Als je een privé email adres moet opgeven maar u heeft geen privé email adres, dan kan u er een aanmaken via volgende handleiding.
Het aangemaakte privé e-mailadres kun je dan invoeren in SAP, lees de FAQ daarover.

Met een privé e-mailadres wordt bedoeld een persoonlijke account die je zelf in eigen beheer aanmaakt bij een door jou gekozen e-mailprovider.

Gebruik hiervoor niet een adres dat gekoppeld is aan een account bij een andere werkgever of onderwijsinstelling. Zo'n account loopt immers af bij einde aanstelling of studie.

Gekende e-mailproviders zijn:

• Proton (Zwitzerland) - zie How to create a free email account | Proton
  https://proton.me/support/nl/create-a-free-email-account-address
• Google (VS) - zie Een Gmail-account maken - Gmail Help
  https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=nl
• Microsoft (VS) - zie Hoe u een nieuw Microsoft-account moet maken - Microsoft Ondersteuning
  https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/hoe-u-een-nieuw-microsoft-account-moet-maken-a84675c3-3e9e-17cf-2911-3d56b15c0aaf

Gebruik bij de aanmaak van zo'n emailadres een veilig wachtwoord dat volledig verschillend is van je UGent wachtwoorden.

Nota bene: de teksten waar we naar verwijzen kunnen veranderen, we hebben daar geen invloed op.

English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/customer.pl?Action=CustomerFAQZoom;ItemID=640

---

Bij UGent hanteren we een strikt no tolerance spam beleid. Daarom, als je er zeker van wilt zijn dat jouw  e-mails succesvol worden afgeleverd bij onze UGent gebruikers, moet je voldoen aan de onderstaande richtlijnen.

Belangrijk: Afleverproblemen zullen blijven bestaan en ons support team zal niet in staat zijn om te helpen totdat de beheerder van de verzendende e-mailserver actie onderneemt om volledig te voldoen aan deze richtlijnen.

Richtlijnen:

• Zorg ervoor dat jouw mailserver en client tijd en datum correct zijn ingesteld zoals gespecificeerd in RFC 5322 .
• Zorg ervoor dat de volgende e-mail headers in je bericht syntactisch correct zijn: Date:, From:, To:, Reply-To:
• Zorg ervoor dat de volgende headers in je e-mail beperkt blijven tot één elk: Bcc:, Cc:, Date:, From:, To:, Reply-To:, Subject:.
• Verwijder onmiddellijk hard bounced e-mailadressen van jouw mailinglijst.
• Zorg ervoor dat jouw mailserver een statisch IP-adres heeft.
• Zorg voor geldige DNS-records van jouw domein die naar jouw IP-adres wijzen en geldige omgekeerde DNS-records van jouw IP-adres die naar jouw domein wijzen.  Je kan jouw DNS-configuratie controleren bij https://intodns.com/.
• Controleer of jouw domein een correct geconfigureerd MX of A record heeft. Je kan jouw MX-configuratie bij https://mxtoolbox.com/ controleren.
• Controleer of jouw e-mailserver altijd een geldige HELO/EHLO-waarde (de volledig gekwalificeerde domeinnaam) verzendt, zoals gespecificeerd in RFC 5321. Je kan jouw  HELO controleren bij https://www.abuseat.org/helocheck.html .
• Controleer of jouw mailserver(s) IP's niet op een van de lijsten met gekende spammers staan, o.a. spamhaus.org
• Zorg er voor dat DKIM, SPF, DMARC, MTA-STS en BIMI correct ingesteld zijn voor jouw e-maildomain. Zie https://www.usebouncer.com/email-authentication-methods-the-basics-behind-spf-dkim-dmarc-and-bimi/

Tools:

Momenteel raden we aan om bijvoorbeeld met deze tools te controleren of de mailconfiguratie correct is:

• https://mxtoolbox.com 
• https://www.mailhardener.com/

(English version: https://otrsdict.ugent.be/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=494)
rev. 20230215

---

Vooraleer je een nieuwe vraag stelt over niet afgeleverde e-mail(s) check je best volgende zaken:

- Spam/junk folder: misschien is de e-mail daar terechtgekomen. 

- Mailboxregels: controleer of je geen regels hebt ingesteld die e-mails van deze afzender automatisch verwijderen of verplaatsen.

•     In Outlook Web Access (OWA) kan je dit nakijken via Instellingen (tandwiel) > E-mail > Regels 
•     in Outlook (desktop) via Bestand > Regels en waarschuwingen beheren

- Junk e-mail instellingen: controleer of de afzender niet onbedoeld op de lijst met geblokkeerde afzenders staat.

