Een shared mailbox is een extra mailbox die door meerdere medewerkers samen wordt gebruikt. Zo'n gedeelde mailbox is in eerste instantie bedoeld voor het secretariaat van een vakgroep, labo of onderzoeksgroep.

Voor het organiseren van een congres of voor tijdelijke projecten is het aanvragen van een distributielijst aangewezen.

Shared mailbox aanvragen

• Medewerkers kunnen een shared mailbox aanvragen via DICT Selfservice.
• Geef het gewenste e-mailadres op, hou rekening met volgende voorwaarden en beperkingen:
  • Het adres bevat hoogstens 1 punt en verder enkel letters en cijfers, met een maximum van 16 tekens.
  • Het adres begint steeds met een letter en is niet hoofdlettergevoelig.
  • Het gewenste adres mag nog niet bestaan.
  • Het gewenste adres moet duidelijk zijn en de inhoud dekken.
• Omschrijf kort waarvoor de shared mailbox zal worden gebruikt.
• Geef op wie toegang moet krijgen tot de shared mailbox. Enkel personeelsleden en 3de cyclus studenten komen in aanmerking.

Shared mailbox gebruiken

• Van zodra de nieuwe shared mailbox beschikbaar is krijg je een bevestiging via e-mail.

• Maak onderling goede afspraken over het gebruik van de mailbox. Hou er rekening mee dat als je een e-mail verwijdert of verplaatst, dit uiteraard zo is voor alle gebruikers van de shared mailbox.
• Extra gebruikers aan de shared mailbox toevoegen kan via DICT selfservice.
• Op een shared mailbox mag geen 'forward' worden ingesteld.
• Een shared mailbox toevoegen.
• Een shared mailbox wissen.