
4. Ga in het linkermenu naar "Account" en vervolgens naar "Automatic replies".

 

---

1. Open de Outlook client op de desktop
2. Selecteer "Bestand"
3. Selecteer "Accountinstellingen" (2x)
4. Selecteer je UGent e-mail profiel
5. Selecteer "Wijzigen" op het tabblad E-mail
6. Zet in het volgende scherm de schuifschakelaar op het maximum
7. Selecteer "Volgende"
8. Selecteer "Gereed"
9. Herstart de Outlook desktop client

Als je veel oudere e-mail hebt, dan zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.

---

1. Open je e-mail in https://outlook.office.com/mail
2. Klik op het 3-puntjes menu (ook gekend als meatballs / falafel menu).
3. Kies de optie Save om de e-mail te bewaren als eml bestand.

   

4. Stuur een e-mail naar spam@ugent.be met het eml bestand in bijlage.

---

In de Outlook client op Windows

• Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Gedeelde-postvakken.aspx voor medewerkers
• Zie https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/sharedmailbox voor studentenverenigingen

In de Outlook client op Mac

In de standaard Mail-client van macOS (Mail) is het niet mogelijk om gedeelde mailboxen toe te voegen. Gebruik daarom de Outlook-client voor gedeelde mailboxen.

1. Kies "Voorkeuren..." uit het "Outlook" menu
2. Kies "Accounts"
3. Kies "Gedeelde postvak openen..." met het + menu links onderaan
4. Geef in het zoekveld in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van je gedeelde mailbox in
5. Kies "Toevoegen"

De gedeelde mailbox is nu zichtbaar in de accounts-kolom links.

---

Controleer de volgende zaken:

• Jouw spam/junk folder: misschien is de e-mail daar terechtgekomen? 
  • Controleer deze folder via https://outlook.office.com/mail/junkemail
• Jouw mailboxregels: controleer of je geen regels hebt ingesteld die e-mails van deze afzender automatisch verwijderen of verplaatsen.
  • In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > E-mail > Regels 
  • In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Bestand > Regels en waarschuwingen beheren
• Jouw junk e-mail instellingen: controleer of de afzender niet onbedoeld op de lijst met geblokkeerde afzenders staat en voeg deze afzender toe aan de lijst van veilige afzenders (zie screenshot).
  • In https://outlook.office.com/mail/ kan je dit nakijken via Instellingen > Email > Ongewenste e-mail
  • In de desktop client van Outlook kan je dit nakijken via Start > Ongewenste e-mail > Opties voor ongewenste e-mail

Vind je de e-mail nog altijd niet na bovenstaande informatie, geef dan in een nieuwe reactie zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.

---

Als anti-spam maatregel gebruiken de UGent e-mailservers onder andere greylisting waardoor bepaalde e-mails eerst een controle ondergaan en pas na een kleine vertraging bezorgd worden in je inbox.

Heb je bv. een one time code aangevraagd en deze code komt te laat aan via e-mail, vraag dan direct een nieuwe code aan en deze code zal meestal veel sneller aankomen via e-mail.

---

Na het afsluiten van jouw UGent account heb je geen toegang meer tot jouw UGent e-mail. Wij kunnen je ook geen backup geven van deze e-mail. 

• Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Account.aspx voor actieve medewerkers.
• Zie https://www.ugent.be/student/nl/ict/ict-diensten/account.htm#UGentaccount voor studenten.

---

De UGent mail servers laten e-mails tot 25 MB door. Het wordt echter niet aangeraden om e-mails van dergelijke omvang te versturen. Hou de omvang van een e-mail zo klein mogelijk te houden (bv. door het te comprimeren tot een zip-bestand) of om het bestand op een andere manier ter beschikking te stellen.

---