Een mailinglijst bestaat uit een (meestal) grote lijst van e-mailadressen waarnaar regelmatig bepaalde berichten worden gestuurd. Geïnteresseerden kunnen (eventueel) zichzelf abonneren zonder (of met) tussenkomst van een moderator.

Een aankondigingslijst aanmaken

Op aankondigingslijsten kunnen abonnees berichten ontvangen zonder dat ze zelf berichten kunnen sturen. Dit zijn eigenlijk nieuwsbrieven: elektronische magazines, dagelijkse diensten (dagelijkse weerberichten, dagelijkse veiligheidsberichten, enz.), meldingen van updates van een website, enz. Bij dit type mailinglijst gaat de informatie van één unieke afzender naar een groot aantal geadresseerden.

Voor andere types van lijsten kun u de volledige handleiding consulteren.

Log in op https://lists.ugent.be. Maak een nieuwe lijst aan. Vul de volgende velden in. Tip: Het vraagteken icoon biedt hulp bij het invullen.

• Lijst naam: de naam die u aan de lijst wilt geven (wees specifiek)
• Lijst type: html-news-letter (Mailinglijst configuratie gebruikt voor een nieuwsbrief zowel in platte tekst EN HTML)
  Tip: Het lijst type kan zo nodig later aangepast worden
• Onderwerp: waar berichten zullen over gaan (wees specifiek)
• Onderwerpen: selecteer uw directie/faculteit/afdeling
• Omschrijving: uw toelichting over het gebruik van de lijst (wees specifiek)

Verstuur uw lijst aanmaak aanvraag.

Wacht op een bevestigingsmail. Die ziet er als volgt uit:

Afzender: SYMPA [listserv@lists.ugent.be]

Onderwerp: mijnlijst mailing list creation

mijnlijst@lists.ugent.be mailing list werd geactiveerd door de listmaster.

[% list.name %] thuispagina

https://lists.ugent.be/sympa/info/mijnlijst

mijnlijst administratie pagina

https://lists.ugent.be/sympa/admin/mijnlijst

Op dit moment is de lijst mijnlijst aangemaakt. In de menubalk links ziet u:

Abonnees: 0

(Error rate:0 %)
Eigenaren
uw naam
Contact owners

Om de lijst in gebruik te nemen, dient u nu de configuratie te completeren. Gebruik de menu balk aan de linkerkant.
LET GOED OP: u legt vast WIE WAT kan zien en kan doen. U kunt ook de configuratie van een bestaande lijst aanpassen.

Admin - Wijzig Lijst Configuratie

• List definition
• Sending/reception
• Privileges
• Archieven
• Bounces
• Data sources
• Miscellaneous

In het menu Admin, klik op Wijzig Lijst Configuratie

List definition - pas de lijst definitie aan

• Zichtbaarheid van de lijst: standaard is de lijst zichtbaar in de "list of lists".
• Completeer uw gegevens als eigenaar en voeg zo nodig een tweede eigenaar toe.
• Ontvangst stand: mail (anders ontvangt u niks)
• Voeg eventueel een moderator toe. U kan deze persoon dan toelaten om berichten te sturen naar deze lijst zonder dat deze persoon de lijstconfiguratie kan aanpassen.
• Pas eventueel de taal van de lijst aan.

Let op: vergeet niet om op "Wijzig" te klikken onderaan de pagina om uw wijzigingen op te slaan.

Sending/receiving - U kunt hier opgeven wie er berichten kan sturen naar deze lijst.

• Wie kan berichten sturen: hier hoeft u niks aan te passen. Standaard staat er "Gemodereerd, zelfs voor moderators. (editorkeyonly)"
• Om een e-mail handtekening met afbeelding mee te sturen (bijvoorbeeld die van de UGent-huisstijl), is het nodig om zowel bij "Aanwezige inschrijvings opties" als bij "Inschrijvings profiel" voor Ontvangst stand: mail te kiezen

  

• Indien u moderators heeft aangeduid kunt u ook kiezen voor "Nieuwsbrief, beperkt tot moderators (newsletter)"
• Bij "Onderwerp markeren" vindt u [de tekst die tussen vierkante haken] in de onderwerplijn van elke verzonden mail komt te staan. Pas die zo nodig aan of laat die weg.

Let op: vergeet niet om op "Wijzig" te klikken onderaan de pagina om uw wijzigingen op te slaan.

Privileges - op deze pagina stelt u o.a. in wie de lijstinformatie kan zien en wie er zich op de lijst kan inschrijven.

