1. Home
2. E-mail
3. Shared

Shared mailbox

Wat is een shared mailbox?

Een shared mailbox is een extra, gedeelde mailbox die door meerdere UGent personeelsleden wordt gebruikt. Een shared mailbox is in eerste instantie bedoeld voor het secretariaat van een vakgroep, labo of onderzoeksgroep.

Voor het organiseren van een congres of voor tijdelijke projecten is het aanvragen van een distributielijst aangewezen.

Wat bieden we?

• Een aparte mailbox met e-mailadres.
• Verschillende gebruikers kunnen de mailbox gebruiken.

Welke informatie hebben we nodig?

• U geeft het gewenste e-mailadres op (gekozennaam@ugent.be). De beperkingen en voorwaarden waaraan dit adres moet voldoen:
  • Het adres eindigt steeds op @ugent.be.
  • Het deel vóór het @-teken bevat hoogstens 1 puntje en verder enkel letters en cijfers, met een maximum van 16 tekens.
  • Het begint steeds met een letter en is niet hoofdlettergevoelig (case-insensitive).
  • Het gewenste adres mag nog niet bestaan.
  • Het gewenste adres moet duidelijk zijn en de inhoud dekken.
• Kies een niet te lange naam. Het e-mailadres moet eenvoudig in te tikken zijn, zonder al te veel kans op fouten, ook door anderstaligen.
• Kies een naam die niet vlug veroudert.
  Voorbeeld: event2023@ugent.be is alleen dit jaar relevant. Volgend jaar ga je dus een nieuwe mailbox moeten aanvragen.
  Vraag in dit geval de generieke naam aan: event@ugent.be, en vraag daarop een alias aan: event2023@ugent.be.
  Dat kun je elk jaar opnieuw doen, alle berichten gestuurd naar aliasses komen in de shared mailbox.
• Geef ook op waar eventuele afkortingen voor staan.
• U geeft op waarvoor u deze shared mailbox wilt gebruiken.
• Geef op wie toegang moet krijgen tot de shared mailbox. Enkel personeelsleden en studenten (op voorwaarde dat er minimum 1 personeelslid toegang heeft) komen in aanmerking. Elk van hen dient over een UGent account te beschikken.

Hoe aanvragen?

• U kan deze shared mailbox aanvragen via het webformulier. Alleen personeelsleden kunnen een shared mailbox aanvragen.

Hoe gebruiken?

• Na een verificatie van de gegevens, wordt de shared mailbox en het bijhorende e-mailadres, indien alles in orde is, voorzien. De aanvrager krijgt dan een e-mail van de helpdesk ter bevestiging.

• Goede onderlinge afspraken zijn noodzakelijk. Bij het gebruik van een shared mailbox moet u er rekening mee houden dat als u een e-mail verwijdert of verplaatst, dit uiteraard zo is voor alle gebruikers die toegang hebben tot de shared mailbox.
• Extra gebruikers aan de shared mailbox toevoegen kan via de DICT selfservice
• Op een shared mailbox mag geen 'forward' worden ingesteld.
• De shared mailbox toevoegen.
• De shared mailbox wissen.