Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.
Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.
Gekende e-mailproviders zijn:
English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640
Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.
Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.
Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:
(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)Er zijn uiteraard beperkingen in de omvang van email berichten.
Een en ander staat uitgelegd op https://helpdesk.ugent.be/email/attach.php
Meer details op https://mailtrap.io/blog/email-size/
De mail- of list-server is bedoeld als een middel voor massa communicatie, een zogenaamde message-pump, het is niet bedoeld als file share. Daarom worden bijlages op dat platform best zoveel mogelijk vermeden of beperkt gehouden.
Er zijn een paar strategieën om rond deze limiet te werken
1. de mail limiet (laten) verhogen: dit heeft geen zin, vaak is de beperkende factor de e-mailclient (bvb. outlook) maar ook de beschikbare bandbreedte op het moment dat mail gelezen wordt (bvb. via gsm op oud toestel / trage verbinding). In het kort: het is niet omdat jouw e-mailclient en verbinding etc het aan kan dat de ontvanger dat ook kan.
2. de omvang van de mail én zijn bijlages verminderen. Hier zijn enkele opties:
a. het mailbericht zelf: wat is bvb. de omvang de afbeeldingen in de mail footer (heb je die echt nodig? kan het in tekst?)
b. de bijlages:
- heb je die echt nodig, kun je verwijzen naar een locatie? Van een bestand dat beschikbaar is op internet of intranet kun je beter de link doorgeven ipv het bestand.
- zijn de bijlages niet op een locatie beschikbaar zorg dan daar zelf voor: zet het materiaal op een website (waar de ontvanger al dan niet na inloggen aan kan) of zet het op een gedeelde (one)drive (is eigenlijk ook een soort website), of als het intern ugent is kan het natuurlijk ook op een share.
- moet het dan toch als bijlage, beperk dan de omvang
-- door de bijlage(s) te comprimeren (zip bestand of dergelijke).
-- specifiek voor afbeeldingen en foto's:
als je die in een zip bestand steekt is het resultaat vaak teleurstellend omdat het bestanden zijn die al een soort compressie gebruiken.
Om ze te verminderen in omvang (bits) gebruik je best grafische software (of een website die dat kan doen). Vroeger was de richtlijn verminder naar 72 dpi, tegenwoordig mag dat iets meer. Omdat dat nogal abstract is, is een richtlijn als beperk de breedte in pixels, vb 1000 pixels breed is genoeg.
Dit kan eenvoudig met een software als irfanview of dergelijke (ook in batch mode, dus alle files in een bepaalde map in één keer).
Foto websites (flickr, google photo's, ...) doen dat voor jouw: als je de foto's daar upload stellen ze daarna diverse versies voor naargelang wat de ontvanger (in dit geval een webbrowser) aan kan.
Je kunt ook van formaat veranderen, dat is ook wat grote internet spelers zoals google, netflix, facebook doen (zij willen hun bandbreedte onder controle houden).
De nieuwere formaten zijn steeds beter op dit vlak. Kijk naar avif (https://en.wikipedia.org/wiki/AVIF) en andere, overzicht: https://graphicmama.com/blog/best-new-image-formats-2021/
Is je bijlage nog te groot na deze acties of kan je locatie die grote bestanden niet aan (vb. een webshare bij ugent is beperkt, bestanden van meer dan 1 GB gaan daar een probleem geven), dan moet je uitwijken naar gespecialiseerde sites, voor ugenters is filesender beschikbaar: https://www.belnet.be/en/services/identity-mobility-federation/filesender
Nota bene:
- afbeeldingen in omvang of resolutie verminderen is geen goed idee als het over kwaliteitsdrukwerk gaat (vraag je drukker om een advies en oplossing)
- als je iets op een weblocatie zet zorg dan dat de beveiliging in orde is. Alle zip programma's hebben de optie om met een wachtwoord te werken. Filesender heeft dat ook.
De bestanden vooraf encrypteren is aangeraden als het vertrouwelijk materiaal is. Let wel: daardoor neemt de omvang weer wat toe ...
Nota bene 2: mail bijlages zijn een ideaal vehikel voor een phishing poging. Onze infrastructuur om phishing en dergelijke tegen te houden zal elke mail controleren, en van elke mail alle attachements, ook als die ingepakt zijn in een zip bestand. Die software oplossing(en) gaan daar vrij ver in. Een tekst bestand wordt bvb. uitgepakt in een zogenaamde sandbox (een virtuele pc) en wordt gekeken of dat openen van die tekst niet nog iets anders doet. Een en ander verloopt volautomatisch maar je kunt je wellicht voorstellen dat het controleren van alle bijlages die aan de ugent passeren wel wat tijd kost. Tijd die er voor kan zorgen dat je mail trager door komt. (Als de ontvanger buiten ugent zit, gebeurt daar wellicht nog eens zoiets). Dus nog een argument om geen bijlages te gebruiken.