Let op: voor meer confidentialiteit dient u de standaard (default) instellingen zeker aan te passen!

• Wie kan lijstinformatie zien
• Wie kan inschrijven op de lijst - Indien enkel u de lijst beheert kunt u kiezen voor "Abonneren is onmogelijk (closed)"
• Wie kan uitschrijven
• Wie kan mensen uitnodigen
• Wie kan de abonnees bekijken
• Gedeelde documenten (zien/wijzigen)

Let op: vergeet niet om op "Wijzig" te klikken onderaan de pagina om uw wijzigingen op te slaan.

Archieven - op deze pagina stelt u in wie toegang krijgt tot de online archieven (op lists.ugent.be) (dit zijn de mails die naar de lijst verstuurd werden).
Onder de hoofding "Web archieven", naast "toegangsrecht" kiest u voor:

• gesloten (closed) = voor niemand toegankelijk
• beperkt tot lokale domeingebruikers (intranet)= voor idereen met een UGent account.
• listmaster (listmaster) = enkel voor de beheerder van de lists.ugent.be server
• door eigenaar (owner)= enkel voor de eigenaar(s) van de lijst
• alleen abonnees (private) = enkel voor de abonnees van de lijst
• publiek (public) = toegankelijk voor IEDEREEN

Let op: vergeet niet om op "Wijzig" te klikken onderaan de pagina om uw wijzigingen op te slaan.

Bounces: hier hoeft u niks aan te passen.

Data sources: niet toegankelijk, op aanvraag

Miscellaneous: hier hoeft u niks aan te passen

De volgende stap is het toevoegen van de abonnees.

In het menu Admin, klik op Manage Subscribers

• Klik op "Voeg meerdere toe"
  Hier kunt u met knippen en plakken een lijst van e-mailadressen (tekst, 1 per lijn) invoegen.
• Vink het vakje quiet aan (of iedereen krijgt een mail!)
• Klik op "Voeg abonnees toe".

De naam van een bestaande lijst aanmaken

Lijstadressen eindigen steeds op @lists.UGent.be. De door u gekozen lijstnaam (het deel vóór het @-teken) moet voldoen aan volgende beperkingen en voorwaarden:

• Enkel letters, cijfers en het "-" teken zijn toegelaten.
• De lijstnaam bevat enkel kleine letters.
• De lijstnaam begint steeds met een letter.
• De lijstnaam moet duidelijk zijn en de inhoud dekken.

We raden u aan om de naam als volgt samen te stellen:

• Afkorting van de entiteit (directie, faculteit, vakgroep, doctoral school, labo, onderzoeksgroep, congres etc.).
  Belangrijk: voor afkorting van de naam van een UGent entiteit gebruikt u de afkortingen zoals in de (papieren) administratieve gids, nl. lw, re, ge, ir, eb, di, bw, fw, ps, ds en ca.
  Dit geldt ook voor vakgroepen.
• Verkorte indicatie van het doel(publiek) van de lijst.

Bijvoorbeeld: dict-opleidingen@lists.UGent.be

• Kies een niet al te lange naam voor uw lijst, het lijst e-mailadres moet eenvoudig in te tikken zijn zonder al te veel kans op fouten, ook door anderstaligen.
• Vergeet ook niet om in de lijstdefinitie, het onderwerp van de lijst duidelijk en correct in te vullen. Geef op waarvoor u deze lijst wilt gebruiken en waar eventuele afkortingen voor staan. Bijvoorbeeld: info verspreiden over het DICT vormingsaanbod
• Selecteer ook de correcte categorie bij "onderwerpen voor de lijst".

In de lijstoverzichten (al dan niet per categorie) worden de lijsten alfabetisch gesorteerd.

De naam van een bestaande lijst aanpassen

• Log in op https://lists.UGent.be en gebruik de menu balk aan de linkerkant.
• Selecteer de lijst in kwestie
• In het menu Admin, klik op Hernoem Lijst
• Vul de nieuwe naam in naast "New list name:"
• Klik op "Hernoem deze lijst".
• Klik op "OK".

Een extra eigenaar ( = beheerder van abonnees) toevoegen

Eigenaars beheren de abonnees van de lijst. Zij kunnen e-mailadressen toevoegen of verwijderen uit de mailinglijst. Als u een bevoorrechte ("privileged") eigenaar van de lijst bent, kunt u zelf ook andere eigenaars aan de mailinglijst toevoegen. Privileged eigenaars kunnen een paar opties meer bewerken dan andere eigenaars.

