Medewerkers vinden informatie op:

• Microsoft 365 (UGent intranet)
• Microsoft 365 Kennisplatform
• MS Teams voor online lessen (UGent intranet)

Studenten vinden informatie op:

• Microsoft 365 (UGent studentenportaal)
• Microsoft 365 Kennisplatform

Elk team bevat kanalen. Elk kanaal is opgebouwd rond een onderwerp zoals teamactiviteiten, een afdelingsnaam, ... In een kanaal vinden vergaderingen en gesprekken plaats en er kan worden samengewerkt aan bestanden. Elk kanaal bevat ook tabbladen (bijv. Berichten, Gedeeld, ...).

Handleidingen

Alle documentatie over standaardkanalen, privé-kanalen en gedeelde kanalen in Microsoft Teams is te vinden op Eerste dingen die u moet weten over kanalen in Microsoft Teams (Microsoft).

Enkele tips voor beheerders van een Microsoft Teams team

• Voeg waar mogelijk een kanaal toe in plaats van een nieuw Team aan te maken. Om een kanaal toe te voegen, klik je naast de teamnaam op de drie puntjes (...) en dan op "Kanaal toevoegen".
• Hou het aantal kanalen beperkt. Denk dus goed na over:
  • wanneer/waarvoor een kanaal nodig is, want kanalen dienen vooral om discussies te concentreren/ordenen.
  • je kanaalnamen, want kanaalnamen hernoemen is een slecht idee want de naamgeving op de achterliggende SharePoint Online site wijzigt niet mee en mag daar niet manueel aangepast worden. Kanaalnamen worden ook automatisch alfabetisch gesorteerd, al kan je (eventueel) via cijfers in de naamgeving de volgorde bepalen.
• Teams kunnen standaardkanalen, privékanalen en gedeelde kanalen bevatten, maar de rechten om gedeelde kanalen aan te maken worden pas toegekend na overleg met ICT.
• Voeg enkele tabs toe aan je kanalen om belangrijke informatie snel toegankelijk te maken.
• Wijzig indien nodig de moderatorrollen en -instellingen van een kanaal in Microsoft Teams.
• Als een kanaal niet meer relevant is of niet meer gebruikt wordt, kan je het kanaal archiveren of het (in laatste instantie) verwijderen.
  • Alle kanalen kunnen worden verwijderd behalve het kanaal Algemeen.
  • Als je een kanaal verwijdert, dan raak je de chats/gespreksgeschiedenis van het kanaal kwijt. De map van het kanaal blijft wel bestaan in de documentenbibliotheek van onderliggende SharePoint site en ook OneNote secties gekoppeld aan het kanaal blijven bestaan op de SharePoint-site van je team.

Enkele algemene tips

• Gebruik @mentions om iemands aandacht te trekken in Microsoft Teams (Microsoft)
• Je kunt instellen welke (soort) meldingen je ontvangt over activiteiten in een kanaal. Klik op de drie puntjes naast de kanaalnaam en selecteer Kanaalmeldingen.
• ...

Alle documentatie over chatten in Microsoft Teams is te vinden op Eerste dingen die u moet weten over chats in Microsoft Teams (Microsoft).

Tips

• Gebruik "Beantwoorden" onder een bericht zelf als je wilt antwoorden (in plaats van een nieuw bericht te beginnen).
• Gebruik @mentions om iemands aandacht te trekken in Microsoft Teams (Microsoft)
• ...

UGent-medewerkers kunnen een nieuw MS Teams team aanvragen via:

• Microsoft 365 Self Service
• de knop "Create Team" in Teams

Het aanmaken verloopt semiautomatisch. Zodra je Team is aangemaakt, ontvang je als aanvrager/eigenaar een e-mail en een notificatie in Teams.

Lesgevers kunnen daarnaast ook een MS Teams team activeren in hun Ufora cursus.

Studenten kunnen geen MS Teams team aanvragen.

Alle documentatie over meldingen in Microsoft Teams is te vinden op Eerste dingen die u moet weten over meldingen in Microsoft Teams (Microsoft).

Enkel UGent-medewerkers kunnen teams aanmaken, studenten niet.

Alle documentatie over teams in Microsoft Teams is te vinden op Eerste dingen die u moet weten over teams in Microsoft Teams (Microsoft).

Enkele tips voor beheerders van een Microsoft Teams team

• De UGent maakt enkel gebruik van privé teams.
• Duid altijd 2 à 3 beheerders (eigenaars) aan voor het team om niet van één persoon afhankelijk te zijn.
• Zet eerst een groot deel van je team op.
• Voeg daarna pas leden toe.
  • Leden zijn personen met een UGent-account.
  • Klik hiervoor op de 3 puntjes naast de naam van het Team > Team beheren > Leden > Lid Toevoegen.
  • Vul de naam of het UGent e-mailadres van de UGent-medewerker in. Of vul éénmalig alle leden van je team (bv. een vakgroep, afdeling, ...) toe via een speciale groep in de plaats van iedereen afzonderlijk toe te voegen.
  • Een lid van een team kan zelf geen leden toevoegen maar kan wel aanvragen om leden toe te voegen. Alle eigenaars van het team ontvangen dan een e-mail wanneer een lid een aanvraag heeft ingediend. Een eigenaar kan aanvraag per aanvraag accepteren of weigeren, of alle aanvragen in 1 keer.
• Voeg indien gewenst gasten toe.
• ...