•     In Outlook Web Access (OWA)  vind je dit onder Instellingen > E-mail > Ongewenste e-mail
•     in Outlook (desktop) via Start > Ongewenste e-mail > Opties voor ongewenste e-mail 

Vind je de mail daar niet, geef dan in je vraag zeker relevante informatie zoals datums (met tijdstip indien mogelijk), afzenderadres, afzenderdomein, onderwerp, ... mee.
 

---

Ondervind je problemen bij het verzenden van UGent e-mail? Controleer eerst je SMTP-instellingen. In sommige e-mailclients worden soms verkeerdelijk de SMTP-instellingen van een andere e-mailaccount (Proximus, Telenet, …) gebruikt voor het verzenden van UGent e-mail. 

Het resultaat is dat e-mails niet worden verzonden. Omgekeerd kunnen e-mails van andere persoonlijke accounts ook niet worden verzonden met de UGent SMTP-instellingen.

Hulp nodig bij het correct configureren van jouw e-mailapp? Check https://helpdesk.ugent.be/email/
 

---

Bij bv. einde contract of einde studieperiode kan het gewenst zijn je email op te slaan voor later gebruik op een ander mailplatform.

Volg de instructies van MS om je mail te exporteren naar een .pst bestand dat je later terug kan importeren in outlook :
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/e-mailberichten-contactpersonen-en-agenda-items-exporteren-naar-outlook-met-behulp-van-een-pst-bestand-14252b52-3075-4e9b-be4e-ff9ef1068f91

---

Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Gedeelde-postvakken.aspx

---

1. Zorg ervoor dat je persoonlijke UGent-mailaccount reeds ingesteld staat in Thunderbird
2. Kies "E-mailaccount toevoegen" uit het menu "Accountacties"
3. Vul in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van de gedeelde mailbox in
4. Kies "Handmatig configureren" :
   
5. Kies in het daarop volgende scherm "Uitgebreide configuratie" :
   
6. Er wordt gevraagd om de uitgebreide configuratie te bevestigen, klik op "OK"
7. Vul bij "Servernaam" outlook.office365.com (poort: 993) in:
   
8. Selecteer onder "Beveiligingsinstellingen":
   • SSL/TS bij "Verbindingsinstellingen"
   • OAuth2 bij "Authenticatiemethode"
9. Kies in de linker navigatiekolom "Uitgaande server (SMTP)" :
   
10. In dit scherm werd een nieuwe uitgaande server toegevoegd met het emailadres van de gedeelde mailbox. Selecteer die uitgaande server en kies "Verwijderen".

---

In de standaard Mail-client van macOS (Mail) is het niet mogelijk om gedeelde mailboxen toe te voegen. Gebruik daarom de Outlook-client voor gedeelde mailboxen.

1. Kies "Voorkeuren..." uit het "Outlook" menu
2. Kies "Accounts"
3. Kies "Gedeelde postvak openen..." met het + menu links onderaan
4. Geef in het zoekveld in het daaropvolgende scherm het e-mailadres van je gedeelde mailbox in
5. Kies "Toevoegen"

De gedeelde mailbox is nu zichtbaar in de accounts-kolom links.

---

Controleer of die niet in de spamfolder van je e-mailclient zit?
Voor outlook is dat https://outlook.office.com/mail/junkemail

Voeg die afzender ook toe aan de safe senders, voor https://outlook.office.com/mail/ is te zien op de schermbijlage hoe dat moet.
Open een eerdere mail van de afzender, klik op de drie puntjes rechts ① dan op Block ② en kies dan 'Never block' ③
 

---

Open je e-mail in https://outlook.office.com/mail

1. Klik op het 3-puntjes menu (ook gekend als meatballs / falafel menu)
2. Kies de optie Save

---

In je lokale outlook app krijg je de melding "Er zijn meer items in deze map op de server"

Je kan dit zo oplossen :

Open de lokale outlookapp, kies bovenaan in het menu "Bestand" / Accountinstellingen (2x) 
Selecteer je UGent mailprofiel op het tabblad Email en kies wijzigen.
Zet in het volgende scherm de schuifschakelaar op het maximum en kies volgende en klik op gereed.
Herstart outlook.

Indien je veel oudere mail hebt zal het enige tijd duren voor die ook lokaal staat.
 

---

Na het afsluiten van uw account heeft u geen toegang meer tot uw email. Wij kunnen u ook geen backup geven van de e-mail. Zie https://ugentbe.sharepoint.com/sites/intranet-ict/SitePages/Account.aspx

---

Er zijn uiteraard beperkingen in de omvang van email berichten.