• Log in op https://lists.UGent.be en gebruik de menu balk aan de linkerkant.
• Selecteer de lijst in kwestie
• In het menu Admin, klik op Wijzig lijstconfiguratie
• Klik op "Lijst definitie".
• Onder Eigenaar: vul het emailadres in en kies bij "profiel" voor privileged.
• Klik onderaan het scherm op "Wijzig".

Hoe onderhoud ik de lijst van abonnees?

Online help (Sympa) : Engelstalig Automatische vertaling naar het Nederlands

Via de website https://lists.UGent.be.

• U kunt abonnees toevoegen met knippen en plakken van een lijst van e-mailadressen (tekst, 1 per lijn).
• U kunt abonnees toevoegen door een lijst (tekst, 1 per lijn) via url op te laden (afschermen met htaccess, login en wachtwoord)
• U kunt dynamische lijsten op basis van een LDAP query (binnen de eigen faculteit) laten aanmaken. Contacteer hiervoor de helpdesk.

Het lijstbeheersprogramma beschikt over bounce management zodat lijsteigenaars geen manuele opvolging hoeven te doen.
Bounce e-mail is mail die is teruggestuurd naar de afzender omdat die om de een of andere reden niet kon worden bezorgd.
Online Handleiding (Sympa) : Engelstalig

Hoe modereer ik mijn lijst?

Online help (Sympa) : Engelstalig

Via e-mail

Via de website https://lists.UGent.be.

Voorbeeld

Wanneer een lijst wordt gemodereerd, moeten alle berichten door een van de moderators worden goedgekeurd vooraleer ze worden verdeeld.

Om de bijgevoegde mail te distribueren op lijst mijnpublicwebforum:
mailto:listserv@lists.UGent.be?subject=DISTRIBUTE%20mijnpublicwebforum%2054f72f735e5591b8250f83f4a7cb48f7
Of zend een bericht naar listserv@lists.UGent.be met het volgende onderwerp :
DISTRIBUTE mijnpublicwebforum 54f72f735e5591b8250f83f4a7cb48f7

Om het te weigeren (het bericht zal worden weggegooid):
mailto:listserv@lists.UGent.be?subject=REJECT%20mijnpublicwebforum%2054f72f735e5591b8250f83f4a7cb48f7 
Of zend een bericht naar listserv@lists.UGent.be met het volgende onderwerp :
REJECT mijnpublicwebforum 54f72f735e5591b8250f83f4a7cb48f7

Er wachten bericht(en) om te modereren voor lijst 1

U kunt ook modereren via de website https://lists.UGent.be.

Afspraken moderatie

In de volgende paragrafen vindt u een aantal eenvoudige richtlijnen voor het modereren van lijsten.

Als gebruiker bent u gebonden aan de Regels voor het goed gebruik.

Wat kan wel?

• Dienstmededelingen van welke aard ook
(indien de mail wordt verstuurd naar interne groepen gebruik hiervoor de groepsmail toepassing )
• Een aankondiging van:
• Eender welke boodschap vanuit de UGent.be organisatie naar personeel / studenten
• Een door UGent.be georganiseerd evenement
• Een aankondiging van een evenement georganiseerd door één van de erkende studentenorganisaties van UGent.be (officiële kringen of raden)
• Aanbiedingen voor studenten / personeel die voordelen bieden, bedongen door de UGent.be of verwante organisaties (associatie, ...) die als doel hebben om een voordeel te bieden voor de doelgroep (bv. speciale aanbiedingen voor eeninternetaansluiting, ... )
• Onderbrekingen, werken ... die een impact kunnen hebben voor de betrokkenen

Wat kan niet?

• Een wijziging aan les- of examenroosters: voor berichten aan groepen studenten dient u gebruik te maken van de aankondigingen, de agenda en de forums op het e-learningplatform Ufora.
• Commerciële boodschappen van welke aard ook
• Oproepen voor acties waar er geen verband is met studenten / personeel van de UGent.be
• Mailings met attachments (naar grote lijsten)

Twijfelgevallen

Een oproep tot deelname aan een solidariteitsactie waar er een indirect verband is met personeel / studenten van UGent.be

Enkele voorbeelden:

• Een oproep tot deelname aan een benefietactie ten voordele van het gehandicapte zoon van de kennis van een UGent.be medewerker
• Een oproep tot deelname aan een protestactie tegen de sluiting van een studentenhuis
• Een aankondiging tot van een activiteit, niet door UGent.be georganiseerd, maar waarbij iemand van de UGent.be betrokken is (bv. een sterrenkundige vereniging)

Hoe kan ik mij inschrijven op een mailinglijst?

