Microsoft Teams gebruiken

Teams is een op chat-gebaseerd communicatie platform voor organisaties. Het doel van Microsoft teams is het voorzien van een makkelijkere manier voor groepen om te communiceren en samen te werken.

Teams is geïntegreerd in Office 365, dat betekent dat je met vertrouwde Office-programma's kunt werken zoals Word, Excel en PowerPoint. De bestanden die je met de Office-programma's maakt kun je eenvoudig en snel delen, zonder een omweg te hoeven maken via bijvoorbeeld e-mail. Ander voordeel is dat de chatdienst Teams doorzoekbaar is. Discussies en gedeelde bestanden kun je dus makkelijk terug vinden. Je hebt door Teams ook alle tools van Office 365 overzichtelijk op één plek.


Hub voor teamwerk in M365

Microsoft Teams is de hub voor teamwerk in M365. Alle communicatiekanalen zijn geïntegreerd in één gebruikersinterface voor realtime chat, audio- en videoconferencing. Je kan er iedereen waarmee je werkt mee uitnodigen om te chatten, te vergaderen, te bellen en samen te werken, allemaal op één plek, waar je ook bent. Waar voorheen e-mails naar iedereen gestuurd werden, kun je nu gemakkelijk met elkaar in Teams communiceren.

  • Chat. Deel je mening, en je persoonlijkheid. Stuur GIF's, stickers en emoji's in een groeps-chat of in één-op-één berichten.
  • Vergader. Schakel onmiddellijk over van groeps-chat naar videobellen met één klik op een knop. Teams van 10 of 10.000 mensen kunnen op één plek vergaderen, op hoeveel verschillende locaties ze zich ook bevinden.
  • Werk samen. Zoek nooit meer verwoed naar bestanden. In Teams kun je Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden in realtime bekijken, delen en bewerken. Deel je een bestand in Microsoft Teams Chat, via een privé gesprek of groepsgesprek, dan wordt het opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business. Deel je een bestand in een Team, dan wordt het opgeslagen in een achterliggende SharePoint online site.

Microsoft Teams starten

Teams kan gebruikt worden in de browser, met een desktop applicatie of met een mobiele app.
Als je de desktop of de mobiele app wil gebruiken, zal je die moeten installeren.


Toegang via de browser

Let op: gebruik Teams niet vanop een browser via Athena maar gebruik steeds de lokale browser op je toestel.

Je kan Teams op verschillende manieren opstarten:

Meld je aan met je UGent aanmeldgegevens.


Toegang via de Teams app

Teams app installeren

Op de meeste toestellen kan een Teams app geïnstalleerd worden. Er bestaat een desktop app voor Windows, Mac en Linux en een mobiele app voor iOS en Android.

  • Start de app.
  • Meld je aan met je UGent aanmeldgegevens.

De gebruikersinterface

Het scherm bevat de volgende hoofdelementen:

  1. De horizontale menubalk bovenwaan het scherm, met de knoppen "vorige" en "volgende" (1), het opdrachtvak (2), "instellingen en meer" (3) en je profielfoto.
    • Het opdrachtvak gebruik je om te zoeken naar specifieke items of personen, om snelle acties uit te voeren en om apps te starten.
  2. De app balk (app bar): de verticale werkbalk uiterst links op het scherm, met onder meer de knoppen Activiteit, Chatten, Teams, Agenda, Files, ..., Apps.
    • Gebruik deze knoppen om te schakelen tussen de activiteitsfeed, chats, je teams en bestanden en andere ge├»ntegreerde apps.
  3. Het gebied met de hoofdinhoud in het midden van het scherm: het bevat een menu aan de linkerzijde en een inhoudsvenster rechts.

Opslag van de gegevens

  • Bestanden die je in Teams via Chat deelt, worden opgeslagen op de OneDrive for Business van de persoon die het bestand deelt.
  • Per Team en voor elk privé kanaal wordt een aparte SharePoint online (SPO) site aangemaakt.

Tip:

  • Wanneer je voorheen al gebruik maakt van SharePoint 2.0 sites (SharePoint.ugent.be), kan je daar gewoon mee verder gaan. Je kan ze voor gebruiksgemak als tabblad toevoegen in een kanaal in je team. Let op, je moet dan kiezen voor het tabblad type "Website" en de URL van uw SharePoint 2.0 site ingeven.

Zie ook: een team of kanaal Openen in SharePoint online.


Meldingen en @vermelden

  • Je kan zelf instellen welke meldingen je ontvangt, waar je ze ontvangt, en hoe vaak. Het zijn persoonlijke instellingen. Klik op "Instellingen en meer" (...) > Instellingen > "Meldingen en activiteiten" om ze aan te passen.
  • Interessant is de optie "E-mailberichten over gemiste activiteiten" die standaard op "Zo snel mogelijk" staat: wanneer je tijdelijk niet op Teams actief bent, wordt er jou een e-mail gestuurd met daarin een link naar Teams.
  • Als je lid bent van een team, kan je ook per kanaal de kanaalmeldingen instellen.
  • @vermelden met de naam van de persoon die deelneemt aan je chatgesprek of lid is van je team, is altijd mogelijk, voor iedereen.
  • De team eigenaar stelt voor het hele team in of @team- en/of @kanaal-vermeldingen kunnen worden gebruikt. Standaard staan beide opties aan.
    @[teamnaam] stuurt een melding naar iedereen in het team,
    @[kanaalnaam] stuurt een melding naar iedereen die het vermelde kanaal in de kanalenlijst staan heeft.
  • In privé kanalen is @vermelden van het team niet mogelijk, je kan ook enkel leden binnen het privé kanaal vermelden.

Instellingen

Status

Als je wilt dat mensen weten wanneer je bezet of afwezig bent, stel dan je status in. Het kleine gekleurde bolletje op je profielfoto geeft aan of je wel of niet beschikbaar bent.

  • Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams selecteer je status uit de lijst. Voeg eventueel een statusbericht toe of kies een andere werklocatie.
  • Je kan je status ook bijwerken via het opdrachtvak. Typ /afwezig of /beschikbaar of /bezet of /niet-storen of /zo-terug in het opdrachtvak boven in Teams.
  • Wanneer je deelneemt aan een teams vergadering stelt Teams je status automatisch in op "Bezet".

Apparaten (luidspreker, microfoon en camera)

  1. Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams en vervolgens op Instellingen > Apparaten
  2. Selecteer onder Audioapparaten de luidspreker en microfoon die je standaard voor Teams wilt gebruiken.
  3. Selecteer onder Camera de camera die je voor Teams wilt gebruiken en bekijk een voorbeeld van de video van die camera.

Meldingen

Om je Microsoft Teams-meldingen te personaliseren, klik je op je profielfoto rechtsboven in de Teams-gebruikersinterface om toegang te krijgen tot de accountinstellingen. Vanaf hier heb je toegang tot "Instellingen" en vervolgens kan je op "Meldingen" klikken.

Tip: Op je mobiel toestel kan je ook "Stille uren" (Quiet Hours) instellen om meldingen te onderdrukken.


Profielfoto

We raden je aan om een foto toe te voegen aan je account. Dit vergemakkelijkt het zoeken naar collega's.
Volg onderstaande stappen om je profielfoto aan te passen:

  • Klik op je profielafbeelding bovenaan in Teams
  • Klik in het menu terug op je profielafbeelding
  • In het volgende venster kan je een (nieuwe) foto opladen.

Je profielfoto wordt nu in al je Microsoft 365-apps bijgewerkt.