 

Een en ander staat uitgelegd op https://helpdesk.ugent.be/email/attach.php

Meer details op https://mailtrap.io/blog/email-size/

 

De mail- of list-server is bedoeld als een middel voor massa communicatie, een zogenaamde message-pump, het is niet bedoeld als file share. Daarom worden bijlages op dat platform best zoveel mogelijk vermeden of beperkt gehouden.

 

Er zijn een paar strategieën om rond deze limiet te werken

1. de mail limiet (laten) verhogen: dit heeft geen zin, vaak is de beperkende factor de e-mailclient (bvb. outlook) maar ook de beschikbare bandbreedte op het moment dat mail gelezen wordt (bvb. via gsm op oud toestel / trage verbinding). In het kort: het is niet omdat jouw e-mailclient en verbinding etc het aan kan dat de ontvanger dat ook kan.

2. de omvang van de mail én zijn bijlages verminderen. Hier zijn enkele opties:

a. het mailbericht zelf: wat is bvb. de omvang de afbeeldingen in de mail footer (heb je die echt nodig? kan het in tekst?)

b. de bijlages:

- heb je die echt nodig, kun je verwijzen naar een locatie? Van een bestand dat beschikbaar is op internet of intranet kun je beter de link doorgeven ipv het bestand.

- zijn de bijlages niet op een locatie beschikbaar zorg dan daar zelf voor: zet het materiaal op een website (waar de ontvanger al dan niet na inloggen aan kan) of zet het op een gedeelde (one)drive (is eigenlijk ook een soort website), of als het intern ugent is kan het natuurlijk ook op een share.

- moet het dan toch als bijlage, beperk dan de omvang

-- door de bijlage(s) te comprimeren (zip bestand of dergelijke).

-- specifiek voor afbeeldingen en foto's:

als je die in een zip bestand steekt is het resultaat vaak teleurstellend omdat het bestanden zijn die al een soort compressie gebruiken.

Om ze te verminderen in omvang (bits) gebruik je best grafische software (of een website die dat kan doen). Vroeger was de richtlijn verminder naar 72 dpi, tegenwoordig mag dat iets meer. Omdat dat nogal abstract is, is een richtlijn als beperk de breedte in pixels, vb 1000 pixels breed is genoeg.

Dit kan eenvoudig met een software als irfanview of dergelijke (ook in batch mode, dus alle files in een bepaalde map in één keer).

Foto websites (flickr, google photo's, ...) doen dat voor jouw: als je de foto's daar upload stellen ze daarna diverse versies voor naargelang wat de ontvanger (in dit geval een webbrowser) aan kan.

Je kunt ook van formaat veranderen, dat is ook wat grote internet spelers zoals google, netflix, facebook doen (zij willen hun bandbreedte onder controle houden).

De nieuwere formaten zijn steeds beter op dit vlak. Kijk naar avif (https://en.wikipedia.org/wiki/AVIF) en andere, overzicht: https://graphicmama.com/blog/best-new-image-formats-2021/

Is je bijlage nog te groot na deze acties of kan je locatie die grote bestanden niet aan (vb. een webshare bij ugent is beperkt, bestanden van meer dan 1 GB gaan daar een probleem geven), dan moet je uitwijken naar gespecialiseerde sites, voor ugenters is filesender beschikbaar: https://www.belnet.be/en/services/identity-mobility-federation/filesender

Nota bene:

- afbeeldingen in omvang of resolutie verminderen is geen goed idee als het over kwaliteitsdrukwerk gaat (vraag je drukker om een advies en oplossing)

- als je iets op een weblocatie zet zorg dan dat de beveiliging in orde is. Alle zip programma's hebben de optie om met een wachtwoord te werken. Filesender heeft dat ook.

De bestanden vooraf encrypteren is aangeraden als het vertrouwelijk materiaal is. Let wel: daardoor neemt de omvang weer wat toe ...

 

Nota bene 2: mail bijlages zijn een ideaal vehikel voor een phishing poging. Onze infrastructuur om phishing en dergelijke tegen te houden zal elke mail controleren, en van elke mail alle attachements, ook als die ingepakt zijn in een zip bestand. Die software oplossing(en) gaan daar vrij ver in. Een tekst bestand wordt bvb. uitgepakt in een zogenaamde sandbox (een virtuele pc) en wordt gekeken of dat openen van die tekst niet nog iets anders doet. Een en ander verloopt volautomatisch maar je kunt je wellicht voorstellen dat het controleren van alle bijlages die aan de ugent passeren wel wat tijd kost. Tijd die er voor kan zorgen dat je mail trager door komt. (Als de ontvanger buiten ugent zit, gebeurt daar wellicht nog eens zoiets). Dus nog een argument om geen bijlages te gebruiken.

---