Via e-mail: door een mail te sturen naar listserv@lists.UGent.be

• In de onderwerpregel van uw bericht, typt u in: subscribe naam_van_de_lijst Voornaam Naam (vervang 'naam_van_de_lijst' door de naam van de lijst die u wilt abonneren op en geef je eigen voornaam en naam.
• Laat het bericht leeg.
• U ontvangt een mail om uw inschrijving te bevestigen. Lees deze goed en volg de instructies op.

Via de website https://lists.UGent.be.

• Ga naar de mailinglijsten
• Neem een kijkje in de categorieën op de op Hoofdpagina of klik op List of lists voor een alfabetische lijst.
• Indien u een @UGent.be e-mail adres heeft, klik dan op de CAS knop om in te loggen.
• Selecteer de lijst waarop u zich wilt inschrijven.
• Klik op Inschrijven om u in te schrijven op die lijst. Als de eigenaar van de lijst u niet de toelating geeft om in te schrijven is deze onbereikbaar.
• U ontvangt een mail om uw inschrijving te bevestigen. Lees deze goed en volg de instructies op.

Bevestigingsmail

De eigenaar heeft de mogelijkheid om een bevestiging van inschrijving te vragen of om uw inschrijving in een wachtlijst te bewaren. Als dit laatste het geval is, dient u te wachten tot de eigenaar uw inschrijving goedkeurt.

bv. bevestiging inschrijving, met de lijstnaam als afzender

Welkom bij de lijst discussietest@lists.UGent.be 
Het email adres waarmee u zich heeft ingeschreven is voornaam.achternaam@UGent.be 
mijndiscussionlist
Alles over deze lijst: https://lists.UGent.be/sympa/info/discussietest

bv. bevestiging inschrijving; in dit geval dient u uw inschrijving te bevestigen via https://lists.UGent.be/sympa

from	SYMPA 
to	voornaam.achternaam@gmail.com
date	18 December 2009 15:26
subject	Ghent University Mailing List Server / inschrijven voor trainees_flhc
mailed-by	lists.UGent.be
You asked to be subscribed to trainees_flhc mailing list.
Om uw inschrijving te bevestigen, heeft u het volgende wachtwoord nodig
       password: xxxxxxxxxxxx

Ghent University Mailing List Server: https://lists.UGent.be/sympa
Hulp voor Sympa: https://lists.UGent.be/sympa/help

Hoe kan ik mij uitschrijven van een mailinglijst?

Op sommige lijsten kunt u zich uitschrijven, normaal gezien op de lijsten waar u zichzelf heeft ingeschreven. Er zijn ook lijsten waar u zich niet kunt van uitschrijven.

Via e-mail: door een mail te sturen naar listserv@lists.UGent.be, vanaf het adres waarmee u geabonneerd bent op de lijst.

• In de onderwerpregel van uw bericht, typt u in: unsubscribe naam_van_de_lijst (vervang 'naam_van_de_lijst' door de naam van de lijst).
• Laat het bericht leeg.
• U ontvangt een e-mail ter bevestiging.

Via de website https://lists.UGent.be.

• Indien u een @UGent.be e-mail adres heeft, klik dan op de CAS knop om in te loggen.
  Zoniet, log in met het e-mail adres en het wachtwoord dat u ontving bij uw inschrijving.
• Selecteer in Your Lists de lijst waar zich wilt van uitschrijven.
• Klik op Uitschrijven. Klik daarop en bevestig met OK. U bent nu uitgeschreven en zult geen e-mails meer ontvangen voor die mailinglijst.
• U ontvangt een e-mail ter bevestiging.

Bevestigingsmail

vb. bevestiging uitschrijven

from	trainees_flhc-request@lists.ugent.be
to	voornaam.achternaam.com
date	18 December 2009 16:27
subject	Unsubscribed from trainees_flhc
mailed-by	lists.ugent.be
Uw emailadres (voornaam.achternaam.com) is verwijderd van lijst trainees_flhc@lists.ugent.be
Tot ziens !

Hoe stuur ik een mail naar de mailinglijst?

Via e-mail: door een mail te sturen naar naam_van_de_lijst@lists.UGent.be (vervang 'naam_van_de_lijst' door de naam van de lijst).

Afhankelijk van hoe de lijst in kwestie werd ingesteld, worden berichten meteen of pas na goedkeuring door de eigenaars/moderators doorgestuurd.