Waarom wordt mijn mail niet verstuurd/niet afgeleverd bij de geadresseerde?

Om te voorkomen dat er spam wordt verstuurd via onze uitgaande mailserver zijn er beperkingen ingesteld.
De implicaties van deze beperkingen zijn afhankelijk van uw rol. De uitleg over hoe u er kunt mee omgaan is dus opgedeeld.

Voor eindgebruikers

Aan het interne e-mail verkeer worden beperkingen opgelegd om

• de verspreiding van virussen tegen te gaan
• te voorkomen dat foutief ingestelde clients de mailinfrastructuur overbelasten.
• misbruik van de e-mail infrastructuur voor ongewenste mass mailings ("spam") zoveel mogelijk tegen te gaan.

De beperkingen zijn er niet om legitiem e-mail verkeer tegen te houden. Tip: gebruik de UGent Mailing List Server voor uw mailinglijsten!

Concreet gaat het over een

• limiet op het aantal verbindingen binnen de 10 minuten
• limiet op het aantal gelijktijdige verbindingen
• limiet op het aantal geadresseerden binnen de 10 minuten
• limiet op het aantal geadresseerden per e-mail boodschap
• limiet op het aantal e-mail boodschappen binnen de 10 minuten
• limiet op het aantal e-mail boodschappen per SMTP verbinding

Andere beperkingen betreffen het soort van e-mail bijlagen (attachments) die u kunt toevoegen of doorsturen (forwarden).
Zie ook: Het versturen en ontvangen van attachments

Foutmelding(en):

Uw bericht heeft enkele of alle geadresseerden niet bereikt.
....
De volgende geadresseerde(n) zijn niet bereikt:
geadresseerde op 23/06/2009 15:34
421 4.5.1. Connection Rate - See https://helpdesk.ugent.be/email/

An error occurred while sending mail. The mail server responded : 4.5.1. Connection Rate
- See https://helpdesk.ugent.be/email/. Please check the message recipients and try again. 

Oorzaak: U maakte teveel connecties binnen de laatste 10 minuten.

Oplossing: Probeer later opnieuw. Door verschillende malen op zenden/ontvangen te klikken maakt u het probleem nog erger.

Foutmelding(en):

5.7.1 Please don't forward us spam

Oorzaak: een niet-UGent server probeert een bericht af te leveren dat reeds met de vermelding [SPAM] in de onderwerplijn als spam werd aangeduid.
B.v. u heeft een e-mail account bij een andere provider en stuurt uw e-mail (automatisch) door naar uw UGent e-mail account (= forward).

Oplossing: U dient de forward regel zo in te stellen dat berichten met de vermelding [SPAM] in de onderwerplijn niet naar uw UGent adres worden geforward.

Foutmelding(en):

4.5.1. Too many recipients for this message

Oorzaak: U gaf te veel ontvangers op voor dit bericht

Oplossing: Zet minder ontvangers in to/cc/bcc

Foutmelding(en):

Your message did not reach some or all of the intended recipients.
The following recipient(s) cannot be reached:
501 5.5.2 <303560260007>: Helo command rejected: Invalid name

5.5.2: Helo command rejected: Invalid name

Oorzaak: Uw mail client geeft een ongeldig helo commando door.

Oplossing: Wanneer u bovenstaande melding krijgt, wil dit zeggen dat uw client niet volgens de regels van het email protocol spreekt. In dit specifieke geval dient u te maken dat uw client een volledige domainnaam doorgeeft tijdens de conversatie met de email server. Een volledige naam is van de vorm 'host.domain.be', vb. 'naampc.ugent.be'.

Waarom heb ik mails niet ontvangen?

De kans dat goede e-mails (die dus geen spam zijn) als spam aanzien worden is vrij klein, maar niet onbestaande. Daarom wordt het systeem uiteraard nauwlettend opgevolgd. Bijna alle niet-afgeleverde e-mail wordt met een "undeliverable message" naar de afzender teruggestuurd.

Wanneer u ondervindt dat een e-mail niet afgeleverd werd en de afzender de niet-afgeleverde e-mail nog in de "verzonden items" map zitten heeft, dan kan de afzender de e-mail opnieuw als bijlage in een e-mail naar u sturen.

De reden dat de e-mail als bijlage moet worden verstuurd en niet gewoon "geforward" mag worden, is omdat in het laatste geval de kans bestaat dat die onderweg als zijnde spam wordt tegengehouden.