Gasten zijn personen zonder school- of werkaccount bij de UGent, zoals bijvoorbeeld leveranciers, partners of consultants.

Team

Enkel beheerders van een Team (eigenaars) kunnen externen toevoegen als gast aan een team. Klik hiervoor op de 3 puntjes naast de naam van het Team > Team beheren > Leden > Lid Toevoegen > vul het (externe) e-mailadres van de gast in.

Op deze manier kan je samenwerken met externen binnen je bestaande teams en kanalen in Teams.

Chat

Je kan externen toevoegen of uitnodigen voor een één-op-één of groepschat in Microsoft Teams.

Vergaderen

Je kan externen uitnodigen aan een Teams vergadering via de Teams Agenda of Outlook op basis van hun e-mailadres. Via de vergaderopties kan je zelfs toestaan dat externen deelnemen aan een Teams vergadering zonder account in Microsoft Teams. Gasten, externen en anonieme deelnemers kunnen wel geen vergadering opnemen. Gasten en externe deelnemers kunnen een opname alleen bekijken als deze uitdrukkelijk met hen wordt gedeeld.

Alle documentatie over vergaderingen in Microsoft Teams vind je op:

• Eerste dingen die u moet weten over vergaderingen in Microsoft Teams (Microsoft).
• Problemen oplossen in Microsoft Teams (Microsoft).

Enkele technische tips

• Als je een Teams vergadering plant in Teams, wordt deze automatisch weergegeven in jouw Outlook-agenda (en omgekeerd). Als je een Teams vergadering plant, kan je de standaard vergaderopties ervan nog openen en wijzigen.
• Tijdens de vergadering kan je inhoud presenteren door jouw scherm, bureaublad, PowerPoint-bestand en meer te delen.
• Tijdens de vergadering kan je jouw vergaderingsweergave aanpassen in Microsoft Teams.
• Tijdens de vergadering maakt Microsoft gebruik van "active speaking". Dat betekent dat je in beeld komt op het moment dat je praat. De laatste personen die gepraat hebben zie je op je scherm. Als je je op een bepaald persoon wilt concentreren, klik dan de video van deze persoon aan met de rechtermuisknop en selecteer "Vastmaken".
• Iedereen met een UGent account kan een vergadering opnemen. Gasten, externen en anonieme deelnemers kunnen dat niet. Iedereen in de vergadering krijgt wel een melding als een opname is gestart. Alle deelnemers/genodigden met een UGent account kunnen achteraf de opname bekijken van vergaderingen waaraan ze deelnamen of uitgenodigd waren. Gasten en externe deelnemers kunnen een opname alleen bekijken als deze opname uitdrukkelijk met hen wordt gedeeld.
  • De opname van een (via de agenda) geplande vergadering komt terecht in de OneDrive for Business van de persoon die de opname startte (in de map My Files > Opnamen).
  • De opname van een videogesprek gestart vanuit een chat komt terecht in de OneDrive for Business van de persoon die de opname startte (in de map My Files > Opnamen).
  • De opname van een videogesprek gestart vanuit een kanaal in een Team komt terecht in de SharePoint site van het team (in de map Documents > Kanaalnaam > Opnamen).
  • De opname van een videogesprek gestart vanuit een privé-kanaal in een Team komt terecht in de SharePoint site van het privé-kanaal (in de map Documenten > Opnamen).
• Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om de vergaderingen voor alle deelnemers te beëindigen.
• ...

Alle documentatie over video- en audiogesprekken in Microsoft Teams is te vinden op:

• Eerste dingen die u moet weten over gesprekken in Microsoft Teams (Microsoft).
• Problemen oplossen in Microsoft Teams (Microsoft).

Alle documentatie over het werken met persoonlijke, gedeelde en gedownloade bestanden in Microsoft Teams is te vinden op De lijst met bestanden verkennen in Microsoft Teams (Microsoft).

Waar staan de bestanden die gedeeld worden in een chatbericht?

• Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het bestand opgeslagen op de OneDrive for Business van de persoon die het bestand deelt.
• Deel je een bestand in een Team, bv. binnen een (privé-)kanaal van het team, dan wordt het bestand opgeslagen op de achterliggende SharePoint online site.

Hoe open ik de bestanden in een kanaal binnen de achterliggende SharePoint Online site?

1. Klik op de tab "Gedeeld" in het kanaal.
2. Klik op de drie puntjes (...) in de menubalk.
3. Klik in het menu op "Openen in SharePoint".

SharePoint Online opent in je browser. Je komt terecht in de documentenmap van je kanaal. Via de broodkruimel kan je ook naar de mappen van andere kanalen navigeren. Opgelet: privé-kanalen zitten elk in een aparte SharePoint